Digitalni adresari sadrže zbirku manje ili više dosljednih podataka o kontaktu. Ponekad pozdrav ili naziv tvrtke nedostaju, često postoji nekoliko pravopisa, na primjer za telefonske brojeve.
Ako izvozite svoj adresar u Excel, možete brzo vidjeti gdje u zapisima podataka ima praznina ili čak pogrešaka. To se može prikladnije ispraviti u Excelu: Ovdje je lakše kopirati polja, a tu je i funkcija pretraživanja i zamjene.
Izvoz podataka o kontaktu
Adresar možete izvesti u Excel na sljedeći način:
- Otvorite modul kontakte.
- U Outlooku do verzije 2007 pozivate naredbu Datoteka → Uvoz / izvoz na. U Outlooku 2010 pozivate Datoteka → Otvori → Uvezi na.
- Odaberite Izvezi u datoteku i kliknite Unaprijediti.
- Odaberite vrstu datoteke Microsoft Excel 97-2003 i kliknite na Unaprijediti.
- Odaberite kontakte i kliknite Unaprijediti.
- Odredite gdje i pod kojim imenom Excel datoteku treba spremiti i kliknite Unaprijediti.
- kliknite na Polja karte. Provjerite jesu li polja iz Outlooka ispravno preslikana u polja u Excel proračunskoj tablici. Zadaci se obično podudaraju. Ako ne, jednostavno povucite jedno od polja iz lijevog prozora u odgovarajuće polje u desnom prozoru. Kada završite, zatvorite dijalog pomoću u redu.
- kliknite na Potpunotako da se generira Excel datoteka.
Uređivanje podataka pomoću programa Excel
Otvorite datoteku s podacima o kontaktu u Excelu. U tablici se brzo mogu uočiti tipične nedosljednosti, pogreške u dodjeli i različiti pravopisi. Često pozdrav nedostaje, ponekad su dijelovi imena pogrešno dodijeljeni:
Ovdje možete jednostavno kopirati i zalijepiti stupac pozdrav ispunite ispravne pozdrave i ispravite netočne dodjele pomoću opcije drag & drop.
Uz naredbu Pretražite i zamijenite ispraviti različite pravopisne brojeve telefona i faksa. Da biste to učinili, prije pozivanja naredbe označite odgovarajuće stupce kako biste ograničili pretraživanje na njih. Na ovaj način također možete umetnuti pozivni broj zemlje (+49 za Njemačku) ispred telefonskog broja i ukloniti prvu nulu iz pozivnog broja.
Kako bi se spriječilo da se telefonski brojevi i poštanski brojevi promijene slučajnim oblikovanjem ćelije (npr. Dodjelom formata datuma), tim je poljima prethodio apostrof pri izvozu iz Outlooka. Excel ove brojeve tumači kao tekst, a ne kao brojčane vrijednosti. Prilikom pretraživanja u Excelu ne smijete unijeti prethodni apostrof, inače Excel neće pronaći pojmove za pretraživanje.
Kada završite s uređivanjem, spremite Excel datoteku u formatu Radna knjiga programa Excel 97-2003 i zatvorite ga.
Ponovno uvezite kontakte
Promijenjenu Excel datoteku možete izvesti natrag u Excel na sljedeći način:
- Pozovite naredbu u programu Outlook do verzije 2007 Datoteka → Uvoz / izvoz ili u programu Outlook 2010 Datoteka → Otvori → Uvezi na.
- Odaberite Uvoz iz drugih programa ili datoteka i kliknite Dalje.
- Odaberite vrstu datoteke Microsoft Excel 97-2003 i kliknite na Unaprijediti.
- Odaberite Excel datoteku. Pod, ispod Opcije izabrati Duplikati zbog uvezenih elemenata zamijeniti. Zatim kliknite na Unaprijediti.
- Odaberite kao ciljnu mapu kontakte a zatim kliknite Unaprijediti.
- kliknite na Potpunotako da se podaci uvoze.