Koristite potpis na kraju svake e-pošte kako biste primatelju dostavili svoju adresu i obvezne podatke propisane zakonom. Također možete koristiti potpis za prenošenje ponuda, promotivnih informacija ili drugih poruka.
Postavite potpis
Potpis u Outlooku možete postaviti na sljedeći način:
- Pozovite naredbu TOOLS >> OPTIONS.
- Otvorite karticu OBRAZAC E-POŠTE i kliknite POTPISI, a zatim na NOVO.
- Unesite naziv za novi potpis. Zadržite opciju Stvori potpis bez predloška (ova opcija više nije dostupna u programu Outlook 2007) i kliknite DALJE.
- Unesite i formatirajte tekst za potpis. Ako želite, možete dodati i logotip svoje tvrtke.
Imajte na umu da će primatelj vidjeti oblikovanje samo ako je postavio HTML ili RTF kao format e-pošte. U slučaju e-pošte u običnom tekstualnom obliku, naravno, podebljani tip ili slično se ne može vidjeti.
Ako imate Outlook do uključujući verziju 2003, postupite na sljedeći način:
- Pritisnite ZAVRŠI, a zatim kliknite U redu.
- Na kartici OBRAZAC E-POŠTE u odjeljku Potpisi odaberite račun e-pošte za koji se treba koristiti novi potpis. Outlook tada automatski umetne potpis na kraju svake nove e-pošte ili svakog odgovora i prosljeđivanja koje pošaljete putem ovog računa.
- Zatvorite dijalog.
Ako imate Outlook 2007, učinite sljedeće:
- Kliknite na "Spremi.
- U gornjem desnom kutu dijaloga u polju Račun e-pošte odaberite račun za koji će se novi potpis automatski koristiti.
- Ispod toga odabirete naziv potpisa za NOVE PORUKE i za ODGOVORE / PROMJENU.
- Zatvorite dijalog s OK.
Budući da Outlook kopira potpis u polje za poruku, ipak ga možete promijeniti prije slanja e -pošte - na primjer, umetnite izravnu telefonsku oznaku za važnog korisnika, dok normalni potpis sadrži broj razvodne ploče.
Uključite svoj potpis uz svoju posjetnicu
Ako ste stvorili digitalnu posjetnicu s podacima u Outlooku, možete je priložiti potpisu e-pošte. Primatelj posjetnice može dvostrukim klikom prenijeti podatke o kontaktu u svoj adresar.
Važno: Outlook do verzije 2003 šalje posjetnicu u obliku vCard datoteke, koju osim Outlook-a mogu čitati i drugi klijenti e-pošte. Outlook 2007, pak, koristi format VCF, koji se ispravno tumači samo s Outlookom 2007 i nadolazećim Outlookom 2010.
Kako dodati svoju posjetnicu potpisu u Outlooku:
- Ako to već niste učinili, stvorite novi unos sa svojim kontakt podacima u adresaru.
- Pozovite naredbu TOOLS >> OPTIONS >> E -MAIL FORMAT.
- Pritisnite gumb POTPISI.
- Ako ste već unijeli potpis, odaberite ga u gornjem lijevom polju. U Outlooku do 2003. sada morate kliknuti Uredi. Ako još niste unijeli potpis, učinite to pomoću gumba NOVO.
- U Outlooku 2003 ili starijem izdanju odaberite vCard u polju Dodaj ovu posjetnicu (vCard) u ovo polje za potpis. U programu Outlook 2007 u odjeljku Uređivanje zadanog potpisa kliknite Poslovna kartica. Odaberite svoj kontakt iz imenika i kliknite U redu. VCF datoteka tada se automatski stvara i pregled se umetne u potpis.
- Zatvorite sve dijaloge.
PRAVNI ZAHTJEVI
Od 1. siječnja 2007. u Njemačkoj je zakonski regulirano koje se informacije moraju uključiti u komercijalnu prepisku, uključujući i e-poštu:
- potpuni naziv tvrtke, uključujući poslovni oblik
- mjesto grane s ispravnim pravopisom koji se može pozvati
- mjerodavnom mjesnom sudu
- broj trgovačkog registra
- identifikacijski broj poreza na promet
- ime upravitelja, vlasnika ili predsjednika upravnog odbora i nadzornog odbora
Strogo govoreći, i porezni broj (mnoge tvrtke to daju samo na zahtjev kako bi se izbjegla zlouporaba)
Daljnje informacije kao što su brojevi telefona i faksa, adresa e-pošte, web adresa, pojedinosti odjela itd. Su dobrovoljne. Prema zakonu, obvezni podaci moraju biti "čitljivi" na ekranu i ispisima. Ovi zahtjevi regulirani su u:
- Trgovački zakon, HGB, odjeljak 37a
- Zakon o GmbH (GmbHG), odjeljak 35a
- Zakon o dioničkoj korporaciji (AktG), odjeljak 80
