Kako učinkovito koristiti mape, funkcije i opcije u programu Outlook

Upute i korisne informacije za rad s Outlookom

Mnogi korisnici opisuju Microsoft Outlook kao jednostavan za korištenje. Cijenite niz funkcija i brojne mogućnosti komunikacije putem e-pošte. Drugi trebaju Outlook prvenstveno za osobnu organizaciju i koriste integrirani kalendar i njegova raznolika rješenja.

Osim osobnih preferencija korištenja, važno je:

• Opća struktura mapa,
• Funkcionalna navigacija izbornikom
• Područje za čitanje i
• Najvažnije funkcije, poput funkcije pretraživanja ili funkcije "Sortiraj"

razumjeti i primijeniti.

Video vodič: Kako posebno tražiti datoteke i e -poštu u Outlooku

Mape i struktura mapa u programu Microsoft Outlook

Poznata poslovica kaže: “Red je pola uspjeha.” Ova se metafora odnosi na analogni ured s ladicom za papir i dobro osmišljenim organizacijskim sustavom, kao i na Microsoft Outlook. U Outlooku se e -poruke uvijek pohranjuju u mape. Mapa Ulazna pošta može se opisati kao najpoznatija i najvažnija mapa za pohranu e-pošte jer svaka dolazna e-pošta prolazi kroz tu mapu. Sve mape u Outlooku prikazane su s lijeve strane glavnog prozora.

Moguće je stvoriti novu mapu sa samo nekoliko klikova. Da biste to učinili, pomaknite se do točke u sustavu osobnih mapa gdje se nova mapa treba prilagoditi. Desnom tipkom miša kliknite i odaberite unos "Nova mapa".

Nakon što ste dodijelili smisleno ime, možete premjestiti tematski odgovarajuće e-poruke u mapu. Korištenjem mapa možete precizno klasificirati e-poštu i jamčiti da se mogu pronaći u strukturi. Na primjer, mape se mogu nazvati prema odjelima, imenima korisnika, datumima ili drugim posebnim kriterijima.

U načelu, ne postoji gornja granica za osobne mape. Kao dio dobro osmišljenog sustava naručivanja, također ima smisla ne postavljati previše mapa kako bi stvari bile jasne.

Prikaz strukture izbornika i poruka e -pošte

U osnovi, kada je u pitanju pregled i čitanje e -pošte, Microsoft Outlook je u:

• područje mape
• podijeljeno područje za čitanje.

Također možete prikazati područje zadataka.

U Outlooku ćete pronaći i kartice u kojima su funkcije Outlooka raspoređene prema temama. Kartica "Start" omogućuje vam pristup "Brzim koracima" ili području izbornika "Izbriši", na primjer.

Na kartici "Pogled" možete odrediti kako i u kojoj veličini prozora će se prikazivati poruke pošte te područje mape i područje prikaza.

Uz samo nekoliko prilagodbi na kartici "Pogled", dobivate određeni centar za poruke prilagođen vašim željama i potrebama.

Sortirajte mape ili stvarajte favorite - tako to funkcionira

Kartica "Mapa" nudi vam sve mogućnosti za pojedinačno sortiranje strukture mape, bez obzira na veličinu mape, stvaranje podmapa ili prikaz mape kao omiljene.

Također možete koristiti za mape

• Postavite automatsko arhiviranje,
• Prilikom dijeljenja u timovima dodijelite dopuštenja za mape i
• Odredite svojstva mape.

Također možete koristiti kombinaciju tipki CTRL + SHIFT + P za stvaranje nove mape za pretraživanje. Mapa za pretraživanje virtualna je mapa u programu Outlook koja sadrži prikaz svih stavki e-pošte koje zadovoljavaju određene unaprijed definirane kriterije pretraživanja.

Funkcija pretraživanja u Outlooku - kako pravilno koristiti pretraživanje

U trenutnoj verziji programa Microsoft Outlook funkciju pretraživanja pronaći ćete na gornjoj funkcijskoj traci pored vrpce u polju za pretraživanje. Osim unosa jednog ili više pojmova za pretraživanje u funkciju pretraživanja, kartica "Traži" sadrži daljnje opcije i mogućnosti postavljanja.

Microsoft Outlook nudi vam mogućnost pretraživanja strukture mapa i svih spremljenih e-poruka prema različitim kriterijima.

Između ostalog, možete:

• Pretražujte u trenutnom spremniku ili globalno u programu Outlook ili
• Uključite priloge u pretraživanje.

Trenutna funkcija pretraživanja sugerira pojmove za pretraživanje, jasno vam pokazuje koje ste ključne riječi već tražili i daje vam mogućnost korištenja alata za pretraživanje.

Ukratko, funkcije "Sortiraj" i "Traži" u Outlooku nude vam sve mogućnosti za profesionalno podnošenje spremljenih e-poruka u Outlooku i, ako je potrebno, ponovno pronalaženje pomoću trenutnog pretraživanja prema kriterijima.

Sažetak: Lako je postaviti Outlook posebno i orijentiran na korisnika

Kao komunikacijski program, Microsoft Outlook je fleksibilan i prilagodljiv. Outlook možete organizirati pomoću osobnih mapa i sustava pojedinačnih mapa. Funkcije "Traži" i "Razvrstavanje" omogućuju spremanje e-poruka na korisnički orijentiran način i njihovo ponovno pronalaženje prema definiranim kriterijima.

Osim toga, možete pojedinačno prikazati e -poštu u Outlookovom području za čitanje i definirati kako bi se područje za čitanje i područje mape trebali prikazati na kartici "Pogled". Sa samo nekoliko postavki moguće je prilagoditi Outlook vlastitim potrebama i učinkovito raditi s komunikacijskim softverom.