Kako izvesti dnevnik iz Outlooka u Excel kako biste ga tamo ocijenili.
Outlook dnevnik može se dobro koristiti za bilježenje koliko ste vremena potrošili na određeni zadatak ili klijenta. No, dnevnik nema aritmetičku funkciju, pa morate pomoću kalkulatora zbrojiti koliko su vremena svi zadaci oduzeli određenom korisniku.
Umjesto toga, naravno, možete koristiti i Excel za ocjenjivanje, što je osobito korisno za projekte s mnogo podzadataka. Da biste to učinili, izvezite podatke dnevnika u Excel kao što je dolje opisano.
1. Prije svega, prikaz dnevnika u obliku popisa. Da biste to učinili, otvorite dnevnik i pozovite naredbu “Prikaz, Rasporedi prema, Trenutni prikaz” (iz programa Outlook 2003) ili “Prikaz, Trenutni prikaz” (u ranijim verzijama programa Outlook) i odaberite “Popis unosa”.
2. Sada provjerite mogu li se u dnevniku vidjeti sve informacije koje su vam potrebne za ocjenjivanje u Excelu. Ako trebate datum i vrijeme za početak i završetak svakog zadatka, desnom tipkom miša kliknite Predmet ili U mapi i upotrijebite naredbu Prilagodi trenutni prikaz. Zatim kliknite na "Polja".
3. U odjeljku "Odaberi dostupna polja" odaberite "Sva polja dnevnika". Zatim kliknite ispod “Dostupna polja” na “Početak” ili “Kraj”, a zatim na “Dodaj”. Umetnite sva potrebna polja i pomoću gumba "Premjesti gore" i "Premjesti dolje" odredite njihov redoslijed. Zatim zatvorite dva dijaloga.
4. Sada oblikujte polja datuma tako da ih Excel može i procijeniti: Da biste to učinili, desnom tipkom miša kliknite na zaglavlje stupca "Start" i pozovite naredbu "Oblikovanje stupaca".
5. Odaberite "Start" s lijeve strane, a zatim format s dvoznamenkastim danom i mjesecom, s četveroznamenkastom godinom i jednostavnim vremenom u 24-satnom formatu (pogledajte sliku). Isti format odabirete za "Kraj". Napomena: Excel ne može učiniti ništa s formatima koji sadrže nazive dana u tjednu.
6. Sada mišem označite unose u dnevniku koje želite urediti u Excelu i kopirajte ih s CTRL + C.
7. Otvorite Excel i zalijepite podatke u željenu Excel tablicu pomoću CTRL + V.
8. I dalje morate pretvoriti podatke u polju "Trajanje" u numeričke vrijednosti s kojima Excel može rukovati (Excel ne može izračunati s podacima poput "30 minuta").
