Umjesto da uvijek iznova pišete iste e-poruke, na primjer kao odgovor na upite kupaca, već spremljene e-poruke možete spremiti kao predloške i pozvati ih u bilo koje vrijeme ponovno.
Radite li u odjelu za podršku, u službi za korisnike, u odjelu ljudskih resursa, u računovodstvu ili kao slobodnjak: Sigurno ćete morati slati e-poštu s istim ili sličnim sadržajem, a možda i s istim prilozima uvijek iznova . To mogu biti odgovori na upite kupaca, odbijanje prijava, redovita izvješća (svako s novim prilozima) ili pozivi na sastanke.
U takvim slučajevima Outlook nudi mogućnost spremanja gotovih (ili poluzavršenih) e-poruka kao predložaka i njihovo preuzimanje u bilo kojem trenutku. Ako je potrebno, tada možete pisati dodatke u e-poštu, priložiti datoteke ili slično. Predložak programa Outlook prikladan je i ako pohranjujete opsežnije podatke u unose o obvezama ili zadacima ili u zahtjeve za sastanke, koji često slijede isti obrazac. Predlošci za bilješke također se mogu stvarati i preuzimati.
Definirajte predloške za e -poštu
Predložak za e-poštu definirate na sljedeći način:
- Napišite i formatirajte e -poštu. Ako je korisno, priložite potrebne datoteke. Uz mnoge predloške e -pošte također može biti praktično unositi primatelje pošte odmah.
- Čim završite s e-poštom, nazovite naredbu FILE >> SAVE as.
- U polju TIP FILE odaberite OUTLOOK TEMPLATE (* .oft).
- Unesite smisleni naziv datoteke i kliknite Spremi.
- Otvorenu poštu sada možete poslati ili zatvoriti.
Postupak definiranja predložaka isti je u različitim Outlookovim modulima. Stoga ih samo opisujemo u ovom članku pomoću predložaka e-pošte.
Ako upotrebljavate Word kao uređivač pošte, ne možete spremiti formatirane e-poruke kao predloške u programu Outlook do uključujući 2003. verziju. Ako u prozoru poruke programa Outlook pozovete naredbu FILE >> SAVE as, kako je gore opisano, možete birati između velikog broja formata datoteka, ali ne i formata OFT (predložak programa Outlook).
Naravno, formatirani tekst poruke možete spremiti u Word datoteku i kasnije je dohvatiti. Word ne bilježi postavke poput predmeta, primatelja ili privitaka datoteka, pa biste te podatke morali unijeti ručno.
Mali trik pomaže, međutim, spremiti e-poštu kao predloške čak i ako koristite Word kao urednik pošte: privremeno isključite Word kao uređivač pošte. Da biste to učinili, u Outlooku nazovite naredbu EXTRAS >> OPTIONS >> E-MAIL FORMAT i deaktivirajte odgovarajuću opciju pod FORMAT PORUKE.
Ako ste već sastavili i formatirali e-poštu, još uvijek je nećete moći spremiti kao predložak programa Outlook-deaktiviranje Worda stupit će na snagu samo za nove e-poruke.
Međutim, posao koji ste već obavili nije bio uzaludan:
- Prvo spremite poštu kao skicu pritiskom na CTRL + S ili pomoću naredbe FILE >> SAVE.
- Ako to već niste učinili, deaktivirajte Word kao uređivač pošte kao što je gore navedeno.
- Sada otvorite spremljenu e -poštu u mapi "Nacrti", a zatim pozovite naredbu FILE >> SAVE as - "Outlook predložak (* .oft)" sada je dostupan kao format za spremanje.
- Kad definirate sve predloške, ponovno aktivirajte Word kao uređivač pošte.
Brz pristup predlošcima
Ako koristite predloške programa Outlook kako biste komunikaciju e-poštom učinili učinkovitijom, vjerojatno ste se već iznervirali zbog nezgrapnog načina na koji se predlošci pozivaju u programu Outlook.
Predlošcima možete pristupiti puno praktičnije ako postavite zasebnu mapu u pristiglu poštu. Zatim jednostavno otvorite predloške dvostrukim klikom na željeni unos u mapi predložaka.
Također možete stvoriti mape za odgovarajuće predloške u drugim Outlookovim modulima. Mapu predloška možete dobiti ovako:
- Upotrijebite Datoteka >> Novo >> Mapa ili CTRL + SHIFT + E za stvaranje nove mape u pristigloj pošti ili u osobnoj mapi. Kako bi mapa bila na vrhu popisa mapa, unesite podvlaku kao prvi znak, na primjer "PREDLOŽCI".
- Otvorite novostvorenu mapu u programu Outlook.
- U Windows Exploreru otvorite mapu u koju su spremljeni predlošci programa Outlook. Obično je to mapa "C: \ Documents and Settings \ \ Application Data \ Microsoft \ Templates".
- Sada rasporedite prozore Explorer i Outlook tako da se oboje mogu vidjeti jedan do drugog na ekranu.
- Odaberite svoje predloške e-pošte u Exploreru i povucite ih lijevom tipkom miša u novu grupu MOJI PREDLOZI.
U Outlooku 2007 morate otvoriti sigurnosno pitanje sa slike s OTVORENO kada otvorite predložak. Kako se ovaj upit ne bi pojavio svaki put kad se predložak pozove iz mape, deaktivirajte opciju UVIJEK POTVRDI PRE OTVARANJA OVOG TIPA DATOTEKE. Međutim, budite oprezni pri primanju predložaka e -poštom i otvarajte samo predloške iz izvora koje dobro poznajete.
