Telefonskim ili video konferencijskim sustavom mogu se održavati sastanci i s ljudima koji su u drugim gradovima ili čak zemljama. To štedi putne troškove i vrijeme. Međutim, postoje neki tehnički i komunikacijski izazovi
Telefonske i video konferencije prirodno su prikladne za sastanke na kojima sudionici nisu okupljeni na jednom mjestu. Imate još prednosti:
- Možete biti sazvani u kratkom roku.
- Ljudi se mogu dodati kasnije ili za dio sastanka.
To morate imati na umu za telefonske i video konferencije
- Test tehnike (voditelj): Kao voditelj, unaprijed pokrećete sustav i provjeravate je li veza uspostavljena prije nego što se pridruže ostali sudionici. U protivnom riskirate neravni početak jer je možda prvo potrebna zvučna provjera ili je potrebno prilagoditi postavke.
- Test tehnike (sudionici): Zamolite sve sudionike da prethodno provedu testiranje sustava. Video sustavi obično za to imaju vezu koju šaljete sudionicima. Inače ćete prvih nekoliko minuta potrošiti na rješavanje tehničkih problema sudionika.
- Uvod: Ako je potrebno, dajte kratak uvod u tehnologiju: Kako da govorim? Kako mogu okrenuti gore / dolje? Kako isključiti mikrofon / telefon? Koje druge mogućnosti imam, npr. B. za učitavanje datoteka ili dijeljenje vlastitog zaslona?
- Uklonite smetnje: Uvjerite se (i sudionici) da nema pozadinske buke. To znači: zatvorite prozore, isključite klima uređaj ili pisač, izbjegavajte odjek soba, isključite pametni telefon.
- Govorne pauze: Ukažite sudionicima da ima smisla dati drugima priliku da odgovore duže nego na sastancima licem u lice. Ako netko počne govoriti prebrzo (da bi mogao govoriti), može se dogoditi da prvih nekoliko riječi ne stigne (npr. Jer osoba prekasno pritisne tipku za govor).
- Izravni pristup: Ako se želite obratiti određenoj osobi, obratite joj se imenom. Na taj način osoba zna da je na nju mislilo i ne morate ponavljati pitanje jer je osoba shvatila da ste s njom razgovarali prekasno.
Kako svladati konferencijske pozive
- Ime imena: Sudionici se ne vide. Ako se sudionici već ne poznaju, trebali bi navesti svoja imena u prvih nekoliko priloga. Inače drugi neće znati tko govori.
- Verbalizirajuće geste / izrazi lica: Ostale strane ne mogu se vidjeti u konferencijskom pozivu. Dakle, ne vidite ni izraze lica i geste drugih. Zato je važno biti jasan u svemu što želite izraziti.
Savjeti za posebne značajke video konferencija
- Slušalice umjesto zvučnika: U slučaju video konferencija na računalu, obavijestite sudionike da trebaju isključiti zvučnik svog računala i koristiti slušalice. Inače će doći do eho efekata kada sudionik progovori i njegov glas se reproducira putem zvučnika i uhvati mikrofon.
- Moderacija govora: U nekim sustavima samo jedna osoba može govoriti odjednom; moderator im mora dati riječ (čitaj: otpustite mikrofon). Ovo je divno jer brzo postaje kaotično kada nekoliko sudionika razgovara jedan s drugim. Osim toga, ponekad postoje i vremenska kašnjenja, što dovodi do bizarnosti, jer komunikacija kasni. Ako vam tehnika dopušta da istovremeno govorite: Provjerite jesu li sudionici dovoljno disciplinirani. Ako niste, prijeđite na umjereni govor.
