Automatsko arhiviranje - standardne postavke u odnosu na pojedinačne postavke

Anonim

Automatsko arhiviranje može se konfigurirati pojedinačno. Prije svega, definirajte standardne postavke: Koliko često se arhiviraju, koliko "stari" moraju biti podaci kako bi se mogli arhivirati, u koju datoteku se podaci trebaju pohraniti

Standardne postavke za funkciju arhive definirate na sljedeći način:

  1. U Outlooku do verzije 2007 pozovite naredbu EXTRAS >> OPTIONS i otvorite registar VIŠE. U Outlooku 2010 pozovite naredbu FILE >> OPTIONS i otvorite karticu NAPREDNO.
  2. U Outlooku do 2007. kliknite gumb AUTOARCHIVE, u Outlooku 2010 na AUTOARCHIVE SETTINGS. Postavke arhiviranja djelotvorne su za sve Outlook module - osim ako ih promijenite za pojedinačne module ili mape.
  3. Aktivirajte opciju AUTOARCHIVE EVERY X DAYS i navedite interval u kojem treba arhivirati.
  4. Ako vam smeta potvrda dijaloga za svaki postupak arhiviranja, deaktivirajte opciju POČNITE AUTOARHIVANJE NAKON POTVRDE.
  5. Ako e-poštu koju više ne trebate označite kao isteklu u Outlooku i ne želite ih arhivirati, aktivirajte opciju BRIŠI ISTEKLE STAVKE (samo mapa e-pošte).
  6. U svakom slučaju aktivirajte opciju ARHIVIRANJE ILI BRIŠENJE STARIH ELEMENATA.
  7. Ako aktivirate opciju POKAŽI ARHIVU FOLDERA NA POPISU MAPA, Outlook automatski otvara arhivsku datoteku nakon arhiviranja i prikazuje je na popisu mapa. To znači da možete odmah pristupiti arhiviranim podacima, ali se tada morate odreći brzine prednosti vanjskog angažiranja.
  8. U polju DELETE ELEMENTS IF STARI THAN navedite koliko bi trebali biti stari podaci kako bi se premjestili u arhivu (ili potpuno izbrisali).
  9. Ako se podaci žele prenijeti u arhivu, aktivirajte opciju MOVE STARI ELEMENTI TO TO i odaberite željenu mapu putem TRAŽENJA ili unesite naziv nove datoteke arhive koju bi Outlook trebao stvoriti u polje pored gumba.
  10. Ako umjesto toga želite nepovratno izbrisati stare podatke, aktivirajte opciju KONAČNO IZBRIŠI STARE ELEMENTE. Kako bi se svi stari elementi odmah uklonili, kliknite na PRIMJENI POSTAVKE NA SVE FAPE - ali imajte na umu da se to ne može poništiti.
  11. Zatvorite dijaloge.

Pojedinačne postavke za pojedine module

Pod pretpostavkom da ste kao standardnu postavku naveli da se elementi trebaju premjestiti u arhivu nakon godinu dana, ali svejedno želite imati sastanke iz prethodnih godina u kalendaru obveza. Zatim prilagodite postavke kalendara:

  1. Otvorite kalendar.
  2. U odjeljku MOJ KALENDAR desnom tipkom miša kliknite CALENDAR i pozovite naredbu PROPERTIES. U primjeru kalendar nije arhiviran.
  3. Otvorite karticu AUTOARHIVANJE.
  4. Ako ne želite arhivirati kalendar, aktivirajte opciju NE ARHIVIRAJ STAVKE U OVOJ MAPI i nastavite s korakom 6. Ako želite koristiti drugačije od zadanih postavki, aktivirajte opciju KORIŠTENJE SLJEDEĆIH POSTAVKI ZA OVU FAPCU.
  5. Prilagodite postavke, na primjer starost stavki za arhiviranje, ili odredite drugu datoteku arhive.
  6. Zatvorite dijalog.

Pojedinačne postavke za pojedinačne mape, unose obveza ili e -poštu

Outlook vam daje mogućnost isključivanja ovih stavki iz automatskog arhiviranja. Da biste to učinili, postupite na sljedeći način:

  1. Otvorite željeni element, na primjer važnu e -poruku ili unos sastanka.
  2. U prozoru za poštu, obvezu ili zadatak pozovite naredbu "Datoteka, Svojstva".
  3. Aktivirajte opciju „Nema automatskog arhiviranja ovog elementa“ i zatvorite dijalog.