Uz korisne savjete i pomoć
Poznajete li osjećaj? Profesionalno ste se pripremili, vaši sastanci i zadaci bili su strogo organizirani i unatoč najboljim pripremnim radovima zaboravili ste važan termin. Unatoč vodonepropusnom i strukturiranom sustavu planiranja, može se dogoditi da se važne stvari previde. Dosadno je kad se zaborave termini, rokovi ili završetak zadatka. Outlook ima brojne značajke koje će vam pomoći:
- Dajte prioritet važnim stvarima i
- Pravovremeno dogovoreni termini ili
- Razmislite o njihovoj pripremi.
Upotrijebite podsjetnike u programu Outlook
Outlook korisnicima olakšava pamćenje važnih zadataka ili obveza. S funkcijom podsjetnika integriranom u Outlook, više ne morate zapisivati termin ili dovršenje zadatka na Post-it-u ili ručno pisati u kalendaru. Outlook će vas automatski podsjetiti na sve što je važno. U tu svrhu softver prikazuje prozor s podacima o sastanku ili zadatku, a emitira i zvučni signal. To radi i na računalu i na sinkroniziranim pametnim telefonima ili tabletima.
Postavite podsjetnike na nove sastanke
Da biste postavili podsjetnike za nove sastanke, postupite na sljedeći način:
-
Izradite novi termin u Outlooku.
-
U polju za odabir "Podsjetnik" odaberite željeno vrijeme isporuke. Možete birati između nekoliko minuta, sati, dana ili tjedana.
-
Za zadatke i daljnje aktivnosti označite okvir "Podsjetnik" i odaberite datum i vrijeme kada želite da se obavijest prikaže.
Uz podsjetnike u Outlooku pouzdano se podsjećate na obveze i zadatke ili sastanke s drugima. Outlook također nudi mogućnost automatskog uključivanja podsjetnika za svaki sastanak ili zadatak. Da biste to učinili, upotrijebite naredbu: “Datoteka”> “Opcije”> “Kalendar ili zadaci”. Podsjetnik za zadatke na datum dospijeća pojavljuje se u određeno vrijeme.
Budući da nisu svaki termin ili svaki zadatak od iste važnosti, korisnici bi trebali razmisliti ima li standardna postavka u ovom slučaju smisla.
Savjet:
Prilikom prve instalacije Outlook prema zadanim postavkama prikazuje prozor s podsjetnikom 30 minuta prije svakog sastanka. Ako želite promijeniti ovo i postaviti podsjetnike pojedinačno, morate isključiti standardni podsjetnik. To funkcionira prelaskom na postavke kalendara kako je gore opisano i deaktiviranjem potvrdnog okvira za standardne podsjetnike.
Za ponovno slanje koristite funkciju praćenja
Funkcija zadatka u Outlooku jednostavna je za korištenje i učinkovita. Ako ne želite stvoriti zadatak sa podsjetnikom za svaki telefonski poziv na čekanju ili za jednostavne odgovore na e-poštu, također možete upotrijebiti praktične funkcije podsjetnika u Outlooku kao alternativu.
Da biste koristili nastavak u programu Microsoft Outlook, postupite na sljedeći način:
Unesite zadatak u alat za planiranje zadataka i povežite ga s podacima o kontaktu ili e-poštom na koju želite odgovoriti. Da biste to učinili, odaberite kontakt ili e-poštu i pozovite naredbu: “Start”> “Follow up”. Kliknite na "Prilagođeno" i odaberite datum dospijeća u sljedećem koraku. Ako želite, možete postaviti i podsjetnik kao opciju.
Na izborniku "Za praćenje" pronaći ćete i unaprijed definirane rokove za odabir. Na primjer, ako odaberete unos "Sljedeći tjedan", primit ćete informacije podsjetnika za sljedeći tjedan. Osim toga, morate kliknuti simbol zvona i dodati podsjetnik tako da se aktivira automatski podsjetnik.
Neka vas i druge podsjete na važne datume
Postoje datumi i rokovi koji su iznimno važni i odlučujući za daljnji tijek rada. Ako želite automatski podsjetiti primatelja na poruku da čekate odgovor, poruci u Outlooku možete dodati nadopunu. Počevši s verzijom Outlooka 2007, možete i sami aktivirati drugo praćenje. Ovim postupkom generirate privatnu, digitalnu ponovnu prijavu.
Da biste na ovaj način označili važan sastanak, učinite sljedeće:
-
Na kartici PORUKA sastanka koji želite poslati kliknite SLIJEDI.
-
Zatim odaberite KORISNIK DEFINIRANO.
-
Postavite oznaku za primatelja u donjem dijelu prozora. Na primjer, trebali biste odgovoriti na poruku u četvrtak do 16:00 sati.
-
Jednu razinu iznad praćenja primatelja, sami aktivirate praćenje. Na primjer, podsjetite se traženog odgovora sljedećeg jutra. Ovim postupkom i proaktivnim praćenjem imate jamstvo da će biti dovoljno vremena za javljanje primatelju ako još nije odgovorio.
Iz programa Outlook 2010: ovako se možete podsjetiti na nadolazeće zadatke
Ako želite da vas Outlook automatski podsjeti na zadatke koji imaju rok dospijeća, možete automatizirati funkciju podsjetnika sa sljedećom postavkom:
-
Idite na Datoteka> Opcije.
-
Otvorite karticu "Zadaci".
-
Aktivirajte opciju "Aktiviraj podsjetnike za zadatke s datumom dospijeća".
-
Odaberite željeno vrijeme pod "Standardno vrijeme podsjetnika".
Koristite mape ili mape za pretraživanje
Različite mape u programu Outlook također se mogu koristiti kako se ne bi izgubili iz vida važni zadaci. Na primjer, možete stvoriti osobnu mapu "Obaveze" u koju možete premjestiti sve e-poruke koje još zahtijevaju radnju. Za razliku od praćenja, za e-poruke sadržane u mapi nije određen rok dospijeća. Morate se osobno sjetiti pogledati u mapu i odgovoriti na e-poštu u tijeku. Ako svaki dan učitavate nove e-poruke i odgovarate na njih, osobne mape korisne su za strukturiranje vlastitog rada. Nakon odgovora, poruka se može premjestiti u mapu u koju će se dugoročno spremiti ili arhivirati.
Mapa za pretraživanje "Za praćenje", koja je unaprijed definirana u starijim verzijama Outlooka i može se pronaći na kraju popisa mapa, praktična je i prilagođena korisnicima. U trenutnoj verziji programa Outlook 365 mapu ćete pronaći pod imenom "Mapa za pretraživanje" na kraju stabla mapa.
Otvorite ovu mapu i unesite parametre pretraživanja, Outlook će u nekoliko sekundi pronaći sve e-poruke koje ste označili za praćenje i prikazati ih. Na ovaj način imate trenutni pregled sličan onom u mapi To-Do. Glavna razlika je u tome što mapa za pretraživanje prikuplja e-poštu označenu za praćenje iz cijele pristigle pošte i mapa koje sadrži. Tako se prikazuju i e-poruke koje ste spremili u odgovarajuću mapu korisnika.
