Softver u svakodnevnom uredskom životu: Microsoft Office i alternative

Ovdje možete pročitati sve što trebate znati o raznim Office programima

Radni vijek izričito se promijenio kao rezultat digitalizacije. Prije nekoliko godina ljudi su sve više koristili telefon za raspravu o poslovnim pitanjima, ali danas se oslanjaju na e-poštu ili komunikaciju s uslugama razmjene poruka poput WhatsAppa ili Facebooka. Posebno s izbijanjem korona krize, radni svijet se odlučno reformirao. Osobni sastanci i poslovna putovanja ustupaju mjesto digitalnoj komunikaciji sa sustavima videokonferencija kao što su Zoom ili Skype. Ovaj razvoj također ima utjecaj na privatni sektor.

S naprednom digitalizacijom, umreženi softver za uredsku komunikaciju postaje sve važniji i popularniji. Iz tog razloga programi koji se mogu koristiti u svakodnevnom privatnom ili poslovnom životu imaju odlučujuću ulogu u uredu. Microsoft Office kao najpoznatiji predstavnik programa za ured, kao i besplatni softver poput LibreOffice, Open Office ili Ashampoo Office svakodnevno koriste milijuni ljudi u Njemačkoj i milijarde ljudi širom svijeta.

Zato je softver važan za profesionalnu uredsku komunikaciju

Ako pogledate izazove s kojima se tvrtke ili pojedinci suočavaju zbog globalizacije, možete razumjeti zašto je suvremeni uredski komunikacijski softver neophodan. Svojim proizvodima tvrtke se natječu s mnogim drugim domaćim i međunarodnim tvrtkama. Zbog različitih okvirnih uvjeta, proizvodi se mogu proizvoditi i jeftinije prodavati u nekim zemljama. U tom kontekstu, još je važnije postaviti profesionalni marketing za vlastiti portfelj proizvoda koji prenosi dodanu vrijednost i prednosti. Istodobno, bitno je moći brzo i učinkovito reagirati na upite kupaca.

Primjer:

Srednja tvrtka prodaje hladnjak kao tehničku inovaciju proizvoda na svjetskom tržištu. Zainteresirani i postojeći kupci dobivaju početne informacije u regionalnim i nacionalnim prezentacijama. Slična je situacija s mrežnim prezentacijama koje se struje na internetu. Za ove i druge marketinške mjere tvrtka koristi suvremeni softver za prezentacije kao što je Microsoft PowerPoint.

Zainteresirani kupci traže ponudu za novi tip hladnjaka. Globalni izračun cijene, koji uključuje sve troškove materijala i proizvodnje, postavljen je opsežnim izračunima u programu Microsoft Excel. Nebrojeni stolovi bili su povezani kako bi stvorili poštenu i primjerenu ponudu za svakog kupca. Osim za izračunavanje troškova, Microsoft Excel se također koristi u tvrtki za izračun internih troškova osoblja i bilježenje mnogih drugih procesa.

Nakon što je ponuđena cijena utvrđena u programu Microsoft Excel, tvrtka koristi Microsoft Word za izradu sadržaja bogatog i motivirajućeg propratnog pisma. To je jasno strukturirano i prenosi prednosti i dodanu vrijednost proizvoda i ponude. Microsoft Word i Microsoft Excel bili su povezani s CRM programom u tu svrhu. To automatski ubacuje kontakt podatke potencijalnog klijenta u pismo i sprema ponudu na unutarnji poslužitelj. U posljednjem koraku, asortiman proizvoda šalje se pojedinačno putem e -pošte s programom Microsoft Outlook.

Primjer jasno pokazuje koliko je moderan softver važan u uredu. Zadaci suvremene uredske komunikacije ili izračun ponude bili bi teži i skloniji pogreškama bez umreženih softverskih aplikacija. Osim programa Microsoft Office, koje mnoge tvrtke koriste kao vodeće na tržištu, zahtjevi u gornjem primjeru mogli bi se ispuniti i besplatnim softverom kao što je Libre Office.

Bitno je da su pojedinačne funkcije programa u uredu međusobno smisleno povezane. Suvremeni uredski softver omogućuje izradu visokokvalitetnih prezentacija, profesionalnu obradu teksta, ispravne proračunske tablice i druge aplikacije. U mnogim slučajevima rezultati se mogu prikazati nakon samo nekoliko klikova.

Istodobno, softver poput Microsoft Officea od male je koristi ako se njime ne može profesionalno upravljati. Iz tog je razloga ključno da zaposlenici u uredu ili privatni korisnici poznaju i koriste mogućnosti softverskih aplikacija. U ovom slučaju, suvremeni uredski softver, poput Microsoft Office -a ili Libre Office -a, ispunjava svoju svrhu i pomaže korisnicima u učinkovitoj i individualnoj komunikaciji.

Microsoft Office - vodeći u uredskom softveru

Microsoft Office dostupan je kao uredski softver od 1989. godine. U početku namijenjene isključivo Macintoshu, brzo su objavljene dodatne verzije sustava Microsoft Office za Windows. U prvoj verziji danas su najpoznatije aplikacije:

• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint također
• Microsoft Mail

sadržavati.

S vremenom se Microsoft Office kontinuirano razvijao. Trenutno se u trgovinama mogu kupiti različita izdanja za različita područja odgovornosti. Trenutna maloprodajna verzija programa Microsoft Office nosi naziv Uredski dom i posao2021-2022 i košta jednokratnu naknadu od 299 eura. Može se nabaviti za najčešće operacijske sustave kao što su Windows, MacOS, iOS ili Linux. U cijenu su uključene potpuno instalirane verzije programa Outlook, Word, Excel i PowerPoint za Windows ili Mac za računalo. Učenici s maturskom karticom dobivaju Microsoft Dom i studenti2021-2022 za jednokratnu naknadu od 149 eura. Studentska verzija sadrži samo Microsoft Word, Excel i PowerPoint, Outlook nije dostupan.

Korisnici starijih verzija sustava MS Office i dalje ih mogu koristiti i otvarati datoteke s novim formatima datoteka docx, xlsx ili pptx. U tom je slučaju korisno instalirati i koristiti paket kompatibilnosti koji Microsoft pruža besplatno.

Savjet:

Microsoft Outlook besplatan je u mobilnoj verziji za tablete i pametne telefone i može se besplatno preuzeti iz odgovarajuće trgovine aplikacija za Apple ili Android uređaje. Osim toga, starije verzije sustava Office, na primjer Office 2007 ili 2010, još uvijek mogu raditi pod sustavom Windows 10.

Osim mogućnosti kupnje Microsoft Officea, proizvođač Microsoft od 2011. nudi licenciranje Officea temeljenog na pretplati pod trgovačkim imenom Office 365 na. Ovisno o željenom opsegu isporuke, cijene za privatne kupce su 10 eura mjesečno (godišnja pretplata 99 eura) za Obitelj Microsoft Office. Za tvrtke Microsoft nudi različite verzije pretplate koje koštaju između 10,50 eura mjesečno i 16,90 eura mjesečno. Tvrtke imaju koristi od sljedećih dodatnih softverskih aplikacija:

• Microsoft Publisher (uredski i dizajn softver).
• Microsoft Access (baza podataka).
• Microsoft Exchange (poslužitelj e -pošte).
• Microsoft OneDrive Business (oblak).
• Microsoft SharePoint (web aplikacija za suradnju).
• Microsoft Teams (platforma koja kombinira chat, sastanke, bilješke i privitke).

Točne cijene i informacije o programima i uslugama u oblaku uključene u Microsoft Office mogu se pronaći na www.microsoft.com. Nadalje, Microsoft nudi besplatne upute za svoje proizvode na posebnoj web stranici.

Programi Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel i Microsoft Word osobito su popularni kao uredski softver i imaju važnu ulogu u modernom sustavu Office. Za svakog je korisnika važno znati koje su osnovne funkcije i opcije uključene u aplikacije.

Podaci:

Zaštita od virusa i trojanaca bitna je za svakog korisnika Microsoft Officea. U osnovi, Microsoft isporučuje Officeove programe Word ili Excel s deaktiviranim makronaredbama. Ovo je važno kako trojanci ili drugi zlonamjerni softver ne bi došli na vaše računalo putem makronaredbe.

Microsoft PowerPoint: profesionalni softver za prezentacije za privatne i poslovne korisnike

Procjenjuje se da 500 milijuna ljudi širom svijeta koristi Microsoft PowerPoint kao svoj softver za prezentacije. Poslovni sastanak bez slajdova i PowerPoint prezentacije postao je rijedak. Tvrtke, slobodnjaci i privatni korisnici uglavnom se oslanjaju na činjenicu da se publika može uzbuditi i aktivirati kompetentnom vizualizacijom činjenica.

PowerPoint je 1987. izvorno razvio Amerikanac Robert Gaskins i prodao ga Microsoftu pod imenom "Presenter". U trenutnoj verziji PowerPoint ima veliki broj korisnih funkcija za pripremu i izvođenje prezentacija na živ i vrlo kompetentan način.

Značajke PowerPointa - ovo su vaše mogućnosti za živahne prezentacije

Klikom na praznu prezentaciju u PowerPointu otvara se standardni prikaz programa PowerPoint.

S desne strane u standardnom prikazu možete vidjeti sve slajdove svoje prezentacije do sada stvorene u malom formatu. U sredini je građevinsko ili prezentacijsko područje. U ovom području softvera imate mogućnost dizajniranja svakog slajda zasebno. Na primjer, možete umetnuti tekst, grafiku, video zapise i zvukove ili druge stilske uređaje posebno i na odgovarajuća mjesta. U najnovijoj verziji PowerPointa također ćete pronaći ideje za dizajn s desne strane u standardnom prikazu. Ako počnete sa osmišljavanjem slajda, automatski ćete primiti prijedloge dizajna iz programa koji se mogu usvojiti jednim klikom.

Izdvajamo za svaku prezentaciju - kako profesionalno koristiti PowerPoint

Ništa nije dosadnije od prezentacije s previše teksta. Tekstualni dijapozitivi bez vizualnih stilskih uređaja vezuju publiku za monitor ili zaslon. Umjesto slušanja govornika, tekst se čita i tumači. U tom se slučaju glavne točke govornika gube. Slušatelji lutaju i ulaze u mentalnu odsutnost. Umjesto da budete sudionik predavanja, dopustite da vas obasipaju informacije.

Kako se to ne bi dogodilo i PowerPoint prezentacija u svakom trenutku pobudila interes publike te kompetentno prezentirala temu i činjenice, u PowerPointu ćete pronaći bezbroj mogućnosti profesionalizacije svojih slajdova. Dati sve primjere, savjete i trikove za profesionalnu uporabu PowerPointa nadišli bi opseg. Sljedeća 3 praktična primjera jasno pokazuju koliko PowerPoint može biti koristan kao uredski softver. Možete vidjeti kako korisnici imaju koristi u pripremama i na isti način publika tijekom prezentacije:

Praktični primjer 1: Umetnite prijelaze kako bi prezentacija bila zanimljiva

PowerPoint prezentacija može biti strukturirana kao dijaprojekcija ili kao uzbudljiv film. Slide show obično izgleda dosadno jer nema prikazanih efekata ili pojedinačnih prijelaza osim prikazanih slika. PowerPoint prezentacija predstavljena u stilu dijaprojekcije publika je monotona.

Bitni cilj prezentacije je informirati, inspirirati i potaknuti publiku na akciju. Kako bi se to postiglo, prikladno je posebno nadograditi prijelaze između pojedinih folija. U ovom slučaju, s jedne strane, zanimljive su varijabilno oblikovane folije. Osim toga, prijelazi između folija također su impresivni.

Pomoću programa PowerPoint moguće je ugraditi animirane prijelaze između slajdova u samo nekoliko klikova. One stvaraju napetost i održavaju visoku pozornost publike. Funkcija "Prijelazi" može se pronaći na istoimenoj kartici "Prijelazi".

Stojiš:

• Dinamičan,
• Spektakularno također
• Suptilni prijelazi folije

koji bi u svakom slučaju trebao odgovarati temi i osnovnom dizajnu prezentacije. Vrlo znanstveno predavanje sa spektakularnom tranzicijom, poput animacije "saće"Pružati je kontraproduktivno. Nasuprot tome, dinamički sadržaj, na primjer tranzicija koja „prolazi kroz“, može se koristiti u uzbudljivom predavanju koje ima za cilj inspirirati i animirati publiku.

Kao i u većini slučajeva, za prijelaze u PowerPointu vrijedi sljedeće: "Manje je više." Prezentacija ne smije biti pretrpana s previše različitih prijelaza slajdova. To je važno jer će u protivnom gledatelji unatoč prijelazima izgubiti interes. Suvišna ponavljanja istroše i preopterete prezentaciju. Nasuprot tome, ako vješto uključite prikladne prijelaze u svoju prezentaciju, osvojit ćete svoju publiku i povećati pozornost i interes publike.

Praktični primjer 2: Upotrijebite dizajnerske ideje za brzo stvaranje visokokvalitetnih filmova

Korisnici PowerPointa znaju da je potrebno puno vremena za stvaranje informativnih, zanimljivih i zanimljivih PowerPoint prezentacija. Osim teme i ključnih točaka, slike, tablice, video zapisi i drugi stilski uređaji moraju biti odabrani na odgovarajući i namjenski način.

Reprezentativno istraživanje koje je proveo GfK u ime tvrtke Made in Office GmbH, u kojem je ispitano više od 1.000 korisnika Officea u njemačkim tvrtkama, pokazuje koliko je složeno stvaranje prezentacija. U prosjeku, anketirani zaposlenici radili su 20 sati mjesečno s PowerPointom. Od ovih 20 sati, 8 sati je bilo posvećeno isključivo oblikovanju slajdova. Studija jasno pokazuje koliko je truda potrebno za stvaranje privlačne prezentacije.

Korisnici najnovije verzije programa PowerPoint mogu skratiti vrijeme potrebno za oblikovanje slajdova. Imate mogućnost djelomično prepustiti oblikovanje svojih slajdova programu. S integriranom funkcijom "Ideje za dizajn", koja je prema zadanim postavkama prikazana na desnoj strani glavnog zaslona, zaposlenici u uredu ili kućnim korisnicima primaju elegantne i atraktivne ideje za dizajn slajdova. Ako je stavka izbornika skrivena, može se prikazati putem kartice "Start". Stavka izbornika "Ideje za dizajn" nalazi se na kraju kartice.

U mnogim slučajevima dizajnerske ideje mogu, između ostalog, pomoći u ispravnom rasporedu slika i tekstova na slajdu ili optimizirati dizajn. Osim prikazanih prijedloga, možete koristiti gumb "Prikaži dodatne dizajnerske ideje" za dobivanje dodatnih prijedloga.

Koristeći funkciju “Ideje za dizajn”, korisnici PowerPointa imaju mogućnost više se koncentrirati na sadržaj i prezentaciju osnovnih poruka umjesto da troše previše vremena na poboljšanje dizajna.

Savjet stručnjaka za uređivanje slika:

Kako bi povjerljivi dijelovi Office datoteka postali neprepoznatljivi, nije ih potrebno formatirati crno na crno. Kako biste bili sigurni da se neprepoznatljivi odlomci ne mogu čitati, uvijek ih morate izbrisati sa slike.

Praktični primjer 3: Ugradite medije za izradu interaktivne prezentacije

Napredna digitalizacija učinila je normalnim mogućnost gledanja video zapisa, glazbe i pokretnih slika u najvećim rezolucijama u bilo kojem trenutku. Zasloni prijenosnih računala ili televizora prikazuju videozapise u HD, Ultra HD i 4K rezoluciji. Isto se odnosi na glazbu i zvukove koji se kristalno jasno prenose u Dolby Surroundu. Budući da su pokretne slike, kao i glazba i zvukovi široko rasprostranjeni u našem društvu, ima ih smisla integrirati i u PowerPoint prezentaciju. Ovo funkcionira sa samo nekoliko klikova na kartici "Umetni" u stavci izbornika "Mediji".

Između ostalog, imate mogućnost u ovom području izbornika:

• Umetnite video zapis s tvrdog diska ili diska u oblaku.
• Integrirajte videozapis s internetske platforme kao što je YouTube.
• U prezentaciju umetnite audio datoteke s računala.
• Pokrenite snimanje i integrirajte ga u prezentaciju.
• Umetnite snimku zaslona.

Uspješnost korištenja medija ovisi o izboru video zapisa ili glazbe i korištenom hardveru. U svakom slučaju, zabavno -zabavna prezentacija u kojoj se izmjenjuju tekstovi i frontalna prezentacija s video zapisima i serijama fotografija nadahnjuje publiku. Osim interesa, povećava se i sposobnost zadržavanja jer se vizualni sadržaj pohranjuje mnogo dublje u mozgu od izgovorenih riječi ili tekstova. Stoga postoje objektivni razlozi za integriranje medija u prezentaciju te za osvajanje i oduševljenje publike glazbom i pokretnim slikama.

Ukratko, Microsoft PowerPoint svakom korisniku nudi širok raspon mogućnosti i funkcija za oblikovanje prezentacija koje su profesionalne i usmjerene na publiku.Svatko tko koristi PowerPoint kao uredski softver i poznaje mogućnosti i suptilnosti programa stvara visokokvalitetne prezentacije s aplikacijom. Oni imaju potencijal inspirirati održivo i prenijeti sadržaj i vrijednosti na moderan i dubok način. Iz tog razloga PowerPoint je cijenjen u uredu i koristi se svaki dan za izradu dijaprojekcija.

Microsoft Excel - Stvorite proračunske tablice kao profesionalac

Microsoft Excel objavljen je 1985. u prvoj verziji za Macintosh. Kao nasljednik Microsoftovog Multiplana, cilj je bio ponuditi softver za složene proračunske tablice koji je vizualno orijentiran. 1989. predstavljena je prva verzija programa Excel za Windows. Vremenom se softver dosljedno razvijao. Trenutno ga koriste milijuni korisnika diljem svijeta u poslovne i privatne svrhe. U Excelu postoji više od 400 funkcija s kojima se izračuni mogu osmisliti i prikazati za gotovo bilo koju svrhu. Također je bitno da se rezultati i izračuni mogu vizualno prikazati u dijagramima ili individualizirati pomoću oblika, boja i fontova.

Logička struktura programa Excel

Nakon što otvorite novu, praznu radnu knjigu u programu Microsoft Excel, sve ćete Excelove funkcije pronaći u načinu izračuna, podijeljene na različite kartice.

Kao i u svim ostalim programima Microsoft Office, glavne funkcije programa Excel navedene su na kartici "Start". Ujednačena struktura svih softverskih aplikacija sustava Office olakšava neiskusnim korisnicima programa Excel snalaženje u programu.

Sve osnovne funkcije, na primjer:

• Prilagođavanje fontova,
• Poravnavanje teksta ili brojeva
• Specifično oblikovanje znamenki

jasno su stavljeni na karticu "Start". Funkcija je osobito važna za velike tablice u kojima se procjenjuje mnogo podataka. Riječ je o funkciji "Sortiraj i filtriraj" u stavci izbornika "Uredi".

Korisnici programa Excel koji rjeđe rade s formulama i uglavnom koriste Excel za tumačenje podataka, popisa i rezultata trebaju redovito stavku izbornika "Sortiraj i filtriraj".

Kao i u svim ostalim Office programima, imate mogućnost umetanja slika, dijagrama, tekstualnih polja ili 3-D objekata. Opcije za ispravno umetanje ilustracija i dijagrama mogu se pronaći na kartici "Umetanje". Praktično je i umetanje veza u tablicu programa Excel, na primjer, za upućivanje na internu web stranicu tvrtke ili vanjski projekt.

Kao i svi drugi programi sustava Office, Microsoft Excel impresionira mogućnošću pojedinačne vizualizacije tablica. Svatko tko koristi Excel u profesionalnom okruženju ovisan je o prezentiranju podataka i imputiranih informacija na činjenice i, istovremeno, vizualno privlačan način. Excel nudi sve funkcije i mogućnosti za to. Između ostalog, možete:

• Birajte između različitih, gotovih dizajna stolova,
• Podesite i margine i područje ispisa
• Posebno promijenite boje i fontove.

Pomoću funkcija na kartici "Izgled stranice" moguće je dizajnirati jedinstvene, informativne i atraktivne tablice. Oni predstavljaju činjenice i istodobno se usredotočuju na glavne točke i ključne tvrdnje u izračunima. Uz dijagrame, stotine ili tisuće pojedinačnih podataka koriste se za stvaranje profesionalnog imputiranog pregleda koji gledatelju pruža trajne informacije.

Korisnici također mogu dodati matematičke funkcije u svoju proračunsku tablicu na kartici Formule.

Excel vam nudi najvažnije funkcije iz najpopularnijih kategorija pod stavkom izbornika "Knjižnica funkcija". Pod "Umetni funkciju" možete koristiti opciju "Slobodan tekst" i vlastitim riječima opisati svrhu funkcije. Program će vam tada ponuditi odgovarajuću matematičku formulu.

Za nove i neiskusne korisnike programa Microsoft Excel koji imaju malo iskustva u korištenju formula, rad s Excelom znači dugotrajno vježbanje kako bi se razumno koristile formule. Od pomoći su funkcije pomoći sadržane u Excelu te gotove funkcije i matematičke formule koje će svaki korisnik obično pronaći. Posebne formule opisane su na mnogim internetskim forumima i u većini se slučajeva mogu kopirati i zalijepiti u vlastitu tablicu.

Moguć je prijenos podataka iz različitih izvora

Posebno u profesionalnom okruženju, podaci iz različitih izvora moraju se preuzeti za izračun u Excelu. Tu vam kartica Data pomaže od velike pomoći. Jamči da možete snimati i integrirati podatke iz drugih tablica programa Excel, podatke iz baze podataka i brojke iz vanjskih programa.

Pod "Dohvati podatke" dostupno je bezbroj izvora čije podatke možete povezati sa svojom tablicom. Između ostalog, možete uključiti podatke iz baza podataka Microsoft Access. U besplatnim vodičima pokazat ćemo vam kako stvoriti veze između dva programa i kako općenito ispravno koristiti Access.

Ova kartica također sadrži dvije praktične funkcije koje možete pronaći pod stavkom izbornika "Prognoza".

S jedne strane, možete koristiti "analizu što-ako" za predstavljanje različitih scenarija. Takva procjena može biti osobito važna pri izračunavanju prognoziranih ciljeva radi donošenja kompetentnih odluka. Funkcija "tablica predviđanja" može se koristiti za stvaranje trendova i predviđanja iz dostupnih podataka na sličan način.

Na kartici "Prikaz", koja je posljednji izbor u području izbornika programa Excel pored stranica za pomoć, imate mogućnost biranja između:

• Odaberite različite prikaze radne knjige
• Da biste odredili trebaju li se rešetke i naslovi ispisati ili
• Postavite faktor zumiranja za svoju tablicu.

Kako zamrznuti prozor - važna opcija u Excelu

Stavka izbornika "Popravi prozor" neupadljiva je i istodobno bitna funkcija u programu Microsoft Excel. Posebno kod tablica koje se protežu na nekoliko stranica na zaslonu često postoji problem da naslovi nestanu prilikom pomicanja. Uz "Zamrzni prozor" postavljate da se naslovi unose u gornji redak na svakoj stranici tablice. Alternativno, također možete odrediti da je prvi stupac fiksiran.

Dizajnirajte profesionalne tablice u Excelu - koristite funkciju Ideje

Kao i Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel također nudi funkciju u kojoj automatski primate ideje za dizajn ili profesionalnu prezentaciju vašeg stola. U samo nekoliko koraka možete dobiti tablice u Excelu koje su uvjerljive i čine činjenice razumljivima kroz vizualizacije.

1. Pomoću svojih podataka dizajnirajte tablicu u Excelu, na primjer tabličnu usporedbu prodaje proizvoda tijekom nekoliko kalendarskih godina. Unesite podatke u Excel bez daljnjeg oblikovanja.

   

2. Otvorite funkciju "Ideje" na kartici "Start" dvostrukim klikom.

   

3. Program automatski prikazuje ideje za dizajn vašeg stola s desne strane glavnog prozora. Odlučite se za prikladnu i privlačnu prezentaciju tako što ćete je aktivirati dvostrukim klikom.

   

Zahvaljujući idejama integriranim u Excel, možete učinkovito profesionalizirati tablice. Za jedan stol prikazano je više od 20 modela za odabir najboljeg prikaza. Ovaj postupak štedi vam puno vremena pri projektiranju i oblikovanju grafikona, dijagrama i tablica. Istodobno, najvažnije informacije možete prezentirati na način usmjeren na činjenice.

Ukratko, Microsoft Excel poznat je kao profesionalni program za proračunske tablice. Umetanje osnovnih tablica, prikaz informativnih dijagrama i ugrađivanje kompliciranih matematičkih funkcija tri su od mnogih drugih mogućnosti koje Excel nudi. Uz dovoljno prakse i isprobavanjem novih opcija, korisnici programa Excel s vremenom stječu stručno znanje i mogu se profesionalno koristiti funkcijama softverske aplikacije.

Microsoft Word: moderna obrada teksta za svaki ured

Uz Microsoft Excel i PowerPoint, Microsoft Word jedan je od najpoznatijih programa u seriji Office. Uz Microsoft Word korisnici koriste učinkovit i praksom orijentiran program za obradu teksta. Osim stvaranja tekstova, što je najvažnija funkcija Worda, mogu se stvarati i pisana slova, a tablice integrirati u slova ili dokumente.

Microsoft Word slične je strukture PowerPointu i Excelu, što novim korisnicima olakšava početak rada. Na kartici "Start" korisnici će pronaći najvažnije opcije i funkcije za stvaranje novog slova ili tekstualnog dokumenta.

Osim "lijepljenja" teksta iz međuspremnika, posebno se područje izbornika "Font" intenzivno koristi u Wordu. Ovo je bitno za

• Promijenite font i veličinu fonta,
• Napravite tekstualne oznake ili
• Uključite tekstualne efekte.

Slična je situacija i sa stavkom izbornika "Stavak". Umetanje točaka s grafičkim oznakama, uporaba uvlaka i osnovno poravnavanje teksta mogu se postaviti u ovom izborniku opcija.

Upotrijebite "Pronađi i zamijeni" i funkciju diktiranja za učinkovitiji rad s Wordom

Funkcije "Traži" i "Zamijeni" mogu biti korisne i učinkovite za složene tekstove. Na primjer, ako želite znati koliko se često važan pojam pojavljuje u tekstu, to možete saznati pomoću povećala u stavci izbornika "Traži". S lijeve strane otvara se tekstualno polje u kojem možete pretraživati vokabular.

Funkcija "Zamijeni" omogućuje vam zamjenu pojmova ili riječi s pogrešnim pravopisom u jednom koraku. Na primjer, ako ste nekoliko puta integrirali izraz "bitno" u svoj tekst i želite ga promijeniti u "bitno" prema trenutnoj preporuci Dudena, ne morate ručno tražiti i mijenjati svaki odlomak teksta. Ako oba pravopisa unesete u funkciju "Zamijeni", možete izvršiti sve prilagodbe bez međukoraka.

Mogućnost izravnog diktiranja tekstova u Wordu također je praktična. To dobro funkcionira s funkcijom "Diktiraj" u izborniku "Jezik". Istodobno, profesionalni softver za diktate ima veće prednosti za korisnike u tvrtkama koji se oslanjaju na diktat bez grešaka. Za privatnu uporabu ili povremenu uporabu svakako se preporučuje "diktiranje" s Microsoft Wordom.

Umetanje tablica i grafike u Word

Na kartici "Umetanje" otvorene su vam sve mogućnosti, ekvivalentne ostalim programima sustava Office, za profesionalizaciju vašeg dokumenta pomoću tablica, dijagrama, unosa s Wikipedije, videozapisa na mreži, komentara i oznaka ili simbola i formula. Ima smisla koristiti tekstualna polja koja služe kao rezervirana mjesta za slike ili oblike u dokumentu.

Podaci:

Ako prilikom klika na vezu u programu Word ili Excel dobijete sljedeću pogrešku: "Ovaj je postupak otkazan zbog ograničenja na ovom računalu", morate promijeniti unose u registru. Zatim možete jednostavno umetnuti i kliknuti veze u Wordu i drugim Office programima.

Prilagodite dizajn i izgled vašeg dokumenta - ovo su vaše mogućnosti

Na kartici "Dizajn" možete prilagoditi dokument gotovom dizajnu u samo nekoliko koraka i odabrati predloške za oblikovanje dizajna. Također je moguće prilagoditi boje, fontove, razmak između odlomaka ili vodene žigove.

Svaki dokument treba poseban izgled. Dok se poslovna pisma moraju oblikovati prema DIN specifikacijama, pozivnice ili letci mogu se dizajnirati pojedinačno. Sve postavke koje se odnose na margine, osnovno poravnanje, format ili uvlačenje napravljene su na kartici "Raspored".

Savjet:

Studenti koji pripremaju znanstveni rad ili doktorski rad mogu dobro iskoristiti karticu "Reference". Može se koristiti, na primjer, za izradu sadržaja. Kako bi se isključio plagijat, citati se mogu jasno umetnuti u tekst kao vanjski izvori i dodati na popis pravnih osnova. Riječ se također može koristiti za inteligentno pretraživanje citata.

Slanje serijskih pisama u obliku pisma ili e -pošte - tako to funkcionira

U svakodnevnom poslovnom životu kartica "Pošiljke" vrlo je popularna u mnogim tvrtkama. Pomoću njega mogu se oblikovati slova i povezati s izvorima podataka, na primjer Excel datotekom. Omotnice i naljepnice mogu se stvoriti na isti način i ispisati na bilo kojem pisaču. Pregled u stavci izbornika "Rezultati pregleda" orijentiran je na praksu. Umjesto pokretanja skupog probnog ispisa, pregled se može digitalno ispisati. Ako se pronađu pogreške, one se mogu ispraviti prije nego što se slova obrasca doista i ispišu, bez gubljenja resursa.

S karticom "Provjeri", Microsoft je integrirao provjeru pravopisa u Word i druge aplikacije, poput Microsoft Outlooka. Uz ugrađeni tezaurus, Word ima opsežnu bazu podataka sa sinonimima. Nadalje, u ovom području odabira možete:

• Neka se tekst pročita naglas
• Provjerite pristupačnost i
• Zaštitite dokument pojedinačno.

Za izradu profesionalnih dokumenata koristite Wordove internetske predloške

Umjesto stvaranja svakog dokumenta osobno i mukotrpno detaljnog rada, ima smisla koristiti internetske predloške programa Microsoft Word za izradu tekstualnih dokumenata kao što su:

• Životopis.
• Poslovno pismo.
• Brošura.
• Podatci ili
• Za izradu certifikata.

Preko kartice "Datoteka" u kojoj možete unijeti mnoge osnovne postavke u Wordu prebacite se u polje za odabir "Novo". Osim vaših osobnih predložaka, ovo područje za odabir sadrži i brojne predloške dostupne na mreži te polje za pretraživanje u kojem mogu tražiti daljnje prijedloge mogu pretraživati.

Pomoću internetskih predložaka tvrtke Microsoft moguće je dizajnirati većinu dokumenata za profesionalne i privatne svrhe pomoću programa Word. Besplatni predlošci dostupni su i za druge programe sustava Office, pa možete besplatno koristiti stotine predložaka programa Word, PowerPoint i Excel.

Ukratko, Microsoft Word nudi širok raspon mogućnosti za profesionalno stvaranje i slanje tekstualnih dokumenata. Osim mogućnosti ugrađivanja grafike i drugih stilskih uređaja uz tekst, korisnici cijene i funkciju spajanja pošte ili mogućnost automatskog ispravljanja i profesionalizacije tekstova.

Unatoč širokoj upotrebi Microsoft Officea i brojnim i praktičnim funkcijama, nisu svi korisnici voljni ili sposobni mjesečno plaćati za obitelj programa ili kupiti komercijalnu verziju sustava Office. U ovom slučaju mogu se izabrati besplatne alternative za Microsoft Office, koje po svom funkcionalnom opsegu imaju sličnosti s Microsoft Officeom.

Libre Office - besplatne uredske funkcije u softveru otvorenog koda

Jedan softver koji se može besplatno instalirati u uredu i koji ima veliki dio uredskih funkcija Microsoft Officea je Libre Office. S LibreOfficeom dobivate snažan uredski paket s funkcionalnim sučeljem i bitnim funkcijama za svakodnevni uredski život. Kao i Microsoft Office, LibreOffice kombinira različite aplikacije u jednom paketu za ured.

LibreOffice je spin-off poznate aplikacije OpenOffice i Star Office, koja je također besplatna. Uz LibreOffice dobivate nekoliko aplikacija u jednom paketu:

• Pisac (uređivač teksta),
• Calc (proračunska tablica),
• Impress (prezentacijski program),
• Crtanje (program za crtanje),
• Baza (upravljanje bazom podataka),
• Matematika (uređivač formula).

Glavna razlika između LibreOfficea kao besplatnog i slobodno dostupnog softvera i plaćenog Microsoft Officea je pored pojedinačne strukture izbornika u formatima datoteka. LibreOffice koristi Open Document Format (ODT), otvoreni format datoteke koji se može koristiti i uvesti u mnoge druge besplatne uredske programe. Microsoft Office također može spremati dokumente u ODT formatu i obrađivati ODT dokumente.

Razlike u formatima datoteka - ovo je ono što biste trebali znati

	Microsoft Office	LibreOffice
Obrada riječi	*. docx	* .odt
Proračunska tablica	* .xlsx	* .ods
Datoteka prezentacije	* .pptx	* .odp

Oglas: Proizvođač besplatnog, nekomercijalnog i besplatnog uredskog softvera

S procijenjenim tržišnim udjelom od više od 90%, Microsoft Office jasan je tržišni lider na području uredskog softvera. Unatoč ponudi koja se temelji na naknadama, korisnici cijene prednosti Microsoft Officea ili su oduvijek radili s Microsoft uredskim softverom. Ako tražite alternative, trebali biste saznati više od sljedećih pružatelja usluga koji nude uredski softver za besplatno preuzimanje:

pružatelji usluga	Link na ponudu
LibreOffice	de.libreoffice.org
Apache Open Office	www.openoffice.org/de/
WPS ured	www.wps.com/de-DE/
Softmaker ured (Njemački pružatelj usluga)	www.softmaker.de/softmaker-office
Microsoftov mrežni ured (manje funkcija nego Office 365)	www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/free-office-online-for-the-web
Google Office i G-Suite	www.google.de/intl/de/docs/about/
Apple iWork (za iOS)	Uključeno u Apple App Store i automatski s novim Apple uređajima

Sažetak: Softver za ured čini mnogo i štedi dragocjeno vrijeme u svakodnevnom uredskom životu

Softverski programi kao što su Microsoft Word, Excel ili PowerPoint i njihove besplatne alternative postali su neizostavan dio ureda. Dnevni zadaci i izazovi u svakodnevnom uredskom životu mogu se profesionalno riješiti posebnim softverom za prezentacije, proračunske tablice, obradu teksta i baze podataka.

Funkcije i mogućnosti uredskog softvera stalno su se mijenjale tijekom godina. Microsoft Office trenutno je standardan na Windows računalu i uglavnom ga koriste tvrtke. Microsoft Office ili vlastiti softver Apple iWork platforme također se mogu koristiti na Mac računalu i na uređajima s iOS operativnim sustavom.

Koji će korisnici paketa na kraju odabrati ovisi o posebnim zahtjevima koje je potrebno profesionalno riješiti u uredu. U svakom slučaju, uredski softver daje odlučujući doprinos učinkovitom i umreženom radu u uredu i privatnom okruženju.

Daljnji članak:

• Što je novo u Microsoft Office Live Workspaceu i Office Live Small Business