Dobro upravljanje podacima: zadaci, alati i koncept

To su četiri vrste podataka koje morate apsolutno znati

Pitanje ispravnog upravljanja podacima postaje sve važnije za tvrtke. Uostalom, velike se količine podataka svakodnevno obrađuju u tvrtkama, a s jedne strane ih stavljaju na raspolaganje, a s druge štite samo je dio upravljanja podacima.

Što uključuje upravljanje podacima? definicija

Upravljanje podacima odnosi se na prikupljanje, korištenje i pohranu podataka uzimajući u obzir nekoliko parametara. S podacima se treba upravljati jeftino, sigurno i učinkovito. Upravljanje podacima trebalo bi omogućiti zaposlenicima u tvrtkama i drugim organizacijama da koriste podatke za postizanje ciljeva, donošenje odluka, provedbu mjera i time povećaju vrijednost tvrtke. Ova uporaba podataka mora se odvijati pod određenim specifikacijama i uvijek biti optimizirana.

U tom kontekstu, upravljanje podacima i upravljanje procesima blisko su isprepleteni. Uostalom, u mnogim tvrtkama podaci predstavljaju imovinu tvrtke. Odgovarajući procesi bitni su za učinkovitu zaštitu ove vrijednosti, ali i za stvaranje novih vrijednosti te za pristup postojećim podacima bez ikakvih problema.

Za odgovorno i učinkovito upravljanje podacima, tvrtkama je potreban koncept koji obuhvaća sve aspekte:

• Prikupiti podatke
• spremanje podataka
• obraditi podatke
• Arhivirajte podatke
• brisanje podataka

U najboljem slučaju, ovaj koncept uzima u obzir zahtjeve tvrtke za upravljanje podacima te sigurnost i zaštitu podataka.

Postoje 4 različite vrste podataka

Za cjelovit pristup upravljanju podacima važno je razumjeti različite vrste podataka. Uostalom, na primjer, s osobnim podacima kao što su imena i adrese zaposlenika želi se postupati drugačije nego s podacima koje objavljujete na web stranici svoje tvrtke na način koji je svima čitljiv.

Osobni podaci

Svi podaci koji se odnose na određene osobe, poput imena, adrese ili bankovnih podataka zaposlenika, osobni su podaci. Međutim, mjerni podaci i podaci o korisnicima koji se prikupljaju također se računaju kao osobni podaci. Svi podaci koji se odnose na naše zaposlenike i klijente, kao i druge treće strane računaju se kao osobni podaci. Oni moraju biti posebno zaštićeni.

Osjetljivi podaci tvrtke

Svi podaci koji se odnose na tajne poduzeća, poput poreznih i računovodstvenih dokumenata, osjetljivi su podaci tvrtke. Podaci koji se generiraju tijekom projekata, kao što su izračuni, recepti, podaci istraživanja i tehničko znanje, također se klasificiraju kao osjetljivi podaci. Interni postupci ili procesi, popisi kupaca i korporativne strategije također se računaju u ovom području. Ovdje je važno jasno definirati koje se informacije moraju zaštititi, a koje ne, kao dio upravljanja podacima. Obično tvrtke imaju nove zaposlenike koji prilikom pristupanja tvrtki potpisuju ugovor o povjerljivosti, s kojim se obvezuju da neće otkrivati osjetljive podatke tvrtke trećim stranama.

Sekundarni podaci

Sekundarni podaci proizlaze iz dalje obrađenih primarnih podataka. Odnose se na sve podatke koji su stvoreni za drugu svrhu, a pojavljuju se i kao dio mjere. Ako se, na primjer, tablice zaposlenika ili kupaca mogu vidjeti na fotografijama koje su snimljene i objavljene u vlastitim prostorijama tvrtke, to su sekundarni podaci. Čak i ako je, na primjer, provedeno istraživanje, mogu se pojaviti sekundarni podaci. Stvarni upitnik su primarni podaci, a rezultati koji su sažeti iz tih primarnih podataka i više ne dopuštaju donošenje zaključaka o ispitanicima, tada su sekundarni podaci.

Javno dostupni podaci

Ako se podaci dijele s javnošću na web stranici vlastite tvrtke ili u tiskanim dokumentima, oni moraju ispunjavati određene zahtjeve. Na primjer, autorska prava ili prava na zaštitni znak ne smiju biti povrijeđena, na primjer, na fotografiji se mogu vidjeti drugi brendovi osim vašeg. Vaše vlastite logotipe i slogane treba zaštititi od krađe od strane drugih, na primjer tako da ih registrirate kao riječ ili figurativni znak.

Upravljanje podacima: Postoje ti zadaci

U upravljanje podacima ulaze različiti zadaci.

• Prikupljanje podataka Uzimajući u obzir ekonomiju podataka, tj. Može se prikupiti samo onoliko podataka koliko je stvarno potrebno. U Općoj uredbi o zaštiti podataka (GDPR) ta je dužnost štedljivosti utvrđena.
• Osigurajte kvalitetu podatakapažljivim radom pri unosu podataka.
• Korištenje podataka učiniti transparentnim.
• Izbjegavajte prijenos podataka, ako je moguće. Što se više podataka premjesti iz A u B, to postajete ranjiviji na povrede sigurnosti ili gubitak podataka.
• Neka izvori podataka budu lako dostupni.
• Čuvajte podatke na siguran način, na primjer u oblaku ili unutar softvera baze podataka koji je predviđen za tu svrhu.
• Sigurni podaci i redovito stvarati sigurnosne kopije, na primjer u oblaku ili na vanjskim medijima za pohranu.
• Zaštitite datotečne sustave i cijeli IT, od hakerskih napada ili zlonamjernog softvera. To je moguće uz vatrozide i najnoviju zaštitu od virusa.
• Unutarnja zaštita podataka dodjelom prava unutar podatkovnih sustava. Uostalom, podaci o zaposlenicima, na primjer, također moraju biti zaštićeni od drugih zaposlenika.
• Zaštitite hardver, protiv požara, oštećenja vode ili prenapona.
• Prenesite kompetentnost u rukovanju podacimakako biste izbjegli pogrešan rad.
• Provjerite kvalitetu podataka, po mogućnosti u fiksnoj pravilnosti.
• Arhiviranje podatakakako bi količina podataka o sustavima i uređajima koji se trenutno koriste bila što manja. Na primjer, podaci se također moraju pohraniti za poreznu upravu određena vremenska razdoblja, bez obzira jesu li još uvijek potrebni za tekuće poslovanje.
• Trajno izbrišite podatkekako bi s jedne strane stvorili prostor, a s druge se oslobodili odgovornosti za zaštitu podataka. Prije toga treba pažljivo provjeriti mogu li se podaci za brisanje zaista trajno izbrisati ili možda ipak nisu potrebni drugdje. Brisanje nije isto što i brisanje, pa se podaci na nekim tvrdim diskovima jednostavno prepisuju. Da biste ih doista uklonili, trebali biste raditi s odgovarajućim programima kao što je CCleaner.
• Pridržavajte se pravne sigurnosti i putem a redovita analiza vlastitih podataka slijede zajedničke zakone.
• Uvidi transparentni stvarati i dijeliti s drugima.

Izazovi i ciljevi u upravljanju podacima

Izazov pri upravljanju podacima je u tome što su svi ti zadaci međusobno povezani i dizajnirani što je moguće učinkovitije i praktičnije. Svaki zaposlenik trebao bi imati pristup podacima koji su mu potrebni bez zanemarivanja zaštite podataka. Takozvana smjernica za upravljanje podacima može biti korisna za tvrtke. To definira način na koji se podaci obrađuju u tvrtki.

Posebni izazovi u upravljanju podacima proizlaze, između ostalog, iz ovih aspekata:

• stalno povećanje količine podataka (veliki podaci)
• sve više perfidnih napada hakera na sigurnost podataka
• Stalno se mijenjaju zakonski zahtjevi, što znači da tvrtke uvijek moraju biti ažurne

Promjene unutar organizacije također kompliciraju rukovanje podacima. Budući da tema upravljanja podacima postaje sve važnija u mnogim tvrtkama, sada postoje čak i stalna radna mjesta, takozvani upravitelji podataka, koji se bave isključivo ovom temom.

Upravljanje podacima: 4 moguća softverska rješenja

Postoje različite mogućnosti i mnoga gotova softverska rješenja za upravljanje podacima u tvrtkama:

Sustavi upravljanja sadržajem	CMS su sustavi u kojima se sadržaj i informacije grupiraju. Baze podataka također se mogu integrirati u sustave za upravljanje sadržajem.
Upravljanje glavnim podacima	Upravljanje matičnim podacima znači središnje upravljanje glavnim podacima, tj. Temeljnim podacima organizacije. Bilo da se radi o podacima o zaposlenicima ili o klijentima - svi oni spadaju u matične podatke i zahtijevaju posebnu zaštitu.
Sustavi planiranja resursa poduzeća	S takvim cjelovitim softverom mogu se zabilježiti svi resursi organizacije. Radna oprema, materijali, mjesečni troškovi zaposlenika i još mnogo toga mogu se preslikati na nju.
Sustavi za upravljanje dokumentima	Takvi se sustavi mogu koristiti za pohranu, sortiranje, upravljanje i arhiviranje dokumenata. Na primjer, ecoDMS je prikladan za mala poduzeća i samostalne poduzetnike.

Google, Oracle, SAP i mnoge druge velike tvrtke nude brojne alate i programe za upravljanje podacima.

Upravljanje podacima za privatne osobe

Za slobodnjake, samostalne poduzetnike i male startupe, tema upravljanja podacima također je relevantna od prvog dana i trebali bi se u ranoj fazi osvrnuti na odgovarajući softver.

Tema upravljanja podacima također je relevantna kao privatna osoba, iako na manjoj razini. Na kućnom računalu, pametnom telefonu i tabletu postoji velika količina podataka koje je potrebno sortirati, upravljati i sigurnosno kopirati.

Korisni alati za upravljanje podacima

Možete upravljati podacima s pravim alatima - postoji pravi softver za svaku namjenu:

• Pomoću Naruči u mojoj mapi možete sortirati datoteke i upravljati njima na svom Windows računalu.
• DirPrintOK ispisuje pregled vaših mapa i datoteka kao popis.
• Uz VisiPics možete pronaći dvostruke fotografije na tvrdom disku i izbrisati nepotrebne slike kako biste napravili mjesta za nove podatke.
• DupeGuru će vam pomoći pronaći duple datoteke. Možete sortirati prema različitim vrstama datoteka, poput glazbe, slika itd.
• Otključajte blokirane datoteke pomoću programa Unlocker.
• Softver Jajuk omogućuje vam uvoz glazbene zbirke, a zatim je sortirajte.
• Terminplaner.net jednostavan je alat za upravljanje datotekama.
• Ant Movie Catalog pomaže u katalogiziranju video zapisa, DVD-a i Blu-zraka.
• Upravitelj datoteka Double Commander pogodan je za kopiranje i premještanje datoteka radi stvaranja reda na računalu. Ovaj program možete koristiti i za skupno preimenovanje datoteka.
• Dircomp vam omogućuje da međusobno uspoređujete potpune mape kako bi zalihe podataka bile dosljedne.
• Uz preuzimanje "Brzo brisanje praznih mapa" možete jednostavno izbrisati prazne mape u programu Outlook.
• Folder Axe omogućuje vam da podijelite mape koje sadrže velike količine datoteka u dvije ili više mapa.
• Alat Toucan ima samo jednu funkciju: udobno i sigurno kopiranje datoteka. Ovaj posao obavlja na zadovoljavajući način.
• Audio knjige možete čitati pomoću CDexa ili EasyTaga i spremiti ih na tvrdi disk.
• S IsoBusterom možete čitati slikovne datoteke.

Savjeti i trikovi za dobro upravljanje podacima

Dobro upravljanje podacima počinje s pravim alatima, ali zahtijeva mnogo više. Ako slijedite nekoliko pravila, produžit ćete životni ciklus svojih podataka i spremiti kaos u vašem sustavu:

• Neka kvaliteta podataka bude visoka od samog početka. Nemojte unositi netočne, nepotpune, loše strukturirane ili nepotrebne podatke. Izbjegavajte dupliciranje.
• Imajte na umu važeći zakon o zaštiti podataka kako biste izbjegli probleme.
• Izradite sigurnosnu kopiju podataka kako biste se uvijek mogli vratiti na sigurnosnu kopiju.
• Učinite korištenje podataka transparentnim.
• Najbolje je staviti svoje podatke tamo gdje imaju svoje konačno odredište.
• Standardizirajte pravopise i prijevode.
• Automatizirajte procese poput stvaranja sigurnosnih kopija.
• Pojednostavite procese.
• Mrežna rješenja učinkovito i kombiniraju različite metode kako bi se prikazalo najopsežnije moguće upravljanje podacima.
• Integracija podataka i spajanje različitih informacija u jedinstvenu strukturu također ima smisla.

Zaključak: upravljanje podacima zahtijeva strukturirane postupke

Upravljanje podacima složeno je područje s mnogo različitih zahtjeva. Postoje različite vrste podataka i sa svakim se mora postupati drugačije. Na primjer, dok su osobni podaci predmet posebne zaštite, drugi su podaci namjerno dostupni javnosti. Upravljanje podacima postavlja mnoge izazove u upravljanju, sigurnosnom kopiranju i arhiviranju podataka. Tvrtke su razmažene izborom iz različitih softverskih rješenja. Privatni pojedinci također se moraju baviti temom upravljanja podacima. Mnogi mali alati pomažu u tome i olakšavaju rješavanje neprestano rastuće količine podataka.