Outlook: Poznavanje i korištenje savjeta i trikova

Za vas imamo sve informacije!

Microsoft Outlook jedan je od najpoznatijih i najučinkovitijih komunikacijskih programa na tržištu softverskih aplikacija. Osim dobro poznatih funkcija, kao što su promjena fonta ili boje, prilagodba oblikovanja, pokretanje provjere pravopisa ili otvaranje prozora kalendara, postoje i drugi unutarnji savjeti i trikovi koje bi svaki korisnik trebao znati. Ovi savjeti i savjeti omogućuju korisnicima Outlooka da na najbolji način iskoriste Outlook kako bi brže i preciznije radili s Outlookom.

Savjeti i trikovi za Outlook

U osnovi, svaki se korisnik suočava s pitanjem trebaju li koristiti plaćeni komunikacijski program kao što je Microsoft Outlook ili su zadovoljni s besplatnim aplikacijama kao što su Microsoft Mail ili Mozilla Thunderbird. Ako ste se odlučili za Microsoft Outlook, postavlja se i pitanje trebate li kupiti Outlook ili Office u 32 ili 64 -bitnoj verziji.

Ovo je načelno pitanje i koliko je moćno računalo koje se koristi. S 32-bitnom verzijom može se instalirati najviše 4 GB RAM-a. Nasuprot tome, 64-bitni operacijski sustav podržava značajno veći RAM i stoga ima višu razinu performansi. U pravilu se može koristiti 8 GB, 16 GB ili više RAM -a.

Korisnici mogu pronaći priručnike za sve programe i funkcije Outlooka te uz sve ostale softverske aplikacije tvrtke Microsoft na Internetu na sljedećoj poveznici: docs.microsoft.com/de-de/.

Pokrenite Outlook brže i smanjite veličinu podatkovne datoteke

Svakodnevni rad s Outlookom zabavan je ako program radi brzo i bez funkcionalnih kvarova. Ako se softverska aplikacija pokreće polako i polako, možda je za to krivo previše ili prespori dodaci. U ovom slučaju važno je ukloniti nepotrebne dodatke kako biste sustav ponovno ubrzali.

Velike PST ili OST datoteke također mogu usporiti sustav i komunikaciju s programom Microsoft Outlook. Iz tog razloga ima smisla redovito provjeravati veličinu PST datoteke. Sve informacije i postavke iz Outlooka spremaju se kao unos u PST ili OST datoteku. Veličina datoteke može se smanjiti spremanjem ili arhiviranjem mapa ili datoteka velikog volumena.

Nakon veće radnje u kojoj se datoteke provjeravaju i brišu, podatkovna datoteka se možda neće smanjiti u istom trenutku. To je zato što Outlook ne briše odmah podatkovnu datoteku nakon brisanja podataka. Alternativno, kompresija podatkovne datoteke može se pokrenuti i ručno. Ovaj postupak omogućuje brže izvršavanje potrebnih sigurnosnih kopija. Osim toga, Outlook se brže pokreće.

Važno: Neprestano provjeravajte mapu "Poslane stavke". U mnogim slučajevima ona sadrži ogromnu količinu podataka i privitaka koji nisu apsolutno potrebni. Ako želite uštedjeti prostor za pohranu, može biti učinkovito djelomično isprazniti mapu "Izbrisane stavke".

Također može biti zanimljivo i praktično zabilježiti i ocijeniti vrijeme rada s Outlookom. Znati koliko dugo traju radni koraci može biti važno, ne samo za samozaposlene, slobodnjake ili poslodavce. Privatni pojedinci također imaju koristi od procjene podataka, koji se lako mogu prenijeti u Microsoft Excel.

E-pošta i promet e-poštom: savjeti za bolji pregled i učinkovitost

Postoji mnogo savjeta i trikova koji se odnose na pisanje i slanje e -pošte i opći promet e -pošte. Na primjer, jeste li znali da pomoću programa Outlook možete zatvoriti sve prozore odjednom?

• U Outlooku do verzije 2007 zovete Datoteka → Svi elementi zatvori.
• U programu Outlook 2010 preuzmite naredbu Prikaz → Prozor → Zatvori sve stavke.

Usput, ove naredbe ne zatvaraju samo poruke, već i sve ostale prozore programa Outlook. Ako još niste spremili promjene u jednom od prozora, Outlook vam daje priliku za to.

Drugi važan savjet za Outlook je da temu naknadno dodate u pristiglu poštu. Kasnije dodavanje teme u poruku može biti korisno kako biste u budućnosti mogli učinkovitije i brže pretraživati sadržaj e-pošte. U slučaju e-pošte koja se šalje s kratkim predmetom ili bez njega, ima smisla kasnije promijeniti temu.

Neka Outlook bude jasan - ovako radi

Jasnoća je u osnovi važno pitanje u Outlooku. Na primjer, mnogi se korisnici pitaju kako možete pratiti mnoge poruke i odvojiti važno od nevažnog. Jedan je način prilagoditi prikaze u Outlooku. Cilj svake promjene postavki trebao bi biti da se pristiglom poštom može upravljati. Učinkovitost obrade e-pošte također može uključivati automatsko sortiranje pristigle pošte kronološkim redoslijedom. Ovaj postupak omogućuje, na primjer, nakon dužeg odsustva s godišnjeg odmora, da Outlook otvori sljedeću nepročitanu e-poštu umjesto sljedeće pročitane poruke.

Funkcija prikaza poruka za svakog primatelja ili općenitog zajedničkog prikaza povezanih e-poruka također može biti bitna. Glavne opcije postavki mogu se pronaći u izborniku "Pogled".

Savjet iznutra:

U Outlooku također možete koristiti postavke prikaza za prikaz ukupnog broja poruka u mapi umjesto broja nepročitanih poruka u pristigloj pošti.

Otvorite novu e -poruku - bilo gdje, bilo kada

Dvaput kliknite na slobodno mjesto u mapi ili u pristigloj pošti da biste otvorili prozor u koji možete napisati novu e-poštu.

Međutim, ovo funkcionira samo na slobodnim radnim mjestima ispod popisa e-pošte-inače će Outlook otvoriti e-poštu na koju ste kliknuli. No, popis e-pošte možete sakriti klikom na ikonu plus pored stupca koji je trenutno grupiran u programu Outlook do verzije 2007. U Outlooku 2010 smanjite popis klikom na crni trokut pokraj grupiranog stupca.

Pošaljite sadržaj međuspremnika kao e-poštu

Jeste li napisali nešto u Outlooku ili drugom programu i želite poslati ovaj tekst kao e-poruku (ili kao dio e-pošte)?

1. Odaberite odjeljak teksta i kopirajte ga u međuspremnik pomoću Ctrl + C.
2. Prebacite se na Outlook (bez obzira koji je modul trenutno otvoren).
3. Pritisnite Shift + Ins - Outlook otvara novi prozor e -pošte i kopira sadržaj međuspremnika u njega.

Ako se ne pojavi prozor za e-poštu, kliknite bilo koji element u prozoru programa Outlook (to također može biti sastanak ili kontakt) i ponovno pritisnite Shift + Ins.

Prihvatite ili odbijte pozivnice pomoću tipkovnog prečaca

Jeste li primili zahtjev za sastanak? Ako ga želite prihvatiti, odaberite ga u pristigloj pošti i pritisnite Alt + C ("c" za "aCcept", u prijevodu: "prihvaćam"). Ako ga želite odbiti, odaberite ga i pritisnite Alt + D ("D" za "odbijanje").

Ponovite posljednje pretraživanje u Outlooku

Sigurno znate da ste u dugačkoj e -pošti sa Uređivanje ⇒ Pronađi (do programa Outlook 2003) ili Poruka ⇒ Traži ili potražite niz znakova pomoću tipkovnog prečaca F4. Dokle god ste otvorili dijalog za pretraživanje, možete koristiti gumb Nastavite tražiti skok na sljedeću pojavu.

Međutim, kada zatvorite dijalog, pritisnite kombinaciju tipki Shift + F4 - Outlook će prijeći na sljedeću pojavu bez prethodnog otvaranja dijaloga.

Čim stignete na posljednje mjesto, Outlook prikazuje odgovarajuću poruku.

Poredajte i pretražujte Outlook još brže

Želite li prikazati sve e-poruke iz trenutne mape koje potječu od određenog pošiljatelja? U Outlooku do verzije 2007 postupite na sljedeći način:

1. Pritisnite polje za pretraživanje ili pritisnite Ctrl + E da postavite kursor u polje za pretraživanje.
2. Unesite prvih nekoliko slova imena pošiljatelja. Outlook sada filtrira sve e-poruke koje sadrže tekst za pretraživanje unet u pošiljatelja, predmet ili tekst poruke.
3. Kliknite naslov stupca iztako da se e-poruke od ovog pošiljatelja prikazuju zajedno.

U Outlooku 2010 postoji brža varijanta (ali nažalost samo iz ove verzije):

1. Kliknite naslov stupca izsortirati po ovom stupcu. Na taj način se sve e -poruke od svakog pošiljatelja prikazuju jedna ispod druge.
2. Unesite prvih nekoliko slova koja počinju imenom pošiljatelja. Ovo će vas odvesti na prvu e -poruku od ovog pošiljatelja.

Automatski dovrši polje za adresu u programu Outlook

Outlook obično predlaže adrese e-pošte koje se već koriste čim upišete slovo ili dva u NaUneseno polje. Outlook pretražuje popis prethodno unijetih adresa e-pošte (popis za automatsko dovršavanje). Ako se to ne dogodi, možete koristiti Ctrl + K za traženje odgovarajućih unosa u adresaru.

Prikažite nazive datoteka sustava izravno

Često otkrivate da u e-pošti primate cijeli niz privitaka datoteka i imate poteškoća pri razdvajanju datoteka jer se nazivi razlikuju samo na kraju, ali Outlook ne prikazuje imena datoteka u cijelosti? Zatim morate otvoriti e -poštu da biste vidjeli puna imena.

U Outlooku to možete učiniti i bez otvaranja e-pošte. U kontekstnom izborniku (u pristigloj pošti) pronaći ćete vlastitu naredbu koju možete koristiti za otvaranje podizbornika u kojem se vide nazivi svih sustava. Iz podizbornika možete odmah otvoriti pojedine sustave s pridruženim programom. Naziva se naredba u kontekstnom izborniku Prikaži privitke.

Premještajte e -poštu bez povlačenja i ispuštanja

E-poruke se obično mogu vrlo lako premjestiti u mapu pomoću opcije drag & drop. Ponekad, međutim, povlačenje i ispuštanje nije praktično, na primjer pri "zamjeni miša" na nekim prijenosnicima. Naredba iz kontekstnog izbornika pomaže:

• U Outlooku do verzije 2007 desnom tipkom miša kliknite e-poštu (e) i pozovite naredbu Premjesti u mapu na. U dijalogu koji se sada otvara odaberite željenu odredišnu mapu i kliknite na u redu.
• U programu Outlook 2010 desnom tipkom miša kliknite e-poštu (e) i pozovite naredbu Potez i odaberite željenu mapu iz podizbornika koji će se sada otvoriti. Međutim, u podizborniku se pojavljuju samo mape najviše razine; Dublje ugniježđene mape mogu se pronaći putem unosa izbornika U drugoj mapi.

Upravljajte pohranom e -pošte i internetskom vezom

Ako želite poslati e-poštu s velikim privitkom većom od 20 MB putem Outlooka, najvjerojatnije ćete dobiti poruku o pogrešci sa standardnim postavkama Outlooka. Microsoft Outlook ograničava veličinu datoteka koje možete poslati na 20 MB ili 10 MB za Exchange račune. Ovo ograničenje sprječava vaše računalo da neprestano prenosi prevelike privitke koji premašuju ograničenja za većinu davatelja internetskih usluga. Možete poslati privitke veće od prosjeka putem usluge OneDrive ili drugog davatelja usluga u oblaku. Slike i grafike posebno mogu zauzeti puno prostora. Iz tog razloga od Outlooka 2010 imate alternativu komprimirati slike prije slanja e-poštom.

Ako nemate dovoljno brzu ili samo skupu internetsku vezu na odmoru ili poslovnom putu, ima smisla preuzeti prvi zaglavlja e -poruka u Outlooku kao prvi korak. U tom slučaju ćete u svakoj e -poruci vidjeti sljedeće podatke:

• Referenca,
• Pošiljatelj,
• Primatelj,
• Datum slanja.

Tek kad otvorite e -poštu, ona će se u potpunosti preuzeti. Postavke unosite u opcijama programa Outlook.

Softverski savjet:

Ako želite automatski izbrisati duple e-poruke, softver MoDupRemover može biti zanimljiv i učinkovit. Sustavno briše duple poruke od prvih dana Outlooka i kompatibilan je s trenutnom verzijom Outlooka i Windows 10.

Video vodič - savjet stručnjaka: Kako spremiti osobnu bilješku u programu Outlook

Savjet stručnjaka "vlastita bilješka"

U nekim slučajevima može biti važno dodati osobne bilješke u e -poruku. Outlook nudi ovu opciju za svoje korisnike s funkcijom "Javna poruka". Pomoću ove funkcije možete stvoriti poruku u pristigloj pošti ili u određenoj mapi bez da je morate poslati. Unatoč zavaravajućem izrazu "javna poruka", ova je bilješka vidljiva samo korisniku. Ne može se poslati jer nema polje za primatelja. U programu Outlook 2010 i novijim verzijama pozovite naredbu "Start> Nove stavke> Dodatne stavke> Objavi javnu poruku u ovoj mapi". U trenutnoj verziji Outlooka 365 funkcija se zove "Objavi u ovoj mapi". Opciju možete pronaći na vrpci "Start".

Pomoću brzih dijelova možete profesionalizirati vlastite bilješke ili poruke općenito. Slično serijskim modulima u programu Microsoft Word, brzi moduli u Outlooku sastoje se od gotovih tekstova ili dijelova teksta koji se mogu spremiti kao brzi moduli na kartici "Umetanje" u kategoriji "Tekst". U načelu, iz svake e -pošte može izrasti jedan ili više brzih dijelova.

Ispišite i spremite e -poštu

Nisu sve poruke važne i potrebno ih je zadržati. Neki su e-mailovi također bitni s profesionalnog ili privatnog gledišta i trebaju se arhivirati i također ispisati. Čak i ako Outlook ima dobru funkciju ispisa na ploči, neće se sve ispisane e-poruke ispravno ispisati. To radi bez ikakvog napora pregledanjem e-pošte u pregledniku. Ispis također radi s porukama oblikovanim u html -u. U pregledniku ćete pronaći i određene postavke prikaza pomoću kojih možete pregledati i postaviti ispis.

Mapa za pretraživanje

U Outlooku ćete pronaći obje mape za pretraživanje na strani sustava, a možete stvoriti i mape za osobno pretraživanje. Pomoću mapa za pretraživanje možete sortirati svoju poštu prema unaprijed definiranim kriterijima. Postojeće mape za pretraživanje mogu se pronaći na vrpci "Mape". Tamo možete stvoriti i nove mape za pretraživanje.

Važni tipkovnički prečaci i brzi koraci:

1. Otvorite kontekstni izbornik putem tipkovnice: Pritisnite tipku Shift + tipku F10.
2. Otvorite dijaloški prozor: Ctrl + Shift + Y.
3. Premjestite poruke u mapu: CTRL + SHIFT + V.
4. Izradite bilješku (iz svakog modula): CTRL + N ili CTRL + SHIFT + N.
5. Ispišite nekoliko e-poruka odjednom: držite pritisnutu tipku CTRL i kliknite mišem jednu na drugu.
6. Izbrišite nepročitane, nevažne e -poruke jednim klikom: CTRL + A.
7. Pokrenite Outlook samo jednom: C: \ Program Files \ Microsoft Office \ OFFICExx \ outlook.exe "/ recikliraj (Za xx unesite broj verzije Outlooka i kopirajte naredbu u naredbeni redak desnim klikom)

Zaključak: Koristite Outlook savjete i trikove iz razloga učinkovitosti

Iznad svega, korisnici cijene Microsoft Outlook koji je prilagođen korisnicima i raspon funkcija, koje osim sastavljanja i slanja e-pošte uključuju mnoge druge alate i funkcije. Poznavanje općih funkcija programa Outlook bitno je. Osim toga, iz razloga učinkovitosti, povoljno je isprobati i primijeniti dodatne savjete i trikove. Pomoću njih moguće je najbolje iskoristiti Microsoft Outlook, profesionalno obraditi svaki zadatak i iskoristiti sve mogućnosti koje softverska aplikacija nudi privatnim ili poslovnim korisnicima.