Podmirujete li narudžbe ili projekte na temelju odrađenih sati? Ili samo želite znati koliko ste vremena potrošili na određeni projekt ili kupca?
Zatim prenesite podatke iz Outlookovog dnevnika ili kalendara u Excel kako biste tamo nastavili računati.
Hoćete li podatke za naplatu uzeti iz kalendara ili dnevnika, ovisi o načinu na koji radite: Ako blokirate vrijeme koje radite za određenog korisnika u kalendaru tako što ćete zakazati odgovarajuće sastanke, te podatke možete kopirati iz kalendara Excel. Ako umjesto toga želite voditi zapisnik iz minute u minutu kada ste i koliko dugo radili za kupca, dnevnik je prikladniji. Međutim, tada morate uključiti i isključiti vlastiti mjerač dnevnika na početku i na kraju radne sesije.
Pokažite vrijeme provedeno u dnevniku
Dnevnik u Outlooku može se koristiti za bilježenje koliko ste dugo radili na projektu ili za kupca. U standardnim postavkama, dnevnik prikazuje aktivnosti zabilježene za određenog korisnika u dijalogu za kontakt, ali ne i odgovarajuće trajanje. To možete promijeniti na sljedeći način:
- U mapi Kontakti otvorite kontakt za koji želite da se bilježe zadaci.
- Otvorite karticu do i uključujući Outlook 2003 aktivnosti. S druge strane, u programu Outlook 2007/2010 zovete Kontakt → Prikaz → Aktivnosti na.
- Ako ovdje nema stupca trajanje može se vidjeti, desnom tipkom miša referenca ili U mapi i pozvati naredbu Prilagodite trenutni prikaz na.
- kliknite na polja.
- Pod, ispod Odaberite dostupna polja izabrati Sva polja časopisa. Zatim kliknite ispod Dostupna polja na trajanje i gore Dodaj u.
- Zatvorite dijaloge.
Rekordno vrijeme provedeno na kupcima
Outlook može zabilježiti koliko dugo radite za klijenta:
- Otvorite mapu Kontakti i desnom tipkom miša kliknite kontakt za koji želite zabilježiti odrađene sate.
- Pozovite naredbu u kontekstnom izborniku Novi unos u dnevnik za kontakt (do programa Outlook 2003) ili Kreiraj → Novi unos u dnevnik za kontakt (Outlook 2007) ili Kreiraj → Novi unos u dnevnik (Outlook 2010).
- Unesite kratku temu (Outlook predlaže ime korisnika) i odaberite vrstu unosa.
- kliknite na Počnite mjeriti vrijeme odnosno. Počnite mjeriti vrijeme (u programu Outlook 2007/2010) za pokretanje odbrojavanja.
- Sada učinite ono za što ćete kasnije fakturirati svog kupca.
- Čim završite, vratite unos dnevnika iz Outlooka u prvi plan i kliknite na Zaustavite mjerenje vremena (odnosno. Zaustavite mjerač vremena u programu Outlook 2010).
- Spremite i zatvorite zapis u dnevniku.
- Kako ne biste morali ručno pokretati zapisivanje za svaki zadatak, možete također uputiti Outlook da bilježi određene aktivnosti koje obavljate za određeni kontakt. Da biste to učinili, pozovite naredbu Alati → Opcije na i kliknite na Opcije časopisa. Odaberite kontakt i elemente te aplikacijske programe. Zatvorite dijaloge.
