Outlook kontakti - postavke, savjeti i trikovi

Postanite Outlook profesionalac u samo nekoliko koraka

Svi znaju situacije u kojima traže telefonski broj, adresu e-pošte ili podatke za kontakt, a ne mogu ih pronaći. Posebno u vremenski kritičnim trenucima, pretraživanje u adresaru s rukom ispisanim bilješkama ili "neredom papira" može naštetiti živcima. Stres i užurbanost pri traženju kontakata, adresa ili telefonskih brojeva prošlost je s programom Microsoft Outlook. Osim profesionalnog slanja e-pošte, Outlook uključuje i standardnu funkciju kontakta s kojom se može upravljati raznim digitalnim adresarima, popisima kontakata i listama distribucije.

Outlook adresar možete otvoriti klikom na gumb adresara. Može se prepoznati po tome što predstavlja dvije osobe. Alternativno, možete unijeti riječ za pretraživanje "adresar" u opciju pretraživanja u gornjem dijelu programa Outlook. Ovo će vas također odvesti do prostora za pohranu vaših kontakata.

Microsoft Outlook nudi korisnicima razne funkcije za uvoz, ažuriranje i sigurnosno kopiranje kontakata. Osim mogućnosti ručnog unosa podataka o kontaktu u adresar, postoje i druge mogućnosti pomoću kojih se kontakti mogu jasno prikazati i arhivirati.

Na prvi pogled funkcija kontakta u Outlooku

Ako pogledate funkciju kontakta u programu Microsoft Outlook, odmah primijetite da softver nudi više mogućnosti od samo spremanja ili brisanja kontakata.

Na primjer, imate mogućnost stvaranja vlastitih grupa kontakata za prosljeđivanje e-pošte krugu prijatelja ili određenoj skupini ljudi. Korištenje popisa kontakata uklanja ručno i pogrešno pretraživanje pojedinačnih kontakata kada se poruka pošalje više osoba. U podtočki "Novi elementi" možete poslati e-poruku izravno s funkcije kontakta, sazvati sastanak ili stvoriti osobni zadatak. Ovo također funkcionira pod stavkom "Komuniciraj".

Podstavka "Promijeni prikaz" također je zanimljiva i praktična. U ovom ćete području pronaći nekoliko mogućnosti za prikaz kontakata. Na primjer, svoje kontakte možete pronaći na:

• Obrazac popisa,
• Kao posjetnica ili
• Prilagođen

zaslon kako bi se osigurala jasnoća. Uz opciju Pogled uvijek postoji mogućnost:

• Iznesite određene popise kontakata,
• Spremi kao PDF ili
• Za ispis.

Pogotovo u poslovnom, ali i u privatnom sektoru postoje situacije u kojima morate jednim klikom proslijediti podatke za kontakt drugoj osobi. To funkcionira u unosu "Otpuštanje" putem stavke izbornika "Proslijedi kontakt." U prozoru koji se otvori, imate mogućnost unosa podataka za kontakt:

• Kao Outlook posjetnice ili
• Pošaljite kao Outlook kontakt.

Primatelj tada može jednim klikom prenijeti primljene osobne podatke u svoj osobni adresar u programu Microsoft Outlook.

Ako želite podijeliti cijeli svoj adresar, to možete učiniti klikom na stavku izbornika "Dijeli kontakte." Također možete koristiti primljene vanjske imenike putem točke "Otvori zajedničke kontakte".

Microsoft Outlook omogućuje korisnicima zajedničko korištenje adresa, osobnih podataka i potpunih adresara u timu, stvaranje kontakata, njihovo umetanje i dijeljenje. To je osobito zanimljivo u tvrtkama ili u klubovima. Zajednička upotreba također može biti korisna u obiteljskom području.

U stavci izbornika "Kategorije" možete kategorizirati svoje kontakte u boji jasnim gumbima ili ih označiti kao privatne. Također možete koristiti funkciju pretraživanja u adresarima za jednostavno pronalaženje pojedinačnih kontakata po imenu ili drugim podacima za kontakt. Funkcija pretraživanja s različitim poljima posebno je zanimljiva kada treba upravljati velikim brojem kontakata.

Ukratko, Microsoft Outlook nudi mnoge mogućnosti za organiziranje i arhiviranje osobnih kontakata i dijeljenje kontakata s drugima.

U programu Microsoft Outlook možete upravljati različitim adresarima kako biste svoje kontakte arhivirali odvojeno jedan od drugog. To je važno ako, primjerice, želite profesionalno odvojiti poslovne i osobne kontakte. Možeš:

• Standardni adresar ili
• Zbirka adresara ili adresara,

Koristite za spremanje i arhiviranje imena, adresa e -pošte i drugih podataka. Ako Outlook koristite s računom poslužitelja Exchange, prema zadanim postavkama stvara se globalni popis adresa (GAL). To je potrebno kako bi svi korisnici Exchangea, na primjer u tvrtki, mogli pristupiti istim kontaktima.

Stvaranje adresara u programu Outlook

Ako želite stvoriti još jedan digitalni adresar osim postojećih adresara, to funkcionira prema sljedećim uputama:

1. U izborniku Datoteka prijeđite na podstavku Postavke računa.

   

2. U odjeljku "Dodavanje ili uklanjanje računa ili promjena postojećih postavki veze" doći ćete do novog odjeljka u kojem možete stvoriti drugi adresar u dijaloškom prozoru.

   

3. Pritisnite "Novo", a zatim odaberite želite li integrirati drugi adresar ili uslugu LDAP imenika. LDAP internetski imenik usluga je koja pretražuje direktorije na drugim poslužiteljima kako bi pronašla imena, kontakte ili druge podatke. Korisnici sustava Microsoft Exchange ne mogu dodati novi Outlook adresar.

Zašto biste trebali spremati kontakte i voditi adresar u Outlooku

Adresar u programu Microsoft Outlook može se usporediti s analognom bilježnicom ili telefonskim imenikom s kojim mnogi ljudi još uvijek rade. Pri tome se neprestano unose nove adrese, ažuriraju podaci ili ručno brišu kontakti. Digitalni adresar u Outlooku ispunjava iste zadatke. On čini okvir za kontakte i pojedinosti o kontaktu koji se mogu prikazati u različitim grupama kontakata i kontaktnim mapama. Microsoft Outlook razvija svoj puni potencijal kada se kontakti, kalendar i poruke e-pošte u programskim područjima pregledavaju i koriste kao neodvojiva cjelina.

Drugi razlog zašto važne kontakte treba pohraniti u Outlook ima veze s takozvanom neželjenom poštom. Outlook ima ugrađenu funkciju neželjene pošte i filtrira neželjene poruke ili oglasnu poštu. Zbog specifičnih ključnih riječi u poruci moguće je da će se filtrirati i važne poruke koje nisu neželjene. To možete spriječiti spremanjem svih kontakata u adresar. Outlook prepoznaje kontakte i dodaje ih na popis sigurnih pošiljatelja. Na ovaj način imate jamstvo da sustav pogrešno neće smatrati neželjenu poštu važnim porukama prijatelja ili poslovnih partnera. Ako ste slučajno dodali važan kontakt na popis blokiranih pošiljatelja, možete ukloniti blokiranje klikom na karticu "Blokirani pošiljatelji".

Druga funkcija koja je relevantna za praksu u kojoj funkcija kalendara i popis zadataka surađuju je takozvana ponovna prijava za kontakte. Ova vam opcija omogućuje dodavanje važnih kontakata vašim zadacima u programu Outlook. Na primjer, ako morate nazvati kontakt za tri dana i ne želite postaviti sastanak u kalendaru programa Outlook, kontakt možete prenijeti i na popis zadataka.

Koliko je kontakata korisno i moguće u Outlooku

U analognom adresaru možete brzo izgubiti trag svojim kontaktima. Ako je adresar razvrstan po slovima, visokofrekventni znakovi poput B, S, M ili N brzo se popunjavaju. Posljedica toga je da se nova imena i kontakti ne mogu jasno dodati i pojaviti na marginama. To se ne može dogoditi s digitalnim adresarom jer se u Microsoft Outlooku može upravljati bezbrojnim unosima. Iz tog razloga Microsoft ne nameće ograničenje broja kontakata koji se mogu spremiti u Outlook. Nekoliko stotina ili nekoliko tisuća različitih kontakata može se spremiti u adresar sa svim njihovim podacima. Ako želite upravljati puno kontakata, trebali biste se usredotočiti na oprez pri stvaranju.

Ako imate veliki broj kontakata, trebali biste osobi dodati što više pojedinosti. To povećava šanse da pronađete osobu ili tvrtku koju tražite kada tražite kontakte. Loše ispunjeni podaci za kontakt kontraproduktivni su i dovode do dodatnog posla.

Savjet: Konkretno, provjerite jeste li unijeli ime i prezime svog kontakta u ispravan stupac. Inače može biti veliki izazov ponovno pronaći kontakt u kasnijem pretraživanju.

Izvozite ili uvezite kontakte ili adresar

Uvoz ili izvoz pojedinačnih kontakata ili potpunih adresara, popisa za distribuciju i grupa kontakata lako je moguć u programu Outlook. Na primjer, ako nabavite novo prijenosno računalo, svoje kontakte i adresare možete prenijeti na drugo računalo sa samo nekoliko klikova. Također je moguće podijeliti adresar s drugim ljudima ili kolegama. Ovdje je važno promatrati ovlaštenja i razine ovlaštenja.

Osim izvoza ili uvoza Outlook adresara, koje možete prepoznati po nastavku datoteke .pst, možete postaviti i imenike iz drugih aplikacija u programu Outlook. Na primjer, možete jednostavno otvoriti i pročitati stari Windows račun pošte koji se održavao u sustavu Windows Vista. Da biste to učinili, potrebna vam je podatkovna datoteka iz programa Windows Mail. Ovo se čita pomoću pomoćnika za uvoz i izvoz programa Microsoft Outlook. Čarobnjak za uvoz i izvoz nalazi se pod Datoteka> Otvori i izvezi.

Tada imate nekoliko mogućnosti. Otvorite starije podatkovne datoteke programa Windows Mail s trećim poljem za odabir „Uvoz / izvoz.

Izbrišite dvostruke kontakte - tako to funkcionira

Nakon korištenja Outlooka normalno je da se jedan ili drugi kontakt duplicira u Outlooku. To se može dogoditi osobito ako nekoliko osoba uređuje popis kontakata u Microsoft Exchangeu. Uklanjanje duplikata iz adresara nije teško jer Outlook ima opsežnu funkciju sortiranja na popisu kontakata. Ako želite saznati koji su duplicirani kontakti prisutni u vašem Outlooku, postupite na sljedeći način:

1. U području kontakata programa Outlook idite na karticu Pogled.

2. Kliknite na prvi unos s popisa "Promijeni prikaz."

3. Promijenite prikaz iz "Osobe" u "Popis" ili "Telefon".

   

4. Otvara se prozor u kojem tada možete sortirati svoje kontakte prema različitim kriterijima te filtrirati i izbrisati sve duple kontakte.

5. Ako je potrebno, važne kontakte s kojima redovito komunicirate možete opcionalno označiti kao favorite u adresaru.

6. Ako želite ispisati prilagođeni popis adresa, trebali biste koristiti prilagođeni prikaz s drugačijim redoslijedom umjesto standardnog prikaza. Na ovaj način možete pojedinačno razvrstati sva relevantna polja za kontakt i dobiti ispis s podacima koji su vam važni. U osnovi, ima smisla ispisati nekoliko kontakata i upotrijebiti tiskane popise kontakata pored digitalnih popisa adresa.

7. Kontakt možete izbrisati otvaranjem izbornika za odabir desnom tipkom. U donjem dijelu dijaloškog okvira pronaći ćete stavku izbornika "Izbriši".

   

Video vodič: Kako stvoriti i spremiti novi kontakt u programu Outlook

Stvorite nove kontakte profesionalno

Ako želite stvoriti novi kontakt, to možete učiniti jednim klikom u području kontakata programa Outlook. Ovo radi gotovo identično u Outlooku kao u adresaru sustava Windows Vista ili Windows XP. Da biste to učinili, prvo idite na Novi kontakt u izborniku Start pod "Novo".

Nakon što ste kliknuli na "Novi kontakt", otvara se prozor s različitim opcijama unosa:

Ima smisla ispuniti ulaznu masku i sve opcije najvažnijim podacima i podacima o kontaktu. Na primjer, osim imena i adrese, u polje za bilješke možete unijeti i web stranicu ili adresu za chat ili stvoriti dodatne bilješke o kontaktu. To daje potpunu sliku o osobi. Pogotovo ako je kontakt nov i nepoznat, ima smisla ugraditi što više detalja. Nakon unosa, prozor se zatvara u gornjem desnom kutu pomoću gumba "Spremi i zatvori". Unos kontakta tada se pojavljuje u standardnom adresaru. Prije unosa novog kontakta možete postaviti adresar u koji ga treba spremiti. Također je moguće premjestiti novi kontakt iz standardnog adresara u podmapu ili ga dodijeliti grupi kontakata.

Automatski usvoji e -mail adrese kao kontakte

U privatnoj ili poslovnoj e-pošti uobičajeno je da se stalno stvaraju novi kontakti koje želite prenijeti u adresar. Umjesto mukotrpnog prijenosa podataka o kontaktu, na primjer e-adrese i drugih osobnih podataka, možete automatski usvojiti e-adrese kao novi kontakt u Outlooku. To se događa automatski čim pošaljete poruku novom kontaktu ili odgovorite na e-poštu.

Također je moguće automatski unijeti sve primatelje e-pošte u adresar. To može biti korisno i učinkovito kada ste dio poruke nekolicini adresa s kojima biste htjeli naknadno komunicirati. Spremanje ih označava nove kontakte kao sigurne primatelje. Osim toga, možete kategorizirati kontakte u grupi tako da kasnije jednim klikom možete pisati u grupu kontakata.

Duplicirani kontakti pritiskom na gumb

Dupliranje kontakata također je zanimljivo i praktično. Jednim korakom možete uštedjeti mnogo posla. Kopiranje zapisa podataka učinkovito je, između ostalog, ako morate stvoriti mnogo zaposlenika tvrtke u Outlooku, gdje se razlikuju samo proširenje i naziv. S tipkovnim prečacima Ctrl + C i Ctrl + V, poznatim u sustavu Windows, možete jednostavno duplicirati kontakte.

Odvojite brojeve faksa i adrese e -pošte

Neki korisnici opisuju problem u Outlooku u kojem se pri kliku na polje "Prima" u e-porukama, osim adresa e-pošte, koriste i brojevi faksa. Ovo je pogrešno sortiranje u softveru koje se može očistiti s nekoliko klikova. Da biste to učinili, morate spriječiti prikazivanje brojeva faksa u dijaloškom okviru "Odaberi ime: Kontakti".

Povežite Skype i Outlook putem dodatka

Različite suvremene metode rada sažete su pod krovnim izrazom "Novi rad". Fleksibilno radno vrijeme, digitalizacija i učinkovita komunikacija dio su Novog posla. Video pozivi dobro su poznata opcija koja se često posjećuje, osobito od pandemije korone. Nude mogućnost stupanja u kontakt s ljudima bilo gdje u svijetu po niskim cijenama ili besplatno, a odmah putem Skypea, Whatsappa ili Zooma.

Skype, kao dio Microsoftove obitelji, može se jednostavno integrirati u Outlook. Sa Skypeom je moguće planirati Skype pozive ili konferencije u Outlooku te svakom kontaktu dodijeliti pojedinačno Skype ime. Također možete koristiti dodatak za povezivanje adresara u Outlooku i telefonskog imenika u Skypeu. To jamči da u adresama nema viškova i da postoji jedinstvena baza podataka.

Sažetak i zaključak o kontaktima programa Outlook

Nije teško organizirati kontakte u programu Microsoft Outlook. Outlook otkriva svoj puni potencijal kada se kontakti, e-pošta, zadaci i kalendar koriste kao jedinica. Outlook nudi, između ostalog, sofisticiranog pomoćnika za uvoz i izvoz koji se može koristiti za uvoz kontakata iz starih verzija ili drugih programa. Također je moguće izvesti ili podijeliti kontakte, adresar ili popise kontakata s drugim unutarnjim ili vanjskim korisnicima. Kontakti koji su od velike važnosti mogu se označiti kao omiljeni.

Stvaranje novog kontakta u Outlooku moguće je bez ikakvih problema zbog strukture izbornika prilagođene korisniku. Prilikom stvaranja novih adresa važno je biti oprezan i ne miješati polja za ime i prezime, na primjer. Automatsko spremanje kontakata s dolazne e-pošte i jednostavno filtriranje dupliciranih kontakata pomoću opsežne funkcije pretraživanja također su bitni i relevantni za praksu. Microsoft Outlook sa svojim:

• Zrelo kontaktno područje,
• Mnoge praktične mogućnosti i
• Njegova strukturirana površina

jamstvo je za neiskusne korisnike, kao i za iskusne korisnike da upravljaju kontaktima na smislen, dugoročan i profesionalan način.