Mnogi korisnici koriste Excel za upravljanje svim vrstama popisa. Adrese, članci, cijene, proračuni i druge zalihe podataka naravno se također mogu prenijeti u Word putem međuspremnika - čime se štedi potreba za ponovnim unosom podataka
Sortirajte Excel podatke pomoću automatskog filtra
Prvom metodom odabirete željene podatke prije prijenosa u Word pomoću funkcije filtra izravno u Excelu:
- U Excelu otvorite tablicu iz koje želite uzeti podatke.
- U Excel 2003, 2002 / XP i 2000 kliknite bilo koju ćeliju na popisu, a zatim odaberite izbornik DATA-FILTER-AUTOFILTER.
U Excelu 2007 funkciju filtra pronaći ćete na kartici »Start« u grupi EDIT. Pritisnite gumb SORTIRAJ I FILTIRAJ u grupi, a zatim kliknite FILTIRAJ. - Excel će sada naslove stupaca vašeg popisa pretvoriti u takozvane »padajuće popise«, koje možete prepoznati po strelicama usmjerenim prema dolje. Pomoću ovih popisa možete odabrati kriterije koji bi se trebali primijeniti na članke koje tražite.
U programu Excel 2007, kada pritisnete strelicu usmjerenu prema dolje, u stupcu »Kategorije« pojavljuje se novi izbornik u kojem su odabrani svi unosi. Prvo deaktivirajte potvrdni okvir ispred »Odaberi sve« u ovom izborniku. Zatim ponovno aktivirajte potvrdni okvir ispred željene kategorije. - Autofilter je posebno prikladan za naše potrebe jer sada automatski skriva sve stavke na popisu koje ne zadovoljavaju željeni kriterij. Rezultat je upravo tablica koju želite prenijeti u Word. Možete ih jednostavno istaknuti, kopirati i zalijepiti u Wordov tekst.
Često su neki retci u tablicama programa Excel označeni bojom radi boljeg pregleda, a ponekad želite skrenuti pozornost na promjene u ćelijama uvjetnim oblikovanjem. Kao posebna značajka, filtar Excel 2007 nudi mogućnost filtriranja prema bojama retka. Da biste to učinili, odaberite ćeliju na popisu članaka i prijeđite na funkciju filtriranja na kartici »Start« u grupi »Uredi«. Pozovite funkciju SORTIRANJE I FILTER-FILTER. Kliknite strelicu prema dolje u bilo kojem zaglavlju stupca.
Sada u izborniku koji se otvori odaberite unos »Filtriraj po boji«. Tada ćete imati izbor svih boja redaka u tablici. Odaberite boju koju želite. Tehnologija s automatskim filtrom u osnovi radi prilično dobro, ali ima i nekoliko nedostataka: s jedne strane morate napustiti Word za pripremu podataka. Osim toga, nije moguće povezati Word i Excel pa morate ponoviti postupak ako se, na primjer, promijene cijene, stavke uklone iz programa ili dodaju nove. Stoga bi vam trebala biti poznata druga, malo poznata alternativa koja nema te nedostatke i zbog koje ne morate napustiti Word.
Umetnite Excel tablice kao bazu podataka u Word 2007
Strogo govoreći, popis stvoren u Excelu nije ništa drugo do tablica baze podataka: polja su poredana u stupce, a zapisi podataka (unosi na popisu) u retke. Stoga za pristup Excel tablicama možete koristiti i sučelje baze podataka programa Word.
U programu Word 2007 alatna traka baze podataka uklonjena je zbog novog koncepta rada. Stoga je prvo potrebno uključiti gumb INSERT DATABASE (INSERT DATABASE) na alatnoj traci za brzi pristup za prikladno pozivanje ove funkcije.
Postupite na sljedeći način:
- Desnom tipkom miša kliknite vrpcu i odaberite PRILAGOĐIVANJE ALATKE ZA BRZ PRISTUP iz kontekstnog izbornika.
- Zatim postavite unos »Sve naredbe« na padajućem izborniku SELECT COMMANDS u dijaloškom prozoru koji se sada otvara.
- Na popisu potražite »Umetni bazu podataka« i prenesite ovaj unos s gumbom DODAJ na desni popis sa svim prethodnim gumbima na traci za brzi pristup.
- Sada zatvorite dijaloški okvir Opcije programa Word s U redu.
Sada ste se vratili u uobičajeno radno okruženje programa Word i pomoću gumba koji ste upravo stvorili možete uvesti popis članaka u radnoj knjizi programa Excel kao bazu podataka u programu Word.
Evo točnog postupka za uvoz popisa članaka kao baze podataka u programu Word 2007:
- Otvorite dokument u koji želite uvesti popis članaka i postavite kursor na željeno mjesto za umetanje popisa članaka.
- Kliknite na novo dodani gumb UMETNI BAZU PODATAKA na traci za brzo pokretanje.
- U sljedećem dijalogu kliknite UVOZ PODATAKA, a zatim odaberite Excel datoteku iz koje želite uvesti podatke.
- Dijalog sada sadrži popis radnih listova u odabranoj datoteci. Odaberite naziv lista s vašim podacima i provjerite je li potvrđen okvir PRVI RED PODATAKA SADRŽI NASLOVE KOLONA. Potvrdite svoj odabir s OK.
- U dijalogu baze podataka kliknite gumb UPITI OPCIJE kako biste samo umetnuli određene retke u dokument.
- Na kartici »Filtriraj zapise podataka« tada možete definirati kriterije tako da Word čita samo željene retke iz tablice Excel.
- Ako želite, možete koristiti druge kartice u dijaloškom okviru za definiranje kriterija razvrstavanja i odabir polja za uvoz. Na kraju potvrdite svoje postavke s OK.
- Zatim kliknite na UMETNI PODACI. Sada možete ograničiti broj zapisa podataka za čitanje. Molimo vas da aktivirate potvrdni okvir ispred opcije UMETI KAO POLJE kako bi Word spremio sve parametre ovog specifičnog upita. U bilo kojem trenutku možete pročitati trenutačni status podataka jednostavnim ažuriranjem funkcije polja pomoću tipke F9.
- Na kraju, potvrdite svoje unose s OK. Svi retci iz Excelove tablice koji odgovaraju opcijama upita sada će biti umetnuti na trenutnu poziciju kursora.
