Zabilježite sve zadatke, sastanke i aktivnosti koji su u tijeku.
Zapišite sve zadatke, obveze i druge aktivnosti bilo na papir, u tekstualnu datoteku, u proračunsku tablicu ili u Outlook. Najbolje je isprobati koji medij vam najviše odgovara.
Ako koristite Outlook za planiranje dana, prikaz Today prikladan je za pregled zadataka i obveza planiranih za dotični dan.
Još ste fleksibilniji ako osim pregleda obveza i zadataka u Outlooku imate i Excel tablicu u koju unosite obveze i zadatke za svaki dan. Da biste to učinili, zabilježite procijenjeno trajanje u tablici (vidi točku "L" - Procijenite duljinu aktivnosti) i stvarno trajanje svakog zadatka. Na ovaj način imate, s jedne strane, računovodstveni alat, a s druge strane urednu dnevnu i tjednu dokumentaciju vašeg rada, što na Outlook na ovaj način nije tako jasno moguće.
Mišem povucite zadatke koji su ostavljeni na kraju dana u dan kada ih možete obaviti. Preuređivanje zadataka ili naknadno umetanje novih zadataka može se izvršiti u Excelu sa samo nekoliko klikova mišem.
Radni list možete upotrijebiti i za zapis novih zadataka koji nastaju tijekom rada i koje želite dovršiti kasnije.
