Spremite i dijelite Excel datoteke: brzo i jednostavno

Važne informacije koje vam mogu pomoći

Ako nekoliko kolega radi na projektu ili zadatku, često je potrebno zajedno raditi na Excel radnoj knjizi ili tablici iz programa Excel. Prije nego što ga objavite, provjerite jeste li odabrali ispravan format i ispravno spremili Excel datoteku. Nadalje, korisnici trebaju obratiti pozornost na veličinu datoteke i podijeliti je ako je moguće. Međutim, ponekad je objavljivanje podataka dovoljno da im se pristupi.

Spremi Excel datoteku: Evo kako to radi

Pomoću kombinacije tipki za Excel "Ctrl + S" ili putem "Datoteka> Spremi" ili "Spremi kao" moguće je spremiti trenutnu Excel datoteku pod pojedinačnim imenom datoteke. Osim standardnih .xls i .xlsx vrsta datoteka, Excel nudi spremanje u OpenDocument ili PDF formatu.

Vaše radne knjige u Excelu mogu se spremiti na željeno mjesto za pohranu tako da unaprijed navedete standardno mjesto za pohranu. Mjesto pohrane također se može promijeniti u samo nekoliko koraka. Ponekad je korisno ako su mapa ili put pohrane dokumenta prikazani u ćeliji u radnoj knjizi. To je ono što ova funkcija tablice omogućuje.

Spremite Excel datoteku s rezervnom kopijom

Preporučljivo je napraviti sigurnosne kopije važnih Excel datoteka prije nego što promijenite dokument. Sigurnosna kopija može se stvoriti pomoću nekih Excel funkcija ili pomoću makronaredbe. Također možete konfigurirati Excel radnu knjigu na takav način da se sigurnosna kopija prethodne verzije radne knjige sprema svaki put kada se izvrši promjena.
Podaci i dragocjeno radno vrijeme mogu se izgubiti kao posljedica nestanka struje ili nenamjernog zatvaranja nespremljene Excel datoteke. Stoga je poželjno aktivirati Excel funkciju "Automatsko obnavljanje" kako biste pokrenuli automatsko pohranjivanje podataka.

Video upute: Microsoft Excel: Spremite datoteku i podijelite je s drugim korisnicima

Dijelite Excel datoteku: mogućnosti

Ako želite podijeliti podatke radne knjige programa Excel ili dokumenta s drugim korisnicima, osim funkcija integriranog izdanja dostupne su vam i druge mogućnosti:

• Dijagram iz pohranjenih podataka može se objaviti na intranetu tvrtke ili na web stranici, na primjer. Da biste to učinili, morate upotrijebiti neke funkcije za izvoz podataka s popisa programa Excel kao grafiku. Excel također nudi mogućnost kopiranja željenog pod-područja iz tablice programa Excel kao grafike kako bi ga umetnuli i prikazali u prezentaciji ili u drugoj aplikaciji.
• Excel popisi ili pojedinačne proračunske tablice mogu se jednostavno i brzo poslati radnim kolegama putem e -pošte. Integriranje odgovarajućeg gumba u alatnu traku programa Excel olakšava slanje, kao i korištenje ove korisne makronaredbe.
• Excel radnu knjigu također se može dijeliti putem mreže i tako je uređivati nekoliko korisnika. Prije toga se radna knjiga može kopirati pomoću makronaredbe i spremiti s drugim nazivom datoteke.
• Konačno, možete podijeliti Excel datoteku spremanjem radne knjige u mrežni oblak kao što je OneDrive. To omogućuje drugim korisnicima uređivanje datoteke.

Dijeljenje Excel datoteke sigurnije je

Osim Excel podataka, neke funkcije štite i pružene podatke:

• Digitalni potpisi mogu se prikladno integrirati u Excel datoteku ili mapu kako bi se osigurala cjelovitost i autentičnost podataka. Digitalni potpis ukazuje drugima da je sadržaj radne knjige ili dokumenta provjeren i potpisan.
• Prije nego što se Excel proračunska tablica ili radna knjiga u bilo kojem obliku daju suigračima ili bilo kome drugome, treba ih očistiti od osobnih podataka i podataka.
• Zaštita formula u Excel proračunskoj tablici ili mapi sprječava neželjene promjene kada više osoba radi na dokumentu.
• Prije slanja radne knjige može biti korisno kopirati pojedinačne radne listove u novu Excel radnu knjigu i formule zamijeniti vrijednostima.

Pravi format za dijeljenje Excel datoteke

Tvrtke i tvrtke često koriste novije i starije verzije programa Excel. Ponekad može biti potrebno promijeniti vrstu datoteke Excel datoteke:

• Pomoću izbornika Excel datoteka se može relativno lako spremiti kao PDF.
• Excel datoteka ili tablica mogu se spremiti u CSV formatu u samo nekoliko koraka.
• Kako bi Excel datoteka bila kompatibilna sa starijim verzijama, može se spremiti u XLS formatu datoteke.
• Cjelokupni sadržaj mape može se pretvoriti u format datoteke XLSX pomoću Microsoftovog alata.
• Može se provesti ručna provjera kompatibilnosti kako bi se starije verzije programa mogle čitati spremljene Excel datoteke.

Smanjite veličinu radne knjige programa Excel

Nije jednostavno podijeliti Excel tablicu s nekoliko tisuća redaka. Prije razdvajanja velike Excel datoteke potrebno je npr. B. podijeljeno pomoću makronaredbe. Međutim, ove savjete možete koristiti i za značajno smanjenje veličine datoteke. I u starijim i u novijim verzijama programa Excel možete komprimirati sliku ili sve grafike u mapi i birati između različitih rezolucija.

Zaključak: Spremite Excel datoteku i podijelite je s drugim korisnicima

Kada drugi ljudi trebaju podatke u radnoj knjizi programa Excel, korisnici imaju nekoliko mogućnosti. Prvo, korisnici trebaju spremiti Excel datoteku. Za to su dostupne različite vrste datoteka. Za dijeljenje Excel datoteke potrebno je unaprijed navesti jedinstveni naziv datoteke. Nadalje, sigurnosna kopija može se napraviti prije mogućih promjena, na primjer uz pomoć makronaredbi. Excel program također vam omogućuje da smanjite veličinu Excel datoteka ili podijelite radnu knjigu, promijenite format datoteke ili umetnete digitalni potpis prije nego što korisnici podijele Excel datoteku s drugim ljudima.

Još zanimljivijih članaka o Excelu

• Ako nekoliko ljudi radi na Excel proračunskoj tablici, korisno je prepoznati promjene u sadržaju ili formulama.
• Cijeli Excel list radne knjige može se brzo premjestiti ili kopirati u drugu radnu knjigu programa Excel.
• Prazni redovi mogu se trajno ukloniti funkcijom automatskog filtriranja.
• Brisanjem suvišnog sadržaja smanjuje se veličina datoteke Excel.
• Excel formule u radnoj knjizi mogu se pretvoriti u brojeve jednim potezom.
• Grafika za pregled može se pohraniti za Excel datoteke.
• Pomoću ove funkcije dnevnika uvijek možete vidjeti vrijeme i osobu koja je promijenila sadržaj ćelije.

Pitanja

Kako mogu podijeliti Excel proračunsku tablicu?

Otvorite radnu knjigu, a zatim kliknite karticu Pregled. Idite putem "Promjene" do opcije izdanja "Korisnici mogu uređivati područja". Prije definiranja zajedničke tablice odaberite "Novo" s izbornika Korisnička dopuštenja.

Gdje mogu pronaći Excelove automatske sigurnosne kopije?

Aktiviranjem funkcije Automatsko obnavljanje Excel sprema trenutno otvoreni radni prostor svakih deset minuta u standardnoj postavci. Sigurnosna kopija treba biti u istoj mapi kao i izvorna datoteka.

Kako mogu deaktivirati zaštitu od pisanja za radnu knjigu?

Otvorite svoju radnu knjigu. Kliknite na "Informacije" u izborniku datoteka, a zatim deaktivirajte okvir "Zaključano" u općem području.