Savjeti stručnjaka za rad s Outlookom
Microsoft Outlook jedan je od najpopularnijih komunikacijskih programa koje svakodnevno koriste milijuni ljudi širom svijeta. Outlook bi trebao pomoći, između ostalog, učiniti pisanu komunikaciju putem e-pošte učinkovitijom i profesionalnijom. Kako bi to osigurao, Outlook ima brojne funkcije. Funkcija sortiranja bitna je opcija za svakodnevni rad.
Razvrstavanje i ciljano arhiviranje e-pošte, privitaka i informacija važno je i u Outlooku i općenito u analognoj uredskoj komunikaciji. Registri i mape neophodni su u uredima, na primjer, za pohranu offline dokumenata na temelju razumljivih kriterija. Dobro osmišljena struktura mapa i funkcija sortiranja u Outlooku također jamče da su bitni podaci i poruke e-pošte dostupni u samo nekoliko klikova.
Kako koristiti funkciju sortiranja u programu Outlook
Neki korisnici programa Outlook primaju stotine e -poruka dnevno. S toliko informacija teško je pratiti stvari i odabrati pravi prikaz. Bitno je omogućiti automatsko prikazivanje poruka prema definiranim kriterijima. Ugrađena funkcija sortiranja programa Microsoft Outlook može vam pomoći da učinkovito i na korisnički orijentiran način sortirate poruke. Funkciju sortiranja možete koristiti na sljedeći način:
-
Dođite do bilo koje mape. Iznad e-poruka sadržanih u direktoriju pronaći ćete funkciju sortiranja i filtriranja programa Microsoft Outlook.
-
Između ostalog, poruke možete filtrirati prema sljedećim kriterijima:
- Pročitajte ili nepročitajte poruke.
- Po prioritetu.
- Do početka ili datuma dospijeća.
- Prema veličini.
- Prema predmetu.
- Od pošiljatelja.
- Prema vrsti.
- Prema biljkama.
- Po računu.
Osim toga, u dijaloškom okviru "Sortiranje" možete odrediti treba li najnoviji ili najstariji element uvijek biti pri vrhu.
Mnoštvo mogućnosti odabira, koje možete prepoznati kada ih aktivirate kvačicama, omogućuju vam da posebno rasporedite sadržaj mape. Na taj način možete na prvi pogled vidjeti koji su zadaci, informacije i poruke važni i koje je potrebno obraditi. Postavke funkcije filtra razumljive su i mogu se prilagoditi u roku od nekoliko sekundi.
Kako sortirati i strukturirati Outlook - 2 važna stručna savjeta
Osim važne funkcije sortiranja u programu Microsoft Outlook, komunikacijski program možete profesionalno strukturirati sa samo nekoliko promjena. Ovdje vam mogu pomoći dva bitna savjeta stručnjaka:
Savjet stručnjaka 1: stvorite mape za pohranu e-pošte prema temi
S pristiglom poštom s više stotina poruka lako je izgubiti pojam o stvarima. Korištenje funkcija "Sortiraj" i "Traži" u Outlooku može pomoći u bržem prikazu e -pošte koju tražite. Istodobno, obje funkcije nisu lijek kada je u pitanju strukturirani rad s Outlookom. Da biste izgradili strukturu u Outlooku, važno je raditi sa sustavom osobnih mapa. Osobne mape korisne su jer se mogu koristiti za sortiranje i pohranjivanje poruka e-pošte prema temi.
Možete jednostavno stvoriti osobnu mapu u strukturi mapa vašeg poštanskog sandučića. To funkcionira tako da desnom tipkom miša kliknete na područje gdje bi se trebala generirati osobna mapa. U dijaloškom okviru koji se pojavi odaberite "Nova mapa" i dodijelite naziv. Zbog toga mapa pripada vašem osobnom sustavu mapa i prikazuje se u vašem prikazu.
Dobro osmišljena struktura mapa i sustav mapa profesionaliziraju rad s Outlookom i dio su uredske organizacije koja gleda naprijed.
Savjet stručnjaka 2: kategoriziranje e -poruka u Outlooku
Poruke e-pošte u programu Microsoft Outlook ne sortirate isključivo pomoću ugrađene funkcije sortiranja. Osim toga, kategorije vam mogu pomoći da klasificirate e -poštu i organizirate poštanski sandučić. Na primjer, možete imenovati kategorije prema odjelima ili imenima korisnika ili pojasniti status obrade s kategorijom. Ključne riječi poput "učinjeno" ili "dospjelo plaćanje" parametri su sortiranja koji vam pomažu da se bolje organizirate.
Da biste stvorili novu kategoriju, idite na područje izbornika "Kategorije" na kartici "Početna" i na padajućem izborniku odaberite "Sve kategorije". U dijaloškom okviru kliknite gumb "Novo". Nakon što ste unijeli naziv za svoju novu kategoriju, potvrdite postupak s OK. Kao rezultat toga, možete podijeliti svoje e-poruke u određene kategorije i preciznije ih vizualizirati pomoću kodiranja u boji.
Funkcija sortiranja u Outlooku može pomoći u profesionalnom organiziranju e -poruka
Funkcija sortiranja u programu Microsoft Outlook važan je alat koji vam je na raspolaganju. Pomaže pojedinačno sortiranje i prikaz e -pošte u pristigloj pošti ili u drugim mapama. Odabir kategorija jamči da se sortiranje može provesti prema planu.
Osim toga, ima smisla postaviti razumljive strukture mapa za organizaciju dolazne komunikacije u Outlooku. Funkcija kategorija u Outlooku bitna je ako želite segmentirati e -poštu prema predmetnom području. Sve zajedno uzete opcije učinkovite su kako biste u bilo kojem trenutku mogli sortirati, pohranjivati i pronaći e-poštu u Outlooku.
