Sigurnosno kopiranje u programu Outlook - profesionalno napravite sigurnosne kopije podatkovnih datoteka i mapa

Praktični savjeti i opće informacije o sigurnosnom kopiranju podataka

Korisnici programa Microsoft Outlook s vremenom šalju, arhiviraju i prenose ogromne količine podataka. Osim toga, prikupljaju se kalendarski unosi, osobni zadaci, datoteke koje se šalju kao privici i osobni podaci iz adresara.

Svatko tko je izgubio papirnatu bilježnicu ili analogni kalendar može razumjeti koliko su važne adrese, telefonski brojevi ili poruke. S gubitkom se teško nositi. Isto vrijedi i za digitalnu verziju i za podatke pohranjene u programu Microsoft Outlook. Ako pad sustava, virus ili drugi događaj uzrokuju ponovno pokretanje računala, to može biti bolno. Pogotovo ako važni podaci, dodjele, adrese i drugi podaci nisu sigurnosno kopirani i izgubljeni.

Takav se scenarij mora spriječiti po svaku cijenu. Iz tog je razloga ključno za korisnike programa Outlook da redovito izrađuju sigurnosne kopije svojih osobnih podataka. Također je korisno znati mjesto podatkovnih datoteka. Korisnici bi trebali površno razumjeti kako i gdje Outlook pohranjuje adrese, obveze i zadatke. Ta svijest i sustavna sigurnosna kopija podataka jamče sigurnosnu kopiju svih bitnih Outlookovih podataka koji su i dalje dostupni u slučaju problema sa sustavom.

Videozapisi s uputama - Outlook: Kako izraditi sigurnosnu kopiju Outlooka i sigurnosno kopirati e -poštu

Praktičan savjet: Ako želite spremiti samo nekoliko važnih poruka e-pošte i ne želite izvršiti potpunu sigurnosnu kopiju, arhiviranje kao PDF poruka idealno je. Besplatni softver PDF Creator pomaže vam spremiti e-poštu kao datoteku, slično procesu ispisa. PDF datoteka može se bez problema čitati s različitim programima i završnim uređajima, što se ne može reći za Outlookov vlastiti MSG format. Istodobno, alternativno je moguće spremiti važne poruke u mapu pod sustavom Windows u MSG formatu.

Druga mogućnost spremanja u MSG ili PDF formatu može biti spremanje u tekstualnu datoteku. Outlook vam nudi jednostavnu mogućnost arhiviranja više e-poruka u jednu TXT datoteku. Na taj način možete spremiti povezane poruke ciljano i zajedno.

Kako Microsoft Outlook sprema vaše podatke Kako biste mogli odmah djelovati u slučaju problema sa sustavom ili napada virusa, važno je poznavati pozadinu i opcije postavki te kako Outlook sprema vaše podatke. U osnovi, Outlook arhivira vaše podatke u datoteke s dva različita nastavka datoteke:

1. Outlook izvanmrežne datoteke (OST datoteka).
2. Datoteke osobne trgovine (PST datoteka).

Vanmrežne datoteke programa Outlook

Outlookove izvanmrežne datoteke sustav koristi za:

• IMAP računi,
• Microsoft 365 računi,
• Mjenjajte račune također
• Outlook.com računi

stvorena. Svi navedeni računi e-pošte odlikuju se decentraliziranom memorijom koju podržava poslužitelj. Ova metoda skladištenja ima mnoge prednosti. Osim brzog pristupa s različitih krajnjih uređaja, vaši se podaci spremaju na zaštićene poslužitelje i zaštićeni od virusa ili zlonamjernog softvera.

Osim izvornih datoteka na poslužitelju, Outlook stvara izvanmrežne podatkovne datoteke koje se skraćuju s nastavkom datoteke "OST". To su kontinuirano sinkronizirane kopije koje se zamjenjuju čim se poštanski sandučić spoji na Internet. Bez pristupa internetu, korisnici mogu nastaviti raditi uz pomoć OST datoteka jer se svi relevantni podaci i informacije kopiraju na tvrdi disk. Ako se uspostavi veza s internetom, obrađuju se sve promjene, na primjer poruke e-pošte koje su u međuvremenu stvorene. OST datoteka se automatski ažurira. Ako se OST datoteka ručno izbriše, Outlook će stvoriti novu. To se događa čim se računalo i poslužitelj ponovno povežu.

Slučajno izbrisani podaci na poslužitelju Exchange također se mogu lako ponovno aktivirati. Preduvjet za to je da je administrator stvorio politiku zadržavanja izbrisanih objekata. Ovo je jedna od mnogih prednosti Exchange poslužitelja i razlog zašto mnoge tvrtke koriste ovu vrstu komunikacije putem e -pošte.

Datoteke osobne trgovine

Za razliku od izvanmrežnih datoteka programa Outlook, datoteke Personal Store pohranjuju se samo centralno na računalu. Mogu se opisati kao bitna arhiva podataka za poruke, zadatke, postavke i kontakte. Sve poruke i Outlook stavke u Outlookovoj podatkovnoj datoteci (.pst) dostupne su samo na računalu na kojem je datoteka pohranjena.

Osim podataka, specifična struktura mapa spremljena je i u PST datoteke. Outlook može stvoriti različite PST datoteke na strani sustava. To se, između ostalog, radi na naredbu korisnika kako bi se privatna ili poslovna e-pošta odvojile jedna od druge. Ako se kopije PST datoteka redovito ne spremaju, arhiviraju u sigurnosne kopije ili ručno izrađuju sigurnosne kopije, svi se podaci mogu nepovratno izgubiti u slučaju pada računala ili kvara tvrdog diska. Budući da se rušenja i napadi virusa događaju bez upozorenja, važno je biti proaktivan.

Datoteke osobne trgovine uglavnom se stvaraju za POP račune. Do verzije Outlooka 2013, sve informacije s IMAP računa također su sigurnosno kopirane u PST datoteke. Korisnici starijih verzija Outlooka izvijestili su, osobito s IMAP računima, da su poruke e-pošte neobjašnjivo nestale nakon gotovo 3 mjeseca. Problem se može riješiti prilagodbom postavki.

Važno: Korisnici starijih verzija programa Outlook ili ljudi koji rade s POP3 računima e-pošte uvijek bi trebali osigurati da nastave sigurnosno kopirati svoje PST datoteke kako bi izbjegli gubitak podataka.

Savjet iznutra: S pojedinačnim postavkama, također možete istovremeno pristupiti e-porukama s POP3 poslužitelja na dva različita računala. U tom slučaju morate promijeniti pravila u postavkama računa svog poštanskog sandučića. Zatim se na svakom računalu stvara PST datoteka s ekvivalentnim podacima.

Podaci: Takozvana standardna PST datoteka ključna je za korisnike programa Outlook. U načelu, u njemu se upravlja cijelom pristiglom poštom i izlaznom poštom, kao i svim sastancima i kontaktima. Iz tog razloga, standardnu PST datoteku ne treba brisati u bilo kojem trenutku. Budući da PST datoteke sadrže osjetljive osobne podatke, prema želji ih možete zaštititi lozinkom. Ovaj je postupak osobito relevantan ako nekoliko zaposlenika u tvrtki dijeli računalo i nije im dopušten pristup osobnoj e-pošti.

Kako pronaći lokaciju podatkovnih datoteka programa Outlook

Ručno sigurnosno kopiranje Outlookovih podatkovnih datoteka opcija je arhiviranja. Da biste to učinili, potreban vam je pristup lokaciji podatkovnih datoteka. Mjesto podatkovnih datoteka u Outlooku možete pronaći na sljedeći način:

1. Idite do postavki računa putem unosa "Datoteka" na izborniku u programu Outlook.

   

2. Kliknite na podstavku "Uvoz / izvoz". Pokrećete čarobnjak za uvoz i izvoz programa Outlook.

   

3. Pomoću Windows Explorera možete pristupiti svim podatkovnim datotekama pohranjenim na vašem računalu. To možete ručno uključiti u sigurnosnu kopiju ili spremiti kopiju na stick ili drugi tvrdi disk.

Ovako možete izraditi sigurnosnu kopiju svojih podataka pomoću programa Microsoft Outlook

Ručno sigurnosno kopiranje podatkovnih datoteka može biti svrsishodno i uspješno ako stalno stvarate sigurnosne kopije podataka, dokumenata i postavki pomoću profesionalnog softvera za izradu sigurnosnih kopija. Elegantniji i sigurniji način sigurnosnog kopiranja vaših OST ili PST datoteka je sigurnosno kopiranje podataka pomoću čarobnjaka za izvoz, izravno iz Outlooka.

Pomoću čarobnjaka za izvoz vaše se e-poruke, stavke kalendara i kontakti kopiraju u novu PST datoteku i sigurnosno kopiraju. Da biste pokrenuli čarobnjak za izvoz u programu Outlook, morate učiniti sljedeće:

1. Idite u programu Outlook pod Datoteka do druge stavke izbornika "Otvori i izvezi". Ova naredba otvara novi prozor s nekoliko opcija.

   

2. Kliknite na podstavku "Uvoz / izvoz". Pokrećete čarobnjak za uvoz i izvoz programa Outlook.

3. U prozoru koji se otvori odaberite "Izvezi u datoteku" za sigurnosno kopiranje podataka spremljenih u programu Outlook.

   

4. Sljedeći korak trebao bi biti odabir hoće li se vaši podaci spremati u CSV datoteku odvojenu zarezima ili u podatkovnu datoteku programa Outlook. Ovdje uvijek odaberite Outlookovu podatkovnu datoteku jer ovaj format možete uvesti u Outlook koji je istinit izvorniku u slučaju gubitka podataka.

   

5. U sljedećem prozoru imate mogućnost odabrati poštanski sandučić koji želite arhivirati. Ovdje je važno da možete spremiti samo jedan pretinac e-pošte sa svim podacima koje sadrži u PST datoteci. Ako upravljate s više pretinaca e-pošte u Outlooku, morate ponoviti postupak izvoza za svaki poštanski sandučić.

6. U sljedećem prozoru kliknite "Pregledaj" da biste odredili mjesto pohrane za Outlook podatkovnu datoteku. Možete odabrati bilo koji direktorij i ime datoteke za izvoz s završetkom PST -a. Ako ste prethodno napravili sigurnosnu kopiju podataka u programu Outlook, prethodno korišteni naziv datoteke prikazat će se prema zadanim postavkama. Ako se radi o redovitoj sigurnosnoj kopiji podataka, isključite izvoz duplikata. U tom slučaju, sigurnosna kopija vaše podatkovne datoteke koja je u tijeku uvijek ima najnovije podatke.

   

7. S "Završi", Outlook datoteka s podacima sprema se kao sigurnosna kopija. Podatkovna datoteka može se kopirati s mjesta za pohranu i privremeno pohraniti u pohranu u oblaku, na primjer, OneDrive.

Savjet: Općenito aktivirajte potvrdni okvir "Uključi podmape“Tako da se svi elementi računa e-pošte iz svih podmapa arhiviraju. Pod stavkom izbornika "filtar“Imate mogućnost detaljno odrediti koje se poruke ili pojedini elementi trebaju arhivirati. U pravilu, za normalnu sigurnosnu kopiju podataka ne trebate funkciju filtra.

Praktičan savjet: Ne želite arhivirati cijeli poštanski sandučić, već samo važnu mapu projekta? U tom slučaju označite mapu ili mape za koje želite stvoriti sigurnosnu kopiju, a ne sigurnosnu kopiju cijelog spremnika.

Podaci: Jeste li znali da svoje Outlookove popise distribucije možete izvesti i u Excel? Ovdje pročitajte kako to funkcionira.

Ako ne radite s IMAP ili Exchange računom, ima smisla redovito izrađivati sigurnosne kopije spremnika e-pošte. Datoteka sigurnosne kopije tada se može jednostavno uvesti u sustav pomoću čarobnjaka za uvoz programa Outlook. To također funkcionira pri prelasku s programa Outlook Express na Outlook.

Praktičan savjet: Napravite redovan unos u kalendar u programu Outlook, na primjer mjesečno, kako biste izvezli poštanski sandučić sa svim podacima. Zahvaljujući funkciji podsjetnika programa Outlook nećete propustiti arhiviranje i općenito ćete imati sigurnosne kopije kao nove.

Ukratko, nije teško koristiti Outlookovu funkciju izvoza. Pomoću njega se mogu profesionalno sigurnosno kopirati POP3 računi e-pošte i stvoriti sigurnosne kopije Outlook PST datoteka. Podaci o IMAP i Exchange pretincima također se mogu arhivirati. Ne moraju nužno imati sigurnosnu kopiju jer su svi izvorni podaci na poslužitelju davatelja usluga. To znači da se mogu ponovno uvesti bez ikakvih problema u slučaju gubitka podataka.

Kako ručno spremiti potpise

Osobno stvorene potpise možete sigurnosno kopirati ručno otvaranjem njihova mjesta za pohranu. To možete lako učiniti sa sljedećim naredbama sustava Windows:

1. Pritisnite tipke na tipkovnici istovremeno [Windows] i [R]. Dijaloški okvir "Provesti“, Koji je u DOS -u bio poznat kao naredbeni redak.

2. Unesite sljedeću naredbu u naredbeni redak: "% APPDATA% \ Microsoft \ Potpisi"(Bez navodnika).

3. Mapa Windows "Potpisi", U kojem su arhivirani svi potpisi koje ste spremili. Potpise ćete pronaći i u RTF formatu i u HTM i TXT formatima. Možete prikladno kopirati potpise s mjesta za pohranu, prenijeti ih na drugo računalo ili privremeno spremiti u pohranu u oblaku.

Automatsko arhiviranje u programu Outlook

Microsoft Outlook već godinama ima mogućnost automatskog arhiviranja e-pošte na temelju unaprijed utvrđenog rasporeda. Automatsko arhiviranje osobito je korisno za održavanje spremnosti pretinca i smanjenje veličine pretinca.

Postavite parametre za automatsko arhiviranje na sljedeći način:

1. Idite na Datoteka / Opcije.

2. Otvorit će se prozor za odabir "Opcije sustava Windows". U opcijama sustava Windows možete kliknuti kako biste promijenili dizajn i funkcije, prilagodili vrpcu izbornika ili odabrali jezične opcije. Opcije postavki za automatsko arhiviranje mogu se pronaći u sredini prozora pod opcijom "Napredno".

   

3. Kliknite na “Postavke automatskog arhiviranja” da biste odredili koje poruke treba automatski arhivirati i u kojim vremenskim razdobljima.

   

Sve arhivirane poruke tada se mogu pronaći u arhivskim mapama i ponovno aktivirati. Moguće je otvoriti i pristupiti starijim datotekama i porukama iz arhive sa samo nekoliko klikova. U tu svrhu s jedne strane možete koristiti automatsko arhiviranje u programu Outlook - alternativno možete i ručno sigurnosno kopirati podatke.

Zaključak o sigurnosnoj kopiji programa Outlook i njezinoj važnosti za svakog korisnika

Važno je redovito izrađivati sigurnosne kopije osobnih podataka programa Outlook i svih podmapa. E-poruke, stavke u kalendaru, kontakti s bilješkama pisanim rukom i druge informacije najlakše se mogu arhivirati pomoću čarobnjaka za izvoz programa Outlook. Alternativno, moguća je i ručna kopija postojećih PST ili OST datoteka. Da bi to učinili, korisnicima je potrebno točno mjesto podatkovne datoteke u programu Outlook.

Uz pomoć čarobnjaka može se spremiti jedan račun za svaki postupak arhiviranja. Ako koristite više računa, postupak se mora ponoviti. Prije izrade sigurnosne kopije podataka u Outlooku važno je razumjeti kako Outlook pohranjuje podatke. Sigurnosna kopija podataka posebno je važna za POP3 račune e-pošte, gdje se svi podaci pohranjuju centralno na lokalnom računalu. U protivnom bi se sve datoteke, kontakti, postavke i podaci mogli nepovratno izbrisati u slučaju napada virusa. Stvaranjem duplikata zajamčeno ćete moći oporaviti podatke u bilo kojem trenutku.

Korisnici računa Microsoft Exchange, računa IMAP i korisnici koji koriste Outlook 2013 ili noviji imaju koristi od vanjske pohrane svojih podataka na poslužiteljima davatelja usluga e-pošte. To znači da će podaci pohranjeni na tim računima i dalje biti dostupni nakon problema s računalom. Sigurnosna kopija programa Outlook nije bitna za korisnike ovih računa. Unatoč nedostatku potrebe, može biti korisno ako iz sigurnosnih razloga želite čuvati sigurnosne kopije svojih podataka na sticku ili vanjskom tvrdom disku.

Pitanja i odgovori o sigurnosnoj kopiji programa Outlook

Što možete učiniti kada su vaše PST datoteke oštećene i nečitljive?

Imate li ozbiljan problem s Outlookom, a PST datoteka je ozbiljno oštećena i izgubljeni su podaci? Takva je situacija problematična jer su podaci za kontakt ili e -poruke s važnim podacima u mnogim slučajevima nepovratno izgubljeni. U tom slučaju, osim proaktivne sigurnosne kopije vaših podataka, može pomoći i besplatni besplatni softver koji može popraviti oštećene PST datoteke.

Je li moguće premjestiti PST datoteke na drugi pogon i koristiti ih?

Imate li problem što vaš tvrdi disk nema dovoljno prostora za pohranu u sustavu Windows unatoč arhiviranju i sigurnosnim kopijama? Trebate premjestiti Outlook PST datoteke na drugi pogon zbog nedostatka prostora? Tada će vas podržati dobro osmišljeni plan od 5 točaka iz programa Outlook 2013 ili upute za korisnike programa Outlook Express. Oba članka će vas naučiti kako s lakoćom premjestiti PST datoteke na drugi pogon.

Kako mogu ponovno aktivirati važne privitke u sustavu Windows nakon što su izbrisani?

U mnogim slučajevima poruka e -pošte manje je relevantna od njenog privitka. Dok pošta samo potvrđuje slanje, priložena PDF ili Excel datoteka od najveće je važnosti. Ako je e -poruka izbrisana, prilog se također ne može pronaći. U sustavu Windows izbrisani se privitak može ponovno aktivirati trikom pretraživanjem Privremenih internetskih datoteka.