Korištenje programa Microsoft PowerPoint - savjeti i trikovi za vaš uspjeh

Sve što trebate znati o korištenju PowerPointa!

Microsoft PowerPoint cijene milijuni korisnika širom svijeta kao dio Office paketa. U profesionalnom okruženju trenutno je standard kombinirati predavanje s PowerPoint prezentacijom. Privatno, PowerPoint se također može koristiti pojedinačno za pripremu određenih informacija na koristan i zanimljiv način.

Microsoft PowerPoint je jednostavan za korištenje i sam po sebi razumljiv u smislu navigacije izbornikom i funkcija. Unatoč toj činjenici, važno je da korisnici detaljno upoznaju različita funkcionalna područja softvera. Nadalje, savjeti i trikovi su korisni kako biste mogli iskoristiti puni potencijal programa PowerPoint. Poveća li se pozornost publike vizualnim stilskim sredstvima i razumljivom strukturom, ciljevi prezentacije mogu se učinkovitije postići.

Profesionalizirajte PowerPoint prezentacije kroz vizualizacije

Nema sumnje da vizualizacije postaju sve važnije u našem društvu. Zahvaljujući daljnjem razvoju pametnih telefona i stalnoj dostupnosti interneta, videozapisi, animirane slike ili slike visoke rezolucije, kao i zvuk i glazba udaljeni su samo jedan klik.

Zbog činjenice da ljudi intenzivnije percipiraju i zadržavaju vizualne informacije, upotreba vizualizacija u Microsoft PowerPointu ključna je. U osnovi, cilj prezentacije u PowerPointu je ciljano približiti činjenice i informacije publici pomoću slajdova. Različiti fontovi, isticanje i boje, kao i različite veličine fonta pokazuju publici relevantnost razmatranih pitanja.

Istodobno je razumljivo da prezentacija u kojoj se prezentiraju samo tekstovi ne uvjerava publiku. Što više tekstova ima u prezentaciji, prezentacija postaje sve zamornija. Iz tog razloga PowerPoint ima brojne funkcije i stilske uređaje za:

• promicanje interesa sudionika,
• povećati pozornost i
• uključiti publiku.

Vizualizacije u PowerPointu - ovdje ćete pronaći najvažnije funkcije

U PowerPoint uvijek ubacujete tekstove putem kartice "Start". U područjima izbornika "Font" i "Paragraf" pronaći ćete najvažnije opcije za učinkovitu individualizaciju tekstova.

Područja izbornika "Font i odlomak" pružaju vam profesionalne alate za prilagođavanje običnih tekstova u PowerPointu.

Uključite grafiku i SmartArt - to su vaše mogućnosti

Osim uobičajenih tekstualnih tijela u prezentaciji, za izradu slajdova ima smisla koristiti slike i pametnu umjetničku grafiku popularnu u Microsoftu. Objašnjenje grafike podcrtava tekstove bez riječi i povećava njihovu izražajnost. Ako držite prezentaciju o tehničkim pojedinostima ili određenom sadržaju, još je važnije informacije podržati odgovarajućom grafikom i SmartArtsom.

Grafika i SmartArts mogu se pronaći u Microsoft PowerPointu na kartici "Umetni" ispod stavki izbornika "Slike" i "Ilustracije".

Između ostalog, imate mogućnost:

• Integrirajte slike iz osobnog foto albuma u slajdove ili
• za korištenje snimke zaslona.

Osim grafike Smart Art, u kojoj se mogu vizualizirati popisi, ciklusi ili procesi, u izborniku za izbor „Ilustracije“ naći ćete i mogućnost integriranja dijagrama ili 3-D modela u svoju prezentaciju.

Umetnute slike također se mogu profesionalno uređivati u PowerPointu. To možete učiniti označavanjem ugrađene slike u softveru. Automatski ćete doći do područja izbornika "Format slike." U ovom izborniku za izbor imate mogućnost:

• Da biste isključili dijelove grafike ili
• Temeljno prilagođavanje boja i izgleda slike.

Predlošci formata slike integrirani u softver korisni su za prihvaćanje i provedbu prijedloga za prilagodbu.

Ukratko, u Microsoft PowerPointu dostupne su mnoge funkcije s kojima možete koristiti slike, pametnu umjetničku grafiku ili druge funkcije vizualizacije. Osim mogućnosti mijenjanja slika, također imate koristi od mogućnosti prilagodbe dizajna boja folija, na primjer pozadine folije. Smisleno je i obećavajuće veliki dio pripremnog vremena iskoristiti za prezentaciju o prilagodbi vizualizacija. U ovom slučaju, zajedno s prezentacijom i retoričkim vještinama govornika, dolazi do koherentne cjelokupne slike.

Savjet:

U trenutnoj verziji sustava Microsoft 365 pronaći ćete zanimljivu i revolucionarnu funkciju za vizualizaciju slajdova. Ovo je ugrađeni alat "Dizajn ideje", koji se automatski prikazuje s desne strane u osnovnim postavkama PowerPointa. S funkcijom "Ideje za dizajn" možete pretvoriti jednostavne tekstualne slajdove u jasne, grafički animirane slajdove u samo nekoliko klikova. Slična je situacija sa slajdovima koji sadrže grafike ili tablice.

Sami izradite grafiku - tako to funkcionira

Slike ili slike nisu dostupne za svaki proizvod ili svaku temu prezentacije ili se mogu koristiti bez daljnjeg upozorenja zbog zakona o autorskim pravima.

U tom slučaju PowerPoint nudi mogućnost da sami stvorite grafiku. Razni alati pomoću kojih se grafika može samostalno stvarati i uređivati dostupni su u PowerPointu i mogu se odabrati na kartici "Umetni".

Alati za dizajniranje vlastite grafike

Najvažniji alati za oblikovanje vlastite grafike dostupni su s "Oblici" i "Piktogrami".

Pomoću funkcije "Oblici" možete, na primjer, stvoriti vlastite blok strelice ili koristiti standardne oblike. Piktogrami u PowerPointu također vam nude gotove simbole ili stvarne ljude koje možete ugraditi u prezentaciju. Na ovaj način imate priliku osmisliti vlastitu grafiku. Oni se tematski uklapaju u vašu prezentaciju i objašnjavaju bitne ključne točke. Tekstualno polje ili grafika funkcije "WordArt" mogu se na isti način integrirati u vašu prezentaciju.

Efekti i animacije udahnjuju život vašoj prezentaciji

Vizualizacije profesionaliziraju svaku prezentaciju. Fotografije, simboli, stol ili pametna umjetnička grafika pobuđuju interes i čine predavanje opipljivim za publiku. To je osobito istinito kada grafičkim ili slajdovima dodate efekte ili animacije. Opciju integriranja efekata i animacija u prezentaciju možete pronaći na karticama “Animacije” i “Prijelazi”. Animacije se općenito mogu ugraditi u pojedinačne dijelove teksta ili grafiku. Nasuprot tome, prijelazi su općenito dostupni između dvije folije.

Kako animirati sliku s efektom

Klikom miša odaberite grafiku u prezentaciji.

Zatim možete odabrati odgovarajući učinak u području izbornika "Animacije".

PowerPoint nudi brojne mogućnosti za efekte i animaciju.

Prijelaz između dva slajda različito stvarate na kartici "Prijelazi".

Na primjer, imate izbor hoće li slajd nestati ili ga gurnuti prema gore. Osim trajanja prikaza, možete uključiti i određene zvučne efekte te odrediti treba li prijelaz započeti klikom miša ili na neki drugi način.

Učinci i animacije, kao i prijelazi između dva slajda važni su stilski elementi prezentacije. Ako se ove vrste vizualizacije ne koriste pretjerano, privući će pozornost publike i povećati interes. To je osobito važno za duže prezentacije s puno teksta i kompliciranih informacija.

Za učinkovitiji rad s PowerPointom koristite predloške i izglede

U osnovi, za izradu prezentacije u PowerPointu potreban vam je predložak. To odabirete u prvom koraku pri pokretanju programa PowerPoint. Nakon pokretanja programa pokrenite novu prezentaciju putem kartice “Datoteka” ispod stavke izbornika “Novo”.

Osim prazne prezentacije, za korištenje su dostupne gotove Microsoft prezentacije. Druga je mogućnost traženje internetskih predložaka i dizajna koji su tematski povezani s vašom prezentacijom.

Gotovi ili vanjski predlošci važna su opcija za dizajn prezentacije. Drugačija je varijanta privremeno spremanje osobno osmišljene prezentacije kao predloška. To se zatim može koristiti kao osnova za daljnje PowerPoint prezentacije.

Spremite prezentaciju kao predložak ili predložak

Ako želite spremiti postojeću prezentaciju kao predložak, pomaknite se do:

1. Na kartici "Datoteka" idite na stavku izbornika "Spremi kao".

2. Odaberite mjesto za pohranu, na primjer tvrdi disk ili disk u oblaku, te spremite prezentaciju kao predložak PowerPoint.

   

Novi predložak sprema se na odabrani put za pohranu i odmah vam je dostupan.

Prilagodite izgled slajda - nema problema s matricom slajdova

Gotovi predlošci za prezentacije mogu se usvojiti samo 1: 1 u najrjeđim slučajevima. U prvom koraku adaptacije filma obično se moraju prilagoditi boje. Master slajda u PowerPointu igra bitnu ulogu u prilagođavanju i izgradnji izgleda slajdova. U njemu se može:

• Oblici i boje, fontovi i veličine fontova, pozadina i naslovi i
• Osnovni dizajn

univerzalno prilagođen. Korištenje majstora folije štedi vam puno vremena i truda. To je slučaj jer se jednim klikom sve vizualne ili tekstualne izmjene na slajdovima mogu usvojiti za cijelu prezentaciju.

U poslovnom okruženju, predlošci prezentacija u većini su slučajeva podložni korporativnom dizajnu. Ovo sadrži specifikacije za dizajn filma ili općenito za digitalne ili konvencionalne tiskarske proizvode te definira boje, grafiku i fontove.

Ugrađivanjem rezerviranih mjesta u svoju prezentaciju možete osigurati da je grafika, na primjer logotip tvrtke, ugrađena u svaki slajd na određenom mjestu. Mjesta za rezerviranje mjesta također su korisna na naslovnim slajdovima ili u podnožjima za predstavljanje objekata ili grafika na ekvivalentan način. Jednim pritiskom lijeve tipke miša mogu se prikazati ili sakriti rezervirana mjesta naslova ili rezervirana mjesta za podnožja.

Pravilno korištenje programa PowerPoint - važno za uspješnu prezentaciju

Struktura izbornika u prezentacijskom programu u osnovi je jednostavna za korištenje. Iznad svega, korisnici koji uz PowerPoint rade i s programima Microsoft Word, Excel ili Outlook pronaći će mnogo toga zajedničkog u pogledu kartica, postavki u izbornicima opcija i integrirane funkcije pomoći. Kako biste mogli učinkovito koristiti različite funkcije i mogućnosti prezentacijskog softvera, ključno je razumjeti strukturu izbornika programa PowerPoint. PowerPoint je strukturiran na način usmjeren na praksu, tako da novi korisnici koji su internalizirali bitne funkcije i opcije također mogu pravilno koristiti PowerPoint.

Konkretno, trebali biste biti upoznati sa sljedeća tri kontrolna područja programa PowerPoint:

Glavni zaslon	Najvažnije radno područje sa sljedećom podjelom: Lijevo: Pregled svih slajdova koje ste stvorili. Sredina: Područje koncepta za prilagodbu vaše prezentacije. Nadesno: Integracija ideja dizajna funkcija
Kartica "Početna"	Na kartici "Start" u programu Microsoft PowerPoint pronaći ćete najvažnije alate, funkcije i mogućnosti konfiguracije za oblikovanje profesionalne prezentacije u programu PowerPoint. Između ostalog, na kartici "Start" mogu se odabrati sljedeće funkcije: Postavljanje fontova i veličina fontova. Uključite odlomke i umetnite grafičke oznake u popise za oblikovanje. Funkcije "Pronađi, zamijeni i istakni" pomoću kojih možete tražiti i zamijeniti određene pojmove u tekstu.
Trake funkcija	Bitne funkcije možete postaviti prema potrebi u donju i gornju programsku traku. Sljedeće su unaprijed postavljene, na primjer: Funkcija automatskog skladištenja. Tipke sa strelicama "Naprijed i natrag" pomoću kojih možete poništiti promjene. Za pokretanje prezentacije na projektoru koristite ikonu "Prezentacija na ekranu". PowerPoint funkcija pretraživanja. Funkcija ispravljanja u donjoj alatnoj traci pomoću koje se sustavno ispravljaju pravopisne i znakovne pogreške.

Osim tri osnovna kontrolna područja u PowerPointu, pronaći ćete i mnoga druga područja izbornika i kartice u kojima možete izvršiti pojedinačne postavke.

U ovom kontekstu treba posebno spomenuti karticu "Pomoć" u kojoj ćete pronaći opsežnu pomoć o pitanjima o PowerPointu, tečajevima i vijestima. Područje za pomoć strukturirano je tematski i može se pretraživati po ključnim točkama.

Integrirajte tekstove, zvukove, video zapise i tablice i zadivite svoju publiku

Uspješna PowerPoint prezentacija općenito se sastoji od niza tekstova, slika i video zapisa, kao i informativnih tablica. Mnoge prezentacije također sadrže glazbu ili zvukove. Prava mješavina svih stilskih naprava impresionira slušatelje i podupire ključne poruke prezentacije.

Za razliku od tekstova, zvučne ili video datoteke umetnute su u dijaprojekciju pomoću kartice "Umetni". U stavci izbornika "Mediji" možete koristiti sljedeće opcije:

• Učitajte audio datoteke s lokalnog računala ili povezanog diska u oblaku.
• Snimite audio datoteke i pohranite ih u prezentaciju.
• Učitajte i ugradite video datoteke s vlastitog računala.
• Uvezite videozapise s interneta, na primjer s YouTubea, s ugrađenim kodom.

Nakon što je audio datoteka ili video zapis umetnut u prezentaciju, korisnici imaju širok raspon mogućnosti za uređivanje medijske datoteke. Razni filtri u boji za videozapise ili adaptacije za audio simbol i audio format korisni su za pojedinačno umetanje medijskih datoteka u prezentaciju.

Savjet:

Osim medijskih datoteka, slajdove možete opremiti i pametnom funkcijom e-pošte koja štedi vrijeme. Na taj način možete dobiti povratne informacije od ljudi koji izvana gledaju prezentaciju na računalu.

Uključite simbole i formule - brzo učinjeno u PowerPointu

Uz određene grafike i slike koje podržavaju ili pojačavaju verbalizaciju, ikone i posebni znakovi također mogu pomoći da prezentacija postane profesionalnija. Osim toga, simboli ili emotikoni prevladavaju jezične i kulturne barijere te su univerzalni i razumljivi.

Mogućnost uključivanja simbola i posebnih znakova u prezentaciju također se može pronaći na kartici "Umetni" .Na kraju trake izbornika ispod unosa "Simboli" u prezentaciju se mogu integrirati posebni znakovi i simboli, kao i formule .

Posebni posebni znakovi

Na primjer, ako tražite određeni poseban znak za prezentaciju međunarodnim poslovnim partnerima, obično ćete ga pronaći u ovom području izbornika.

Isto vrijedi i za znanstvene formule.

Pojasnite činjenice u PowerPointu pomoću tablica - tako to funkcionira

Microsoft Office nudi dodatnu vrijednost jer su mnoge funkcije identične u pojedinim aplikacijama. Uz ostale alate, ovo se odnosi i na funkciju tablice softvera za prezentacije. To je vrlo slično funkciji u programu za obradu teksta Word.

Između ostalog, pomoću gumba možete odrediti koliko redaka i stupaca treba umetnuti u tablicu. Osim dizajniranja tablica u PowerPointu, korisnici programa Excel također mogu odabrati opciju "Umetni Excel proračunsku tablicu" i ugraditi tablicu stvorenu u Excelu u PowerPoint. Ovo funkcionira na jednostavan način s hipervezama i oznakama za preskakanje.

Strukturirajte, revidirajte, šaljite prezentacije i zaštitite sadržaj

Razumljiva i profesionalna struktura ključna je za uspjeh svake prezentacije. S gledišta voditelja, važno je u pripremi naglasiti ključne poruke i dodanu vrijednost za publiku. Osim toga, vizualizacije jamče pojačanje argumenata.Osim "zajedničke niti" i logičke strukture, na slajdu je smisleno prezentirati naslov na smislen način. Naslov bi općenito trebao sadržavati srž poruke sljedećeg slajda. Riječi koje će zadržati pozornost slušatelja također su važne.

Struktura prezentacija - to je bitno

PowerPoint prezentacija uvijek bi trebala započeti naslovnim slajdom. Naslovni slajd publici daje dojam o temi i strukturi predavanja. Sljedeći slajd trebao bi biti prikazan kao pregledni slajd. Pregledni slajd obično se sastoji od strukturiranog popisa tema predavanja. Slično kao i sadržaj knjige, pregledni slajd namjerava stvoriti napetost u publici.

Glavni dio prezentacije trebao bi biti strukturiran ključnim porukama i podijeljen u odjeljke. Mnogi su govornici imali dobra iskustva s preuzimanjem glavne tematske točke i izlaganjem na dva slajda s argumentima. Na trećem slajdu sažetak osnovne poruke može se povezati s dodanom vrijednošću publike. Odgovarajuće slajdove možete pronaći na kartici "Start" ispod "Novi slajd". Stavka izbornika.

Savjet:

Pomoću tipki [Ctrl] i [M] brzo i jednostavno dodajte novi slajd u svoju prezentaciju.

Kao obvezujući i sažetak, preporučljivo je dati jedan ili više završnih slajdova za prezentaciju. Osim sažimanja sadržaja i činjenica, glavni cilj je emocionalno se obratiti publici radi postizanja ciljeva prezentacije. Na taj se način mogu postaviti impulsi kupnje ili uvjeriti publika.

Pošaljite i zaštitite prezentaciju

Ako želite poslati svoju prezentaciju nakon toga, imate različite mogućnosti. Najjednostavniji način je proslijediti datoteku prezentacije izravno iz programa PowerPoint. To funkcionira odabirom gumba “Dijeli” ili “Izvoz” na kartici “Datoteka”.

Između ostalog, imate mogućnost pretvaranja prezentacije u PDF ili XPS datoteku. Može se učiniti dostupnim drugima putem veze putem diska u oblaku, na primjer Microsoft OneDrive.

Ako želite osigurati da se sadržaj prezentacije ne može promijeniti, trebali biste datoteci pružiti zaštitu od pisanja ili zaštitu lozinkom.

U odjeljku "Datoteka> Informacije> Zaštiti prezentaciju" pronaći ćete različite mogućnosti zaštite od pisanja i šifriranja lozinke.

Ako različiti ljudi rade na prezentaciji, ima smisla uvrstiti komentare i komentare pomoću kartice "Pregled". Na taj se način timska prezentacija može koordinirati i poboljšati na mreži prije nego što se prezentira kupcima u posljednjem koraku.

Nakon obrade svih komentara, prezentacija se može označiti kao "konačna". To znači da je ovo konačna verzija koja se više neće mijenjati.

Kompatibilnost s PowerPointom - dobro iskoristite starije verzije i formate datoteka

Nije uvijek potrebno ili moguće koristiti najnoviju verziju programa Microsoft PowerPoint. Mnoge verzije PowerPointa koje su objavljivane godinama još uvijek mogu raditi na sustavu Windows 10. Čak i ako starija izdanja nemaju najnovije funkcije i značajke, mogu se koristiti za izradu profesionalnih prezentacija.

Osim toga, prezentacije dizajnirane u PowerPoint * .ppt formatu također se mogu čitati s trenutnom verzijom. S druge strane, prezentacije stvorene pomoću programa PowerPoint 365 i nastavkom datoteke * .pptx mogu se spremiti s nastavkom datoteke * .ppt. Na taj način jamči se unaprijed i unatrag kompatibilnost u programu PowerPoint.

Prezentacijski program ima način kompatibilnosti kao dodatni alat. Može se odabrati na kartici "Datoteka" pod stavkom izbornika "Informacije". Jednim klikom moguće je pretvoriti prezentaciju napravljenu u starijem * .ppt “formatu datoteke u trenutni * .pptx format datoteke.

Osim toga, PowerPoint prezentacija može se spremiti u druge formate, na primjer kao automatski pokrenuta prezentacija u wmv formatu.

Predstavljanje - ono što bi govornici trebali tražiti da bi ih uvjerili

Microsoft PowerPoint nudi svojim korisnicima širok raspon mogućnosti i funkcija za učinkovito, brzo i visoko kompetentno stvaranje prezentacija. Kako biste osmislili prezentacije koje impresioniraju publiku i povećavaju pozornost publike, osim znanja o programu potreban vam je i plan prezentacije. Ovo bi trebalo sadržavati jasan cilj.

Na primjer, u slučaju mnogih PowerPoint prezentacija u profesionalnom okruženju, cilj prezentacije je informirati publiku o svojstvima proizvoda, a zatim ih potaknuti na kupnju. Ostale prezentacije služe isključivo za prenošenje informacija. Bez jasnog i razumljivog cilja prezentacije i profesionalne strukture, predavanje se gubi u trivijalnostima i navođenju činjenica.

Čak i sa postavljenim ciljem prezentacije i strukturiranom strukturom slajdova, prezentacija može imati negativan učinak na publiku. To je slučaj kada su govornik i njegove retoričke sposobnosti slabe. U ovom slučaju profesionalni izgled ne može spremiti prezentaciju jer je izvedba izlagača jednako važna kao i sadržaj prezentacije.

Uspješno predavanje ili prezentacija s PowerPoint podrškom uvijek uključuje:

• Također dovoljno vremena za pripremu
• Dizajn pojedinačnih folija koje se nadograđuju jedna na drugu.

Vizualizacije koje podupiru rečeno ili tekst na slajdovima su učinkovite. Na taj način prezentacija postaje iskustvo za publiku. Za izlagača, logička struktura slajdova također rezultira dodanom vrijednošću. Može se predstavljati slobodnije i sigurnije. Umjesto da se usredotoči na sadržaj slajdova, on komunicira s publikom. Na taj način može individualno prilagoditi svoju prezentaciju potrebama publike.

Što bi se govornici trebali zapitati prilikom osmišljavanja prezentacije

Prije svake prezentacije govornici bi trebali suosjećati s potrebama svoje publike. Pitanja poput:

• Koje potrebe imaju moji slušatelji?
• Što publiku zapravo zanima?
• Kako mogu postići cilj prezentacije i koje su činjenice doista bitne?

su bitne točke ukrštanja koje fokusiraju prezentaciju na publiku. Ako voditelj boduje živahnim stilom prezentacije i dobrim kontaktom očima te ako pažljivo koristi svoje geste i mimiku, kao i glas, osvojit će publiku i postići ciljeve prezentacije.

Sažetak: Svatko tko dobro poznaje PowerPoint može stvoriti profesionalne prezentacije

Uz Microsoft PowerPoint korisnici dobivaju najnoviji softver za izradu informativnih i zanimljivih prezentacija. Korištenje grafike, video zapisa, animacija i drugih stilskih uređaja povećava pažnju publike. Svatko tko zna najvažnije savjete i trikove, kao i bitne točke za vizualizaciju, može učinkovito koristiti sve integrirane funkcije. U konačnici, pravi spoj profesionalno izrađenih slajdova i govornikovih vještina odlučuje hoće li se ciljevi prezentacije postići.