Ako koristite Excel 2007 ili noviji, vrlo je jednostavno spremiti tablicu kao PDF datoteku. Uz mnoge druge formate datoteka, PDF se tamo nudi kao format za pohranu. Da biste to učinili, postupite na sljedeći način:
Pozovite izbornik "Datoteka" (Excel 2010) ili naredbu "Spremi kao" pomoću gumba Office (Excel 2007). U sljedećem dijaloškom okviru otvorite okvir s popisom "Vrsta datoteke". Odaberite format "PDF (* .pdf)" s popisa dostupnih formata datoteka jednim klikom miša. Sljedeća slika prikazuje kako izgleda dijaloški okvir:
U ovaj dijaloški okvir unesite naziv datoteke za PDF dokument. Naveden je naziv Excelove tablice, ali možete odabrati i drugu.
Excel vam nudi dvije mogućnosti optimizacije za spremanje kao PDF datoteku. Opcije vam omogućuju optimiziranje datoteke na "Standard (internetske publikacije i tisak)" ili "Minimalna veličina (internetske publikacije)". Odaberite željenu opciju.
Ako samo želite spremiti dio radne knjige kao PDF datoteku, kliknite "Opcije". Zatim pomoću bloka "Objavi što" odaberite "(odabrani raspon ćelija)", "Aktivni listovi (listovi)", "Cijela radna knjiga" ili "Tablica" (primjenjuje se samo ako koristite pokazivač u području formatirano kao tablica) može se spremiti kao PDF.
Ako odaberete potvrdni okvir "Zanemari područja ispisa", sva područja ispisa koja ste stvorili u Excelu zanemarit će se prilikom izrade PDF datoteke.
Interni podaci iz Excel datoteke, poput autora, datuma spremanja i komentara, ne smiju se spremati u PDF datoteku ako se ta datoteka koristi i izvan tvrtke. Stoga deaktivirajte potvrdni okvir "Svojstva dokumenta" u području "Uključi informacije koje se ne mogu ispisivati" u dijaloškom okviru "Opcije".
Kada ste izvršili sve postavke, kliknite "U redu" u dijaloškom okviru. Excel tada stvara PDF datoteku i pohranjuje je na odabrano mjesto za pohranu.
