Ako pomislite na pohranu u oblaku i rješenja za vanjsku pohranu podataka i sigurnosno kopiranje podataka, većina korisnika prvo pomisli na proizvode kao što su OneDrive, Google Drive ili iCloud. Američka tvrtka Box i Box Cloud uglavnom su nepoznati privatnim korisnicima u Njemačkoj. Zato što je Box Cloud sa svojim nizom funkcija zanimljiva alternativa uobičajenim rješenjima u oblaku, posebno za tvrtke.
Box nije toliko klasična pohrana u oblaku, već ECM softver čije značajke i glavne funkcije uključuju sigurnu pohranu u oblaku pod nazivom Box Cloud.
Što razlikuje ECM softver od oblaka?
ECM je skraćenica za engleski izraz Enterprise Content Management. ECM softver se koristi za stvaranje, organiziranje, pohranu i distribuciju sadržaja. ECM softver također se može koristiti za automatizaciju procesa i pojednostavljenje protoka informacija između različitih odjela i organizacijskih jedinica.
Prednosti ECM softvera su višestruke. ECM softver može pomoći tvrtkama u smanjenju troškova digitalizacijom i automatizacijom sadržaja. Također može pomoći u povećanju učinkovitosti i uklanjanju neučinkovitosti u radnim procesima. ECM softverski proizvodi poput Boxa mogu pomoći tvrtkama da bolje upravljaju svojim podacima i minimiziraju sigurnosne rizike.
ECM softver često koriste velike tvrtke za profesionalno i digitalno upravljanje sadržajem i procesima.Primjerice, švicarska osiguravajuća kuća Zurich, DEKA-Immobilien iz Njemačke ili MED EL, proizvođač elektromedicine koji također ima sjedište u Njemačkoj, kao i mnoge druge poznate korporacije rade s Boxom. Prema Boxu, više od 100.000 tvrtki diljem svijeta oslanja se na Box i Box Cloud. ECM softver također mogu koristiti male i srednje tvrtke ili privatni korisnici. ECM softver je fleksibilno i prilagodljivo rješenje koje zadovoljava potrebe svakog poslovnog ili kućnog korisnika.
Za razliku od tipične pohrane u oblaku, ECM softver kao što je Box nudi sveobuhvatno softversko rješenje za sigurnosno kopiranje podataka, umreženu suradnju i pojednostavljene tijekove rada - zadatke koje tipična rješenja za pohranu u oblaku sama ne mogu izvršiti.
Koje su prednosti Box Clouda?
Box Cloud je oblak sadržaja. U praksi to znači da ne radi samo kao pohrana podataka i za sigurnosno kopiranje podataka, već se također fokusira na zajednički rad na dokumentima tvrtke.Ovaj inovativni sadržajni pristup, u kojem je fokus na sadržaju, a ne na dokumentima (datotekama), posebno je zanimljiv globalno aktivnim tvrtkama.
Bez obzira radi li se o marketinškim informacijama o proizvodima, kupoprodajnim ugovorima, ugovornim dokumentima iz odjela ljudskih potencijala ili slikama i video zapisima - svi ti dokumenti su vrlo relevantni za organizaciju tvrtke. Osobito kada različiti odjeli u različitim zemljama rade s istim proizvodima i uslugama, ključno je da identičan sadržaj bude dostupan svim područjima. Ovo nije važno samo zbog jedinstvenog korporativnog identiteta, već i štedi troškove koji nastaju. Box Cloud osigurava da je centralna, digitalna i sigurna pohrana podataka dostupna cijeloj grupi tvrtki.
Box Cloud također je dizajniran za cijeli ciklus korištenja sadržaja. To znači da svaka datoteka ostaje na platformi i može se uređivati i zajednički koristiti, od početne pohrane i objave podataka do elektroničkog potpisa i klasifikacije.
Kao oblak sadržaja, ECM softver poput Box with the Box Cloud daje odlučujući doprinos osiguravanju da procesi ostanu štedljivi, informacije iz svakog odjela dostupne i osjetljivi podaci tvrtke zaštićeni u svakom trenutku.
Koje su 3 najvažnije dodane vrijednosti Box Clouda?
Kao ECM softverska aplikacija, Box može pomoći različitim korporativnim odjelima da rade učinkovito i zajednički. Iznad svega, sljedeće četiri dodane vrijednosti govore o korištenju Boxa u tvrtkama ili za privatnu upotrebu, što je također moguće s Box Cloudom:
1. Sigurnost, usklađenost i regionalna pohrana
U svakoj tvrtki postoji velika količina podataka koje je potrebno zaštititi. I osobni podaci iz odjela ljudskih resursa i podaci o proizvodima iz odjela za razvoj ili prodaju moraju biti osigurani i zaštićeni od neovlaštenog pristupa.Osim toga, tvrtke su obvezne pridržavati se zahtjeva usklađenosti i propisa o zaštiti podataka u dotičnoj zemlji korištenja. Za Njemačku to, između ostalog, znači ispunjavanje zahtjeva Europske opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR).
Box Cloud impresionira u ovom području profesionalnom sigurnosnom arhitekturom, kontrolama pristupa koje koriste umjetnu inteligenciju za otkrivanje sigurnosnih nedostataka i upravljanjem izvornim u oblaku koje izbjegava pravne sukobe.
Ugrađene sigurnosne kontrole Zero Trust imaju za cilj osigurati da svaki korisnik može biti jedinstveno identificiran prije preuzimanja podataka iz oblaka. Uz to, Box Cloud ima certifikat FIPS 140-2. Ovaj sigurnosni standard koji koristi vlada SAD-a za kriptografske module definira zahtjeve za module koji obavljaju kriptografske funkcije, uključujući module koji generiraju, koriste ili pohranjuju ključeve.Oni moraju imati hardverske i softverske mehanizme zaštićene od neovlaštenog pristupa ključevima i drugim osjetljivim podacima.
Osim toga, svaka datoteka pohranjena u Box Cloudu ima AES 256-bitnu enkripciju i u mirovanju i tijekom prijenosa. Značajka Box Shields također može otkriti i sanirati curenje podataka i sigurnosne propuste u stvarnom vremenu.
Važno: Box svojim korisnicima nudi regionalnu pohranu svih podataka u Box Cloud. Ova opcija omogućuje pohranjivanje podataka njemačkih korisnika na europskim poslužiteljima na zakonski usklađen, siguran način iu skladu sa zahtjevima GDPR-a. Funkcija Box Zones, koja omogućuje regionalnu pohranu, nudi njemačkim i europskim kupcima najvišu moguću razinu zaštite podataka.
2. Suradnja u timskim strukturama
U velikim tvrtkama uobičajeno je da odjeli rade zajedno na međunarodnoj razini.Uz Box Cloud, timovi mogu raditi zajedno bilo gdje i bez obzira na hardver, operativne sustave ili softver u oblaku. To je omogućeno besprijekornom integracijom poslovnih aplikacija kao što su Microsoft 365, Google Workspace, Teams ili Zoom.
Integracija aplikacija i pregledavanje datoteka u radnom okruženju Box Clouda jednostavno je i inovativno za korisnike. Uz opciju pristupa Box Cloudu na webu putem web preglednika, dostupne su i aplikacije za uobičajene mobilne operativne sustave. Box Drive funkcija osigurava integraciju virtualnog pogona na stolno računalo putem WebDAV protokola, u kojem se također može spremati i dijeliti sadržaj.
3. Tijek rada i elektronički potpisi
Vremena kada su zaposlenici međusobno dijelili ugovorne dokumente ili druge važne dokumente u papirnatom obliku su davno prošla.Danas tvrtke rade s digitalnim tijekovima rada, gdje se važan ugovor, na primjer, može pregledavati, uređivati, klasificirati i odobravati online od stvaranja do odobrenja.
Alati za automatizaciju tijeka rada nude maksimalnu upotrebljivost i udobnost te pomažu ubrzati procese odobravanja u tvrtkama. Funkcija "Box Sign" također nudi korisnicima mogućnost ugradnje elektroničkog potpisa u digitalne dokumente i njihovo digitalno potpisivanje. Moguće je poslati digitalni potpis iz Boxa ili alternativno iz drugih poslovnih aplikacija kao što su Salesforce ili Microsoft 365 ako su povezane s Box Cloudom.
Isplati li se Box Cloud i privatnim korisnicima?
Uz Box Cloud, poslovni korisnici imaju pristup širokom rasponu funkcija za učinkovitu suradnju i korištenje Boxa ne samo kao pohranu podataka ili sigurnosnu kopiju podataka, već i kao profesionalni oblak sadržaja.
Istovremeno, Box Cloud je zanimljiv i privatnim korisnicima, čak i ako pojedinačni korisnici ne mogu detaljno koristiti različite opcije i funkcije Boxa.
Privatnim osobama Box nudi zanimljivu alternativu konvencionalnim rješenjima u oblaku Microsofta, Googlea ili Applea s besplatnom tarifom za jednog korisnika. S 10 GB besplatnog prostora za pohranu i maksimalnim učitavanjem od 250 MB po datoteci, usluga u oblaku nudi dobar raspon funkcija za privatne korisnike koji žele sigurnosno kopirati Office datoteke ili slike.
Box je ograničen u verzijama datoteka, jer se sprema samo trenutna verzija datoteke. Pristup besplatnom Box Cloudu može biti mobilni i stacionarni. Integracija Microsoft 365 i Google Workspace također je uključena u besplatnu verziju, tako da je Box Cloud u svakom slučaju pogodan i za privatne korisnike.
Ako trebate više prostora za pohranu kao privatni korisnik, možete dobiti do 100 GB prostora za pohranu i opciju učitavanja datoteka do 5 GB u planu Personal Pro. Uz godišnju pretplatu korisnici Box Clouda nadogradnju plaćaju 9 eura mjesečno.
Koliko Box Cloud košta za tvrtke?
Box Cloud nudi velikim korporacijama, srednjim tvrtkama i manjim poslovnim timovima individualne ponude za svaku potrebu. Uz Business Starter godišnji plan, koji mora uključivati najmanje 3 korisnika, timovi imaju pristup do 100 GB prostora za pohranu i inovativnom korisničkom sučelju Box Clouda koje jamči najbolju iskoristivost. Tim od 3 korisnika plaća 13,50 eura mjesečno za pristup Box cloudu u najmanjoj Box tarifi.
Korporativne tarife, koje koštaju 13,50 EUR mjesečno za jeftini paket, sadrže dodatne funkcije koje nadilaze čisto računalstvo u oblaku. Box Sign za digitalne potpise, Box Relay za automatizaciju radnih procesa, profesionalni filtri pretraživanja i mnoge druge sigurnosne funkcije dostupne su svim korisnicima, ovisno o paketu.
Ukratko, koje su prednosti Boxa kao pružatelja usluga oblaka?
Box kao profesionalni ECM softver općenito je atraktivna opcija i više je od puke pohrane podataka ili alata za sigurnosno kopiranje podataka. Važna značajka je mogućnost pristupa datotekama u Box Cloudu s bilo kojeg uređaja s internetskom vezom.
To znači da korisnici mogu raditi na dokumentima ili pregledavati datoteke sa svog Box računa, bez obzira gdje se nalaze. Osim toga, Box nudi visoku razinu sigurnosti s višestrukim slojevima zaštite te, ovisno o paketu, raznim funkcijama i alatima u područjima sigurnosti i suradnje. Velika dodana vrijednost Boxa je mogućnost integracije brojnih popularnih aplikacija za produktivnost u oblak sadržaja, tako da timovi mogu raditi učinkovito, profesionalno i sa što manje gubitka.
