Prilagodite Outlook - savjeti i postavke

Pomoću ovih savjeta možete prilagoditi Outlook

Kao korisnik softvera, važno je izvršiti osobne postavke i stalno prilagođavati program. To se odnosi na Microsoft Outlook, kao i na druge aplikacije koje se redovito koriste u profesionalnom ili privatnom okruženju.

Određene postavke u Outlooku važne su kako biste u svakom trenutku mogli vidjeti tko je napisao e-poštu i s kojeg je uređaja poslana. Osim toga, svaki korisnik Outlooka želi moći učinkovito i funkcionalno koristiti program.

Osnovna prilagodba desktop verzije programa Microsoft Outlook započinje instalacijom. Za korištenje Outlooka potreban je Microsoftov račun. Microsoft Outlook mora biti povezan s Microsoftovim računom tijekom početne instalacije. Postavke se mogu pregledati i promijeniti u bilo kojem trenutku odlaskom na karticu "Datoteka", a zatim klikom na stavku izbornika "Uredski račun".

Mobilna verzija programa Microsoft Outlook za tablete ili pametne telefone besplatna je i ne mora se personalizirati u odnosu na Office račun.

Prilagodite Outlook - praktične opcije koje štede vrijeme

Osim Office računa, koji nije dostupan u verziji za stolna računala, postoje i druge mogućnosti za prilagodbu programa Microsoft Outlook. Sljedeće opcije i funkcije dostupne su vam za prilagodbu softvera s obzirom na inicijale, vaše ime i druge postavke. Osim osnovnog prikaza područja za čitanje ili veza na radnoj površini, dostupno je i bezbroj drugih funkcija i opcija.

Na primjer, možete odabrati da se i pristigla pošta i kalendar prikazuju istovremeno. Ako s Outlookom radite mnogo sati dnevno i koristite veliki monitor visoke razlučivosti, ima smisla držati otvorena dva prozora programa Outlook jedan do drugog. Na taj je način tekst bolje zastupljen i odvojen od drugih funkcija. Na primjer, mogli biste otvoriti kalendar ili adresar i pristiglu poštu u sljedećem polju. Ova personalizacija prikaza daje bolji pregled i omogućuje vam učinkovitiji rad.

Slična je situacija i sa standardnom mapom za privitke. Mapa za preuzimanje sustava Windows 10 obično se predlaže kao zadana mapa.

Prilagodite alatne trake i veze - ovako to funkcionira

Outlook standardno ima dvije alatne trake s gumbima za važne funkcije:

• Standardna alatna traka.
• Proširena alatna traka.

Sastav standardne alatne trake ovisi o odgovarajućem Outlookovom modulu. Kao i u svim ostalim programima sustava Office, može se personalizirati dodavanjem dodatnih gumba za naredbe izbornika na alatne trake. U osnovi, možete prilagoditi svaku alatnu traku u Outlooku i prilagoditi je svojim potrebama. To je korisno kako biste mogli raditi učinkovitije i ciljanije.

Slična je situacija s prečacima koje možete ugraditi na radnu površinu sustava Windows ili u izbornik Start za pokretanje određenog Outlookovog modula. Korisnici koji rade s nekoliko profila u Outlooku mogu koristiti naredbu u naredbenom retku da odluče s kojim profilom Outlook treba pokrenuti. Ako želite češće pozivati svoj Outlook s istim početnim parametrima, poželjno je postaviti odgovarajući prečac na radnoj površini.

Kartica Datoteka: Prilagodite automatske odgovore i mirno otiđite na odmor

Pomoćnik izvan ureda u Outlooku važan je za nesmetanu komunikaciju. Ako ne možete poslati ili primiti bilo koju poruku u određenom vremenskom razdoblju, funkcija "automatskih odgovora" ciljana je i učinkovita. Ako primite e-poruku, pošiljatelj će automatski biti obaviješten koliko dugo nećete biti dostupni i tko će vas zamijeniti. Personalizirana funkcija "automatskih odgovora" jamči da su kupci, zainteresirane strane ili kolege u svakom trenutku obaviješteni o odsutnosti, na primjer zbog godišnjeg odmora.

Prilagođavanje fontova u Outlooku nije teško

Jedna od najpopularnijih opcija personalizacije u Outlooku je prilagođavanje zadanih fontova. Svatko ima različite želje u pogledu izgleda svojih poruka. Iz tog razloga ima smisla personalizirati fontove ili druge stilske uređaje. Provođenje promjena nije teško. Ako radite bez predloška, font se može lako prilagoditi na kartici "Poruka" u izborniku "Tekst".

Ako se koriste predlošci formata, predložak se mora jednom promijeniti. Osim toga, ovisno o korištenoj verziji Outlooka, postoje različite opcije izbornika za promjenu fonta u predlošcima.

Savjet:

Ovisno o postavci, e-poštu ćete primati u običnom tekstu ili u html formatu. Ako se želite brzo prebaciti u HTML format za pregled pojedinosti e -pošte, to možete učiniti pomoću tipkovnog prečaca ALT + SHIFT + H.

Prilagodite postavke prikaza u programu Outlook - postavite Outlook na željeni način

Osim standardnog prikaza u Outlooku, imate i druge praktične mogućnosti za podjelu zaslona i prikaz pošte. Na primjer, prozor za pregled u programu Outlook nudi jedinstvenu opciju. Sadržaj e-pošte odabrane u pristigloj pošti pojavljuje se ovdje u kompaktnom obliku, bez da morate otvarati e-poštu dvostrukim klikom.

Prilagođeni prikazi mogu se u bilo kojem trenutku poništiti u programu Outlook. To se može učiniti ručno ili alternativno pomoću naredbe Windows. Istodobno, prozor za pregled možete postaviti pojedinačno i prikazati ga s desne strane ili ispod popisa poruka, na primjer.

Unatoč preglednom prikazu kroz prozor za pregled, neki su korisnici načelno odlučili isključiti pregled u Outlooku. Pozadina ovoga je rizik da će virus ili zlonamjerni softver automatski preuzeti kontrolu prije nego što se otvori zlonamjerna pošta. Ako želite biti na sigurnom, možete isključiti prozor za pregled, spriječiti učitavanje vanjskih slika i sadržaja ili dopustiti da se HTML e -poruke prikazuju samo u običnom tekstualnom formatu.

Koristite gotove opcije prikaza i prilagodite navigacijsko područje - tako to funkcionira

Korisnici prvih verzija programa Outlook cijenili su mnoge gotove opcije prikaza koje više nisu dostupne u programu Outlook 2010 ili trenutnoj verziji programa Outlook 365. Na primjer, nepročitane poruke možete prikazati samo u trenutnoj mapi. Korisna je bila i mogućnost ograničenja razdoblja prikaza i, na primjer, prvenstveno prikaza e-pošte iz posljednjih sedam dana. Unatoč nedostatku unaprijed postavljenih postavki u novijim verzijama, omiljene prikaze možete definirati i spremiti u programu Outlook 2010 i novijim verzijama.

U osnovi, također je poželjno prilagoditi navigacijsko područje programa Outlook vašem osobnom načinu rada. Između ostalog, možete prikazati i sakriti navigacijsku traku, koristiti tipkovne prečace za brzo prebacivanje na drugi izbornik ili odrediti drugu početnu mapu. Kao i u pristigloj pošti, također možete uključiti područje za čitanje svojih bilješki. U tom slučaju Outlook prikazuje sadržaj trenutno odabrane bilješke u donjoj polovici prozora.

Postavite kalendar, zadatke i obveze prema vašim potrebama

Također možete prilagoditi kalendar u Outlooku i, između ostalog, postaviti redoslijed kategorija boja za označavanje obveza. Da biste stvorili termin, kliknite u polje "Oznaka" u dijalogu za obvezu i odaberite odgovarajuću boju. Zahtjeve za sastanke možete automatski izbrisati iz pristigle pošte čim odgovorite na njih. Ova je opcija prema zadanim postavkama aktivirana u programu Outlook i može se deaktivirati ili aktivirati.

U svakom slučaju, trebali biste proširiti vezu do datotečnog sustava na navigacijskoj traci. Pomoću korisnih veza možete integrirati mape na tvrdom disku ili datoteke koje su redovito potrebne. Pomoću ovih prečaca Outlook možete trajno prilagoditi.

Definirajte pravila za automatiziranje Outlooka

Outlook nudi mogućnost korištenja pravila i makronaredbi za automatizaciju Outlooka. Pravila treba prilagoditi u programu Outlook. Sva pravila u programu Outlook definirate na kartici "Datoteka" u stavci izbornika "Pravila i obavijesti".

Omogućite obavijesti na radnoj površini u programu Outlook

Ako želite biti obaviješteni o dolaznoj e-pošti iz Outlooka, jednostavno možete aktivirati obavijest na radnoj površini. Kako to učiniti:

1. U Outlooku do verzije 2007 pozivate naredbu "Alati, pravila i obavijesti". U programu Outlook 2010 idite na "Upravljanje datotekama, pravilima i obavijestima".

2. Odaberite pravilo i kliknite "Promijeni pravilo", a zatim "Uredi postavke pravila".

3. Pritisnite "Dalje" da biste otvorili dijalog u kojem možete odabrati radnje.

4. Ovdje aktivirate opciju "Prikaži obavijest na radnoj površini" (kao i "Ne primjenjuj daljnja pravila" ako ova opcija već nije aktivirana).

5. Zatim kliknite na "Završi".

Pravila su personalizirana tako da se izvode samo po vašoj uputi umjesto u automatiziranoj primjeni. Da biste ručno pokrenuli pravila, uklonite kvačicu ispred naziva pravila u "Pravila poruka".

Također možete koristiti pravila za automatsko sortiranje pristigle pošte. U tom slučaju, poruke koje zadovoljavaju određene kriterije dodjeljuju se unaprijed definiranim kategorijama. Automatsko arhiviranje jedna je od najvažnijih funkcija zasnovanih na pravilima u programu Outlook. U načelu se može posebno prilagoditi. Nazivi arhiva mogu se mijenjati ako je potrebno kako bi se izbjeglo suvišno i zadržalo pregled. Makroi se također mogu pokrenuti za automatsko premještanje e-pošte koja sadrži unaprijed definiranu ključnu riječ.

Održavajte jasnoću u programu Outlook - koliko je jednostavno

Osim toga, možete odabrati postavke za pojedinačne Outlookove module, na primjer za e-poštu ili za pojedinačne mape unutar pristigle pošte, koje odstupaju od standardnih postavki. Zanimljiva je, na primjer, funkcija "Dnevnik". S funkcijom dnevnika možete pratiti elemente poput poruka e-pošte ili sastanaka u programu Microsoft Outlook. Također možete pratiti druge datoteke sustava Microsoft Office, kao što su Wordovi dokumenti. Unatoč dodanoj vrijednosti, funkcija dnevnika zahtijeva mnogo memorije. Ako ne želite koristiti funkciju dnevnika ili je više ne želite koristiti, preporučljivo je isključiti je. Kao rezultat toga, PST datoteka ostaje upravljiva u smislu njene veličine.

Ukratko, jasnoća je ključna za uspjeh u Outlooku. Ulazna pošta, kalendar, adresar i druge funkcije podržavaju svakodnevni rad samo ako su predstavljene učinkovito i razumljivo. Da biste to postigli, možete koristiti miš za ručno podešavanje širine stupaca u tabličnim prikazima, na primjer u kalendaru obveza.

Prilagodite poštanski sandučić i dolaznu i odlaznu poštu - koje postavke imaju smisla

Osim prilagođavanja prikaza, jedan od najvažnijih koraka je personalizacija pristigle pošte u Outlooku i prilagodba dizajna. U Outlooku imate opciju u pristigloj pošti da definirate koliko često treba preuzimati e-poštu. Umjesto pozivanja poruka svakih 15 minuta, ima smisla povećati vremenski raspon kako biste mogli neometano raditi duže.

U osnovi se može reći da je važno koristiti Outlook kao radni alat i ne dopustiti da vam Outlook ometa rad. Svatko tko radi koncentriran na zadatku trebao bi ukloniti sve vrste smetnji ili ih umanjiti što je više moguće kako bi promicao učinkovit rad. Ometajući čimbenici mogu uključivati dolaznu e-poštu ili obavijesti na radnoj površini prilikom primanja e-pošte. Prilagodba vremenskih raspona, tonova i obavijesti u pristigloj pošti bitna je za svakog korisnika Outlooka.

Korisnici Outlooka koji žele promijeniti vrijeme čekanja poslužitelja na POP3 računima moraju izvršiti ovu vrstu personalizacije u registru, jer sustav omogućuje poslužitelju vremensko ograničenje do 10 minuta.

Prilagodite i automatizirajte potvrde o čitanju - ovo vam štedi vrijeme

Ako dolazne poruke sadrže potvrde o čitanju, to povećava svijest. Ako istodobno prečesto primate potvrde o čitanju, na primjer u slučaju serijske pošte, možete isključiti zaslon u programu Outlook ili, pak, automatski poslati potvrde o čitanju. Obje opcije mogu biti korisne kako bi se rjeđe ometale u tijeku rada tijekom dana. U starijim verzijama Outlooka 2000, 2003. i 2007. primitak čitanja mora se isključiti na drugi način, u opcijama povijesti.

Prilagodite posjetnice i automatski spremite privitke - zašto je to važno

Korisnici Outlooka cijene mogućnost pridruživanja posjetnica s njihovim specifičnim podacima o pošiljatelju e-pošti. Pojedinačno prilagođene posjetnice s točnim podacima za kontakt važne su kako bi primatelji mogli s vama komunicirati profesionalno i bez smetnji. Zanimljivo je i korištenje opcije “Follow-up” za prilagođavanje teme poruke crvenom bojom. Primatelj brže čita važne poruke jer su prikazane u određenoj boji.

Ako dnevno ili tjedno primate veliki broj poruka s prilozima, na primjer dokumente na fakturi ili crteže, možete koristiti besplatni alat za automatsko spremanje do programa Outlook 2007. Za trenutnu verziju Outlooka 365, Outlook Attachment Extractor alternativni je vanjski alat s kojim se privici automatski predmemoriraju na temelju pravila.

Uklonite ili smanjite omiljene mape i prilagodite traku za brzi pristup

Microsoft Outlook prikazuje mapu favorita na navigacijskoj traci iznad mape e-pošte. Ako se ova mapa ne koristi, može se ukloniti ili smanjiti iz verzije programa Outlook 2007. U Outlooku 2007 i u svim sljedećim verzijama postoje dva isprobana načina za minimiziranje mape. Na taj način štedite prostor i osiguravate jasnoću u strukturi mapa.

Traku za brzi pristup u Outlooku i u drugim softverskim aplikacijama Microsoft Office korisnici cijene jer podržavaju učinkovit rad. Ovu traku za brzi pristup moguće je personalizirati sa samo nekoliko klikova. Da biste to učinili, kliknite simbol na traci za brzi pristup: "Linija / strelica prema dolje."

Kao rezultat toga, otvara se prozor za odabir u koji možete integrirati daljnje funkcije u traku za brzi pristup. Postavite kvačicu ispred jedne od naredbi za dodavanje odgovarajućeg gumba na traku. Nasuprot tome, uklonite kvačicu ispred naredbi za koje traka ne smije sadržavati gumbe.

QuickSteps - najbolje iskoristite učinkovite pomagače u programu Outlook

Brzi koraci isporučeni kao Smarttools od verzije Outlooka 2010 moraju se prilagoditi prije nego što se mogu koristiti prvi put kako bi se mogli učinkovito koristiti. Brze korake možete pronaći na kartici "Start".

Osim gotovih Brzih koraka, poput „E-pošte tima“ ili „Gotovo“, mogu se dodati i drugi pojedinačni brzi koraci koji personaliziraju i pojednostavljuju rad s Outlookom.

Prilagođavanje formata ispisa vašim vlastitim specifikacijama štedi vrijeme i novac

Outlook nudi širok raspon mogućnosti i funkcija za prilagođavanje formata ispisa za dokument. Pogotovo ako nekoliko zaposlenika radi s jednim računalom, to može dovesti do problema i pogrešnih otisaka. Kako biste smanjili netočne ispise, prije ponovnog ispisa korisno je vratiti format ispisa na zadane vrijednosti. To se može učiniti sa samo nekoliko klikova u postavkama Outlooka.

Prilagodite traku zadataka i navigacijsko područje kako biste se usredotočili na ono što je važno

Traka obaveza u programu Microsoft Outlook obično prikazuje navigator datuma, kao i trenutne obveze i zadatke.

U ovom slučaju personalizacija znači prioritiziranje važnih stvari kako se bitni sastanci i zadaci nikada ne bi zaboravili.

Ako nemate puno prostora na ekranu ili želite e -poštu staviti u prvi plan, možete smanjiti navigacijsku traku u programu Outlook. U tom su slučaju gumbi koje koristite za odabir različitih Outlookovih modula u obliku ikona.To jamči da postoji više prostora za čitanje e-pošte. Postavke se mogu po želji poništiti.

To se također odnosi na popularne i praktične obavijesti na radnoj površini. Postavljeno je na maksimalno trajanje od 30 sekundi. Ako želite povećati prikaz izvan ovog maksimalnog raspona, morate intervenirati u registru za ovu vrstu personalizacije.

Pojedino prikazujte tablice u Outlooku - na taj ćete način zadržati jasnoću

Microsoft Outlook je:

• U pristigloj pošti,
• U kalendaru,
• U adresaru i
• Za ostale funkcije

strukturiran poput stola. Tablice jamče jasnu prezentaciju. Tablični prikazi, na primjer u pristigloj pošti, mogu se ručno prilagoditi mišem s obzirom na širinu stupaca.

Prilagodite integrirane navigacijske programe

Microsoft Outlook nudi vam mogućnost otvaranja karte ulica u Microsoftovim Bing kartama za kontakt pomoću gumba "Dodijeli". Ovo će prikazati adresu kontakta. Prikaz karte ulica može se odabrati čim unesete poštansku adresu za kontakt u Outlooku.

Izradite ili izmijenite obrasce - ovako se pravilno prilagođavate

Rad s obrascima u alatima za razvoj Microsoft Outlook nije svakodnevica.

Na primjer, ako želite stvoriti obrazac za zadatak, Outlook vam daje mogućnost personalizacije obrasca u alatima za razvojne programere. Kad u obrazac dodate polja, Outlook automatski postavlja polje za unos i oznaku zajedno. Čim kasnije kliknete na jedan od dva elementa, odabire se samo ovaj element. Kako biste premjestili oba elementa u isto vrijeme, ima smisla ako spojite oba elementa jedan s drugim. To se radi pomoću "Grupe".

Sažetak i zaključak: Ako personalizirate Outlook, štedite vrijeme i radite produktivnije

Baš kao što svatko ima osobni ukus pri odabiru namještaja za dom, Microsoft Outlook bi također trebao biti posebno osmišljen i prilagođen svakom korisniku. Funkcije softverske aplikacije trebaju biti prilagođene dotičnom korisniku i njegovim potrebama. Prilagođene trake izbornika, individualno prilagođena pretinac pristigle pošte i druge postavke softvera važne su kako bi mogle raditi što učinkovitije i djelotvornije.