Implementacija videokonferencija, alati i pravna osnova

Ostanite povezani sa svijetom od kuće

Najkasnije s pandemijom korone i povezanim kućnim uredom, videokonferencije postale su sastavni dio svakodnevnog posla za mnoge zaposlenike. Zato pobliže razmatramo koji su tehnički zahtjevi potrebni, koji su alati prikladni i koji zakonski uvjeti vrijede za video konferenciju.

Što je video konferencija?

Videokonferencija je sastanak između dvije ili više osoba koji se odvija praktički putem Interneta. Sudionici videokonferencije komuniciraju putem web kamere i mikrofona.

Za organizaciju video konferencije potreban je video poslužitelj kojem mogu pristupiti svi sudionici. Tijekom video sastanka svi uključeni obično se vide.

Moderator često preuzima poziv sudionika na videokonferenciju i sam moderator konferencije. Ta osoba može, primjerice, dopustiti drugim sudionicima da puste svoj monitor ili mikrofon za govor.

Ovisno o softveru za video konferencije, ljudi mogu sudjelovati u događaju sa svojim računalom ili pametnim telefonom.

Na tržištu postoje besplatni i plaćeni alati za video konferencije.

12 pružatelja internetskih sastanaka

1. Mikogo

Mikogo je njemački pružatelj internetskih konferencija i virtualnih prezentacija. Posebnost Mikoga je što se u videokonferenciji dijeli samo zaslon, no sudionici međusobno ne komuniciraju izravno putem videa, već samo putem zvuka.

Domaćin sastanka u Mikogu mora postaviti račun. Ostali korisnici tada mogu biti pozvani putem e -pošte da dijele ili upravljaju zaslonom. Sudjelovanje je moguće putem HTML preglednika putem preglednika sa pametnim telefonom ili radnom površinom.

Veze putem Mikoga šifrirane su sa 256 bita.

Više informacija: www.mikogo.de

2. GoToMeeting

GoToMeeting je dizajniran za video konferencije visoke razlučivosti. Ovisno o odabranom paketu, do 250 ljudi može sudjelovati u video sastanku, a najviše 25 se može povezati putem videa.

Postavljanje sastanka je jednostavno i može se provesti spontano. Moderatori mogu aktivirati pojedinačne funkcije za korisnike, poput mikrofona ili dijeljenja zaslona.

Osim sudjelovanja putem preglednika ili aplikacije, moguće je i pozivanje putem telefona.

Više informacija: www.gotomeeting.com

3. TeamViewer

TeamViewer je alat koji je izvorno razvijen za daljinsko upravljanje računalima. TeamViewer sada nudi vlastiti alat za video konferencije sa "Sastanci". Zahvaljujući end-to-end enkripciji, softver nudi visoke sigurnosne standarde i omogućuje spontane sastanke, kao i glasovne pozive. Komunikacija je moguća izravno putem zvuka ili chata. Do 300 ljudi može sudjelovati u video sastanku s TeamViewerom.

Više informacija: www.teamviewer.com

4. Google Hangouts / Google Meet

Uz Google Hangouts, Google nudi tvrtkama plaćeni alat kao dio G-Suitea. To omogućuje izravno provođenje video konferencija. Alternativno, postoji i mogućnost održavanja video sastanaka s Google Meetom. Korisnici tada čak imaju mogućnost titlovanja razgovora ili njihovog prijevoda uživo. Međutim, funkcija prevođenja još nije u potpunosti razvijena.

Da bi koristili Google Meet, korisnicima je potreban Google račun. Sudjelovanje je moguće i bez aplikacije putem preglednika ili Gmaila. Jedna od prednosti Googleovog alata za video konferencije je ta što se svi drugi Googleovi proizvodi, poput Googleovih proračunskih tablica ili dokumenata i kalendara, mogu jednostavno kombinirati s video alatom.

Više informacija: meet.google.com

5. Cisco Webex

Webex iz Cisca napravljen je za profesionalnu uporabu. Teoretski, do 40.000 ljudi može sudjelovati na sastanku, npr. Na velikim konferencijama ili sajmovima. Sudjelovanje je moguće i bez odgovarajućeg računa putem pozivnice za povezivanje. Međutim, kao registrirani korisnik postoje dodatne funkcije.

Više informacija: www.webex.com

6. Zumiranje

Zoom je jedan od najpopularnijih alata za video konferencije u privatnom i poslovnom području. Sastanci se mogu sinkronizirati i odmah stvoriti s vlastitim kalendarom. Uz suglasnost svih sudionika, video konferencije se mogu snimiti vrlo jednostavno. Još jedna prednost je što zaslone može dijeliti nekoliko sudionika. Također možete stvoriti vlastite sobe za sastanke, na primjer.

Sudjelovanje na konferencijama moguće je putem aplikacije za stolno računalo i pametni telefon, kao i putem preglednika.

Više informacija: www.zoom.us

7. Microsoft timovi

Microsoft Teams dio je Microsoftovog paketa Office365. Alat je prvenstveno specijaliziran za timski rad. Dakle, to nije samo alat za video konferencije, već nudi i elemente upravljanja projektima u isto vrijeme.

Na sastanku može sudjelovati do 10.000 ljudi.

Više informacija: www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

8. Sastanci Adobe Connect

Alat za video konferencije tvrtke Adobe dizajniran je prvenstveno za profesionalne korisnike. Na primjer, sobe za sastanke mogu biti dizajnirane u korporativnom dizajnu. Alat nudi i mnoge posebne značajke, poput anonimnog sudjelovanja na konferenciji.

Više informacija: www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

9. Skype

Microsoftov Skype prvotno je pokrenut kao usluga chata i video poziva. Alat postoji od 2003. No sada mnogi ljudi koriste Skype i za video konferencije. To znači da se datoteke također mogu jednostavno dijeliti ovdje. Komunikacija je moguća i putem integriranog glasnika.

Više informacija: www.skype.com

10. Jitsi Meet

Jitsi nudi čitavu zbirku besplatnog softvera za komunikaciju. To također uključuje alat za video konferencije Jitsi Meet. Video sastanci se mogu započeti spontano bez aplikacije ili registracije. Pridruživanje sastanku moguće je putem pojedinačno generirane aplikacije.

Sastanci putem Jitsija mogu se planirati i organizirati pomoću zajedničkih kalendara. Alat se također može povezati sa softverom za upravljanje projektima kao što je Slack.

Jedini nedostatak: Prema proizvođaču, samo do 35 sudionika može komunicirati u dobroj kvaliteti.

Više informacija: meet.jit.si

11. Pri čemu

Pomoću opcije Where, video konferencije se mogu pokrenuti izravno u pregledniku, bez računa ili aplikacije. Sudjelovanje je lako moguće putem pametnog telefona ili radne površine.

Više informacija: whereby.com

12. SocialHub Meet

Alat SocialHub Meet, razvijen u Njemačkoj, impresionira prije svega implementacijom usklađenom s GDPR-om. Stoga je prikladan za tvrtke koje visoko cijene štite podatke. Na primjer, sve se usluge nalaze na poslužiteljima u Njemačkoj, a pojedinačne sobe mogu se zaštititi lozinkama.

Više informacija: socialhub.io

Važni kriteriji odabira alata za video konferencije

Prvo biste trebali razmotriti koji su vaši zahtjevi za softver za virtualne sastanke. Želite li koristiti alat za održavanje komunikacije s odsutnim zaposlenicima? Ili želite stvoriti komunikacijsku platformu za detaljne razgovore s kupcima? Kako biste napravili pravi izbor za svoje potrebe, trebali biste točno znati koje su vaše potrebe. Važne točke koje treba uzeti u obzir kada Raspon funkcija treba obratiti pažnju na sljedeće:

• Kvaliteta videozapisa visoke razlučivosti ili niske rezolucije,
• Maksimalan broj potencijalnih sudionika,
• Funkcija za podjelu ekrana,
• Mogućnost zajedničkog rada na dokumentima,
• Šifriranje podataka i
• Cijena i obvezujući ugovor.

Koje su prednosti plaćenih alata za video konferencije?

Mnoge tvrtke nude svoje alate za video konferencije besplatno, pa čak i bez registracije. Međutim, ti su alati tada često ograničeni u svojoj funkcionalnosti. Osim toga, može se dogoditi da se besplatne verzije “plate” podacima koje programi prikupljaju.

U slučaju plaćene verzije, "glad za podacima" alata obično je ograničenija.

Ako tvrtkama redovito trebaju alati za video konferencije, najbolje je prijeći na plaćene verzije. Vi imate koristi od veće sigurnosti podataka i svih funkcija koje su vam potrebne.

Koja mi je oprema potrebna za video konferenciju?

Da bi videokonferencija uspješno protekla, moraju biti ispunjeni sljedeći tehnički uvjeti:

• dovoljno brzu internetsku vezu
• fotoaparat s dovoljno velikom rezolucijom
• radni mikrofon

Za provođenje ili sudjelovanje u video konferenciji potrebna je minimalna propusnost od 3 megabita. To osigurava da se slika može vidjeti bez trzanja. U svakom slučaju, tijekom video konferencije preporučljivo je isključiti sve programe koji zahtijevaju veliku propusnost. Čak se i video ili glazbeni streaming ne smiju koristiti tijekom video sastanka ako je propusnost niska.

Mreža na video sastancima

Kako bi videokonferencije protekle bez problema, sudionici se trebaju pridržavati određenih pravila. Moderatori je najbolje da unaprijed obavijeste pravila sastanka. Moguća pravila su:

• Ne govori se bez prethodne najave. Inače se može dogoditi da svi govore odjednom.
• Kad jedna osoba predstavi, ostale isključuju mikrofon. Na taj način predavača ne ometaju zvukovi poput šuškanja.
• Ako sudjeluju svi s kamerom, svi bi također trebali uključiti svoje kamere. Sve drugo bilo bi nepristojno.
• Svi bi se trebali odjenuti za video sastanak kao što bi se obukli za sastanak na licu mjesta. Uostalom, nitko ne bi ušao u ured u odijelu za trčanje.

Prednosti i nedostaci video konferencija

Postoje mnoge tvrtke koje nude video konferencije prednosti:

• Komunikacija na više lokacija bez dugog putovanja
• Ušteda na putnim troškovima
• kraće vrijeme odziva
• optimizirana komunikacija i brže donošenje odluka
• bolje upravljanje krizama i projektima

Međutim, postoje i hendikep kako:

• veći tehnički napor
• Komunikacija je moguća samo uz pomoć pomagala
• smanjeni raspon pažnje na ekranu
• neobavezujući karakter nego na sastanku uživo na licu mjesta

Pravni uvjeti za video konferencije

Što se tiče zakona o zaštiti podataka, video konferencije obuhvaćene su Općom uredbom o zaštiti podataka. U skladu s tim, poslodavci mogu prikupljati i koristiti podatke o zaposlenicima ako služe "svrsi radnog odnosa" (odjeljak 26. stavak 1. BDSG -a) ili ako poslodavac u tome ima "legitimni interes" (članak 6. stavak 1. f GDPR -a).

Interesi poslodavca suprotni su interesima zaposlenika koji su vrijedni zaštite. Oni bi bili u opasnosti, na primjer, ako se alat za video konferencije koristi ne samo za sastanke, već i za nadzor rada u kućnom uredu.

Izbjegavajte umor od video konferencija

U teoriji, video konferencije mogu započeti bilo kada i bilo gdje, ali u praksi nakupljanje video sastanaka može dovesti do umora.

Jedan od razloga za to je velika gustoća podražaja, npr. Na sastancima s velikim brojem sudionika. Istodobno, na video sastanku s uključenom kamerom nikad ne znate tko vas gleda. Taj osjećaj da ste stalno promatrani može pogoršati simptome umora. U konačnici, stalni pogled na zaslon povećava umor bez previše ometanja.

To se može riješiti pauzama u dužim video konferencijama. Također može imati smisla da sudionici ne moraju cijelo vrijeme prisustvovati konferenciji sa svojim videom.

Snimanje video konferencija - što je dopušteno?

Iako se čini da je snimanje video konferencija uobičajena praksa za mnoge alate koji nude ovu opciju, postoje ozbiljni pravni problemi.

Prema STGB-u, to može biti kazneno djelo ako se neovlašteni razgovori ili video konferencije snimaju. Postojeći zakoni o zaštiti podataka također zabranjuju snimanje video sastanaka bez pristanka sudionika.

U načelu, zakon vidi videokonferencije kao zamjenu za sastanak uživo. Tamo bi mogli sudjelovati svi koji nemaju video zapis.

Ne vrijedi ni argument za provedbu dokumentacije video sastanka sa snimkom, jer je u video konferenciji moguće i bilježenje teksta.

Da bi se mogla snimiti video konferencija, potrebno je dati sljedeće:

• Dobrovoljni pristanak svih uključenih strana, koji se dobiva prije početka snimanja.
• Pisani oblik pristanka ili dokumentacija o pristanku.
• Objašnjenje sudionika o značenju i svrsi snimke.
• Pozivanje na pravo povlačenja radi pristanka.

U osnovi, ni moderatori ni sudionici ne bi trebali snimati video konferencije bez pristanka drugih video konferencija. To se također ne odnosi na to da se snimanje radi jednostavne dokumentacije.

Koji je alat prikladan za moju video konferenciju?

Danas je dio svakodnevnog života da se video konferencije održavaju u tvrtkama. Tržište odgovarajućih alata veliko je pa možete brzo izgubiti pojam o stvarima. Sljedeća pitanja mogu vam pomoći pri odabiru pravog softvera:

• Koliko ljudi u prosjeku sudjeluje na mojim video konferencijama?
• Trebam li "samo" alat za videopozive ili bi alat trebao sadržavati druge funkcije kao što su glasnik, značajke upravljanja projektima itd.?
• Treba li biti moguće integrirati sastanke za video sastanke izravno u kalendar?
• Želite li da poslužitelji alata budu u Njemačkoj?
• Postoji li neki način snimanja sastanka?
• Mogu li stvoriti više soba za sastanke?
• Je li moguće sudjelovati na sastancima putem preglednika?
• Koliko novca mjesečno imam za alat za video sastanke?
• Koristim li već alate poput G-Suitea, Adobea ili Microsofta?

U praksi je vrijedno prvo isprobati razne alate prije, na primjer, skidanja plaćene pretplate. Većina pružatelja usluga radi s besplatnim probnim razdobljem od 14 dana ili više. Tijekom tog vremena možete opsežno testirati alate s različitim video konferencijama i uvjeriti se u odgovarajuće prednosti.

Kao i sa drugim softverom, vi i vaši timovi ćete na kraju raditi s njim. Stoga bi tvrtke trebale uključiti svoje zaposlenike u proces donošenja odluka kako bi zajednički pronašli konsenzus o alatu koji će se u konačnici koristiti.