Skenirajte dokumente: upute i besplatni programi

Lako postignite svoj cilj s ovim korak-po-korak uputama

Ako kod kuće imate papirnate dokumente koje želite digitalno zaštititi, možete ih skenirati. Čak i u mnogim uredima još uvijek postoje stare datoteke i dokumenti koje je potrebno prenijeti u digitalni svijet. Skenerom je lako stvoriti digitalne slike analognih dokumenata. Mogu se skenirati čak i fotografije ili dijapozitivi, a arhiviranje se ne vrši samo u kutijama i albumima s fotografijama u podrumu. Skeniranje stvara 2D ispis analognog dokumenta, koji se zatim može urediti na računalu prema potrebi.

Skeniranje dokumenata: zato ima smisla

Kada skenirate dokument, on stvara njegovu digitalnu verziju koju možete spremiti na računalo. Zahvaljujući skeniranju, možete:

• podržati
• poredati po
• urediti
• duplikat
• poslati

Datoteka koju je stvorio vaš skenirani dokument u početku reproducira podatke sadržane u izvornom dokumentu. Zatim možete urediti datoteku kako želite pomoću odgovarajućeg softvera za skeniranje. Bilo da se radi o prilagodbama boja ili spajanju različitih skeniranja - vi odlučujete želite li i kako promijeniti skeniranje.

Skener: Možete birati između ove 2 varijante

Za skeniranje dokumenata potreban vam je skener. Možete birati između dvije varijante:

• S skenerom na ploči imate kompaktni uređaj s kojim možete skenirati formate DIN A4 i manje veličine dokumenata.
• S višenamjenskim uređajem ne možete samo skenirati, već i ispisivati i kopirati. Ranije su mnogi multifunkcionalni uređaji također imali integriranu funkciju faksa, danas je to više poput WLAN -a ili Bluetooth -a koji je ugrađen u uređaje.

Višenamjenski uređaji znatno su veći od skenera s ravnom pločom i stoga se češće koriste u uredima ili radnim okruženjima. Ako imate višenamjenski uređaj i ako često skenirate i ispisujete, najbolje je kupiti uređaj s ulagačem dokumenata kako ne biste morali ulagati svaki list papira zasebno.

Skeniranje dokumenata: ovako to funkcionira

Za skeniranje dokumenata potrebno vam je računalo i skener.

Povežite skener s računalom.

Zatim stavite dokument sa stranom za skeniranje okrenutom prema dolje na staklenu ploču uključenog skenera.

Zatim pritisnite gumb "Skeniraj" i jednim klikom ćete vidjeti sliku dokumenta prikazanu na ekranu računala nakon nekoliko sekundi.

Spremite dokument kad budete zadovoljni s njim.

Ako želite nešto promijeniti, možete ponoviti skeniranje nakon što prilagodite postavke.

Nakon skeniranja uredite dokument kako želite pomoću odabranog softvera. Na primjer, ako ste ga skenirali pod kutom, možete ga ispraviti programom poput Scantailor.

Spremite ga čim završite s uređivanjem.

Uz odgovarajući softver, kao što je iCopy, možete i ispisati skenirane dokumente izravno ako imate pisač spojen na računalo. Pomoću programa za e-poštu kao što su Microsoft Outlook, Thunderbird ili Windows Mail moguće je skeniranje slati izravno kao e-poštu. Možete odmah digitalizirati i dijeliti papirnate dokumente. Usput, opseg isporuke programa Microsoft Outlook također uključuje ScanPST - pomoću ovog programa možete popraviti svoju osobnu mapu u programu Outlook.

Savjet

Prije skeniranja provjerite jeste li skener postavili na ispravnu razlučivost. U suprotnom, tekstualni elementi mogu izgledati zamućeni. Odaberite rezoluciju od 300 dpi za crno -bijele tekstualne dokumente. Ako se bavite tekstom na papiru u boji, također možete prilagoditi svjetlinu skeniranja prema gore - za 10 posto.

Što više boja i grafike skenirate, datoteka će na kraju biti veća. Ako želite uštedjeti prostor za pohranu i ubrzati skeniranje, možete postaviti postavke boja za skeniranje na crno -bijelo ako boje nisu toliko važne za vaš digitalni dokument.

Za skeniranje ne morate preuzimati dodatni softver s Interneta. Ovo vam je potrebno samo ako kasnije želite urediti svoj digitalni dokument. Većina skenera dolazi s pridruženim softverom koji možete koristiti za skeniranje i postavljanje osnovnih postavki. U sustavu Windows 10 za skeniranje vam nije potreban softver.

Skeniranje u sustavu Windows 10

1. Prije početka pokrenite skener.

2. Otvorite izbornik Start u donjem lijevom kutu, a zatim unesite funkciju "Windows faks i skeniranje" u funkciju pretraživanja.

3. Pritisnite program, a zatim idite na "Novo skeniranje".

4. Pod "Pregled" možete prilagoditi područje koje želite skenirati prema vašoj želji.

5. Sada možete odabrati format u koji želite spremiti skenirano. Skeniranje je također moguće spremiti kao PDF datoteku.

6. Nakon skeniranja skenirane dokumente pronaći ćete u mapi "Dokumenti" -> "Skenirani dokumenti"

7. Također imate mogućnost prosljeđivanja datoteke drugim osobama putem pošte ili faksa tijekom skeniranja.

   

Spremite skenirane datoteke u ovaj format

Skeniranje se u pravilu sprema u formatu JPEG.webp ili JPG.webp (Joint Photographic Experts Group). JPEG.webp format najpopularniji je format za spremanje slikovnih datoteka jer skeniranje nije ništa drugo do slikovna datoteka. JPEG.webp radi na temelju piksela, a kompatibilnost i upotrebljivost su visoki. Gotovo svi softverski programi također mogu otvoriti JPEG.webp format ili pretvoriti druge formate datoteka u JPEG.webp. Međutim, pri skeniranju može doći do blagog gubitka kvalitete ako se dokument tada spremi kao JPEG.webp. U slučaju ozbiljnih abnormalnosti, to se obično može nadoknaditi i preraditi softverom.

Drugi formati su PNG i TIFF formati. PNG je posebno prikladan kada se slikovne datoteke trebaju komprimirati. TIFF omogućuje pretvorbu datoteka bez pogoršanja kvalitete. Datoteke u Tiff formatu također se mogu posebno dobro obraditi grafičkim softverom.

Spremite skenirane datoteke u PDF formatu pomoću programa Adobe Acrobat

Da biste skeniranje spremili kao PDF, potrebno je prepoznavanje teksta, poznato i kao OCR (optičko prepoznavanje znakova). Ovo optičko prepoznavanje znakova također omogućuje pretraživanje slika ili grafike za tekstualne elemente tako da se pretvaraju i pretvaraju u datoteke za uređivanje i pretraživanje. Slikovne datoteke u JPEG.webp formatu nisu, na primjer, u sustavu Windows 10 možete odabrati spremanje skeniranja kao PDF izravno pri izradi skeniranja. Ako koristite program Adobe Acrobat, skenirane datoteke možete spremiti izravno kao PDF datoteku. Zatim možete skenirati papirnati dokument s automatskim prepoznavanjem boja i spremiti ga kao PDF ili možete postaviti svoje osobne specifikacije pod "Korisnički definirano skeniranje".

Možete birati između ovih zadanih postavki:

• Automatsko otkrivanje načina rada u boji
• Dokument u boji
• Crno -bijeli dokument
• Dokument u sivim tonovima
• Fotografija u boji

Također možete odabrati želite li istovremeno skenirati više datoteka kao PDF datoteku. Zatim možete optimizirati skenirane PDF -ove. Nažalost, Adobe Acrobat nije besplatan ako ga želite koristiti dugoročno - probna verzija dostupna je besplatno.

Top 5: Ovi besplatni programi za skeniranje i ispis se preporučuju

ABBYY Fine Reader

FineReader omogućuje skeniranje, uređivanje skeniranja i pretvaranje skeniranih dokumenata u PDF dokumente. Možete bilježiti dokumente i dijeliti ih s drugima, a pritom pratiti promjene koje su napravljene u vašoj datoteci. Skeniranje se također može pretvoriti u Excel ili Word datoteke.

Readiris Pro

Softver Readiris Pro kompatibilan je sa sustavima Windows 7,8 i 10. Skenirane datoteke možete pretvoriti u PDF, ePub format e -knjige, RTF, TXT, HTML, JPEG.webp, PNG, TIFF i još mnogo toga. Ne morate se ograničiti samo na dokumente temeljene na tekstu. Softver također može čitati tekstualne elemente sa slika i izdvajati samo te. Ako skenirate svoje skenirane datoteke u PDF formatu s Readiris Pro, softver možete koristiti i za naknadno spajanje, sažimanje i organiziranje vaših PDF datoteka.

PaperScan

Pomoću programa PaperScan možete skenirati dokumente, crteže i fotografije. Skeniranje možete rotirati, pomicati, zrcaliti ili uklanjati kako želite. Popravci datoteka mogu se izvesti i pritiskom na gumb, poput podešavanja pukotina ili rupa prisutnih na analognom predlošku. Također možete prilagoditi boje kako želite, a dokument se također može pretvoriti u sive ili crno -bijele. Također možete birati između mnogih filtara. Mogu se odabrati sljedeći formati:

• PDF
• JPG.webp
• PNG
• TIF
• WEBP
• JP2
• JB2

NAPS 2

NAPS 2 znači "Not Another PDF Scanner" i jednostavan je alat za skeniranje vaših dokumenata i slika. Skener se ne mora instalirati zasebno putem upravljačkog programa, već ga program automatski prepoznaje. Skenirane datoteke možete urediti prije skeniranja, na primjer određivanjem odjeljka slike. Zahvaljujući automatskom prepoznavanju teksta, možete brzo kopirati tekst iz dokumenata. Snimke možete spremiti u uobičajene JPG.webp, PNG, TIFF i naravno PDF formate.

VueScan besplatno izdanje

VueScan Free Edition podržava više od 1.850 skenera. Uz besplatni softver možete skenirati ne samo dokumente, već i slike i filmove. Možete birati između različitih razina kvalitete kako biste svoje predloške digitalizirali što je bolje moguće. Također možete unaprijed obrezati skeniranje, prilagoditi boje i odabrati različite mogućnosti filtra.

Savjet:

Dokumenti se mogu skenirati i pametnim telefonom. Pomoću aplikacija poput Adobe Scan ili CamScanner možete jednostavno fotografirati dokumente kamerom svog pametnog telefona. Adobe Scan čak omogućuje prepoznavanje teksta pomoću OCR -a. Nakon procesa skeniranja sliku možete spremiti na pametni telefon, poslati ili učitati u oblak.

Zaključak: skenirajte dokumente i uredite ih kako želite

Ako želite digitalizirati papirnate dokumente, ne možete izbjeći njihovo skeniranje. To se može učiniti pomoću pametnog telefona, ali skener je bolji i ima više mogućnosti. Ovisno o tome koliko skenirate, ispisujete i kopirate, kupujete samo ravni skener ili višenamjenski uređaj. Uz Windows 10 više vam nije potreban dodatni softver za skeniranje dokumenata. Ako želite urediti, pretvoriti, izrezati ili spojiti skeniranje, potreban vam je dodatni program, poput VueScan ili Readiris Pro. Ovisno o operativnom sustavu, možda će vam trebati i dodatni softver za pretvaranje skeniranih datoteka u PDF datoteku. Pobrinite se da to uključuje i optičko prepoznavanje teksta (OCR) kako bi se vaša skeniranja mogla uređivati i pretraživati.