Izvoz popisa distribucije iz programa Outlook u Excel - evo kako

Korak po korak upute za izvoz

Kopirajte kontakte i popise za distribuciju u Excel

Značajna dodana vrijednost programa Microsoft Office je mogućnost povezivanja podataka, brojeva i tekstova u programima Outlook, Excel, Word, PowerPoint & Co. te njihovo uređivanje u različitim programima. To se, među ostalim, odnosi na to da kontakte ili popise za distribuciju kopirate u Excel i želite ih tamo obraditi. Izvoz adresara iz Outlooka u Excel može biti koristan, na primjer, ako želite stvoriti profesionalne popise od podataka o kontaktima te ih sortirati ili filtrirati u Excelu.

Ako želite dijelove svog adresara proslijediti kolegama ili prijateljima, također je važno da ih prethodno uredite u Excelu. U tom slučaju imate mogućnost provjere privatnih podataka i brisanja osjetljivih stavki. Za izvoz adresara koristite takozvanu metodu povlačenja i ispuštanja (engl. Drag & drop method) u kojoj mišem povlačite podatke iz jednog programa u drugi i tamo ih obrađujete.

Izvoz adresara - objašnjeno korak po korak:

Pokrenite praznu radnu knjigu u Excelu.
Idite do kontakata u programu Outlook.
Za izvoz u Excel odaberite sve kontakte koje želite dalje obraditi.
Rasporedite prozore programa Outlook i Excel jedan do drugog na zaslonu. To možete učiniti prilagođavanjem veličine oba programa pomoću gumba "Smanji".
Povucite i ispustite odabrane kontakte u radnu knjigu programa Excel.

Savjet: Ako se prozor Excel ne može vidjeti pored prozora programa Outlook, povucite kontakte prema dolje na početnu traku pomoću gumba Excel. Pričekajte trenutak da se prozor Excel otvori u prvom planu.

Primjenom ovih 5 točaka možete uspješno prenijeti kontakte iz Outlooka u Excel. Zatim možete urediti podatke u Excelu, na primjer, izbrisati, preurediti, sortirati i riješiti pravopisne pogreške.

Kopirajte popise distribucije u Excel trikom

Ako neprestano šaljete poruke definiranoj skupini ljudi, ima smisla raditi s popisima za distribuciju u programu Outlook. Možete stvoriti novi popis distribucije u Outlooku u adresaru pod podstavkom: "Nova kontakt grupa.“

Izvezite popis distribucije u Excel

Outlook ne nudi izravan način za izvoz distribucijskog popisa u Excel radi daljnje obrade. Pomoću iskušanog trika možete kopirati popise distribucije u Excel i dalje ih uređivati, unatoč nedostatku mogućnosti izvoza:

Otvorite adresar u programu Microsoft Outlook.
Povucite popis distribucije iz adresara u pristiglu poštu pritiskom na desnu tipku miša i otpustite gumb miša.
Tada se otvara kontekstni izbornik. Odaberite naredbu "Kopiraj ovdje kao poruku s tekstom".
Outlook stvara novu e-poštu koja sadrži sve relevantne, osobne podatke s popisa za distribuciju. Odaberite vrijednosti i kopirajte ih izravno na svoj Excel popis putem međuspremnika.