Kako najbolje raditi s brzim dijelovima u programu Outlook
Koncepcija e-pošte u Outlooku ne mora biti individualna u svakom slučaju. U profesionalnom i privatnom okruženju stalno se dizajniraju slični ili usporedivi e-mailovi. Na primjer, e -poruka koja prati ponudu obično sadrži analogne tekstualne komponente. Odgovor na upit također je nespecifičan i mora se promijeniti u smislu broja ili najviše proizvoda. Sličnost u koncepciji mailova u osnovi je razumna i sadrži dobrobit koju ne treba podcijeniti. To se može postići ako više radite s gotovim tekstualnim modulima. U trenutnoj verziji Outlooka 365 tekstualni moduli i njihove funkcije dostupni su kao brzi moduli koji se razlikuju od drugih programa i verzija programa Outlook.
Video vodič: Kako stvoriti i koristiti tekstualne module u programu Outlook
Izradite brzi dio u programu Outlook - 5 bitnih koraka do automatizacije
Možete brzo dizajnirati brzu komponentu u programu Microsoft Outlook:
-
Otvorite novu poštu putem kartice "Datoteka". U sljedećem koraku napišite određeni tekst koji želite spremiti kao brzi dio.
-
Odaberite tekst u programu Microsoft Outlook i kopirajte ga. Da biste to učinili, možete koristiti kombinaciju tipki Ctrl + C kao prečac ili prečac.
-
U sljedećem koraku, s još uvijek označenim tekstom, idite na karticu "Umetni" i prijeđite na izbornik "Tekst".
-
Klikom na "Brzi dijelovi" otvara se novi prozor za odabir u kojem možete "Spremiti svoj odabir u katalog brzih dijelova".
-
Nakon što kliknete na "Spremi odabir u brzi katalog dijelova", otvara se drugi prozor s opcijama. Ovdje imate priliku pružiti dodatne informacije o tekstualnom modulu.
Između ostalog, možete:
- Dodijelite smisleno ime tekstualnom modulu.
- Odaberite kategoriju ili stvorite novu kategoriju, na primjer "Ponude" ili "Ugovor".
- Umetnite opis kako biste obavijestili kolege o sadržaju tekstualnog modula.
- U opcijama odaberite način na koji tekst treba umetnuti kao brzi dio.
Klikom na "OK" spremate brzi dio i možete ga u bilo kojem trenutku umetnuti u novu poštu.
Umetnite brzi dio u e -poruku - tako to funkcionira
Građevni blok dodan novoj e -pošti ima mnoge prednosti. Ugrađivanje tekstualnih modula u e-poštu štedi vrijeme i učinkovito je. Osim toga, odlazne poruke slične su po svom sadržaju i obliku. To je osobito važno u profesionalnom okruženju, s upitom ili ponudom.
Imate dvije mogućnosti za ugradnju kreiranog tekstualnog modula u e -poruku:
Alternativa 1: umetnite tekstualni modul poput autoteksta
Vaš brzi dio s nazivom "Tekstualni modul 1" automatski se prikazuje kao opcija za umetanje čim u tekst unesete prvih nekoliko znakova naziva brzog dijela.
Niz "Tekst" dovoljan je da Outlook pronađe brzi dio. Brzi dio umetnut je klikom na tipku Enter. Time se štedi mnogo vremena pri koncipiranju e-pošte.
Alternativa 2: Ručno integrirajte brzu komponentu
Osim automatizirane varijante, brzu komponentu možete integrirati i ručno. To funkcionira bez napora otvaranjem nove e -pošte i pokazivačem za navigaciju do točke u tekstu u koju želite umetnuti tekst.
U sljedećem koraku prijeđite na karticu "Brzi dijelovi" na kartici "Umetanje". Kliknite stavku izbornika za prikaz svih brzih dijelova koji se mogu umetnuti.
Nakon što kliknete na željenu brzu komponentu, ona će se pojaviti u tekstu vaše e-pošte.
Organizirajte, uređujte i brišite brze dijelove
S vremenom postaje neizbježno da se neovisno dizajnirani brzi građevni blokovi moraju mijenjati ili brisati. Dijelovi teksta, ugrađeni brojevi ili postoci mogu se promijeniti. Za promjenu ili brisanje tekstualnog modula postupite na sljedeći način:
-
Na kartici "Umetni" idite na stavku izbornika "Brzi dijelovi".
-
Otvorite izbornik "Brzi dijelovi" i kliknite modul koji želite promijeniti. Otvara se novi izbornički izbornik u kojem možete urediti tekstualni modul.
-
Između ostalog, imate mogućnost uređivanja svojstava tekstualnog modula. Možete prilagoditi naziv bloka ili opis. Pod "Organiziraj i izbrišite" dolazite do "Organizator za module", u kojem možete urediti sve spremljene tekstualne module i po potrebi ih izbrisati.
-
Klik na "Zatvori" sprema sve promjene u vaše osobne tekstualne module. Izmjena tekstualnih modula moguća je samo u novijim verzijama Outlooka. U Outlooku 2007 ili 2010 nema službenog načina za naknadno uređivanje brzih dijelova. Uz trik u koji tekstualni modul spremate pod drugim imenom, još uvijek možete uređivati i prilagođavati.
Ukratko, funkcije Brzi dijelovi i Autotekst sadrže bitne mogućnosti djelomične automatizacije stvaranja tekstova. Korištenje obje funkcije idealno je za poslovna pisma u kojima se koristi poseban ili uobičajen pozdrav poput "Poštovani". Osobne čestitke mogu se spremiti i kao automatski tekst.
Slično je s pozivom, čestim željama za rođendan ili godišnjicu ili često postavljanim pitanjima. Kratice i formulacije mogu se u bilo kojem trenutku osmisliti kao brzi gradivni blokovi. Na taj se način potpisi mogu ugraditi i prilikom zamjene stvarnog potpisa. Za slova i poslovna slova, koja se pišu riječ po riječ, postoji i modul.
Osim funkcije brzih dijelova sadržanih u Outlooku, tvrtke i poslovni ljudi koriste alat za produktivnost Text Expander from Smile. S ovom plaćenom aplikacijom poslovna pisma i e -poruke mogu se dodatno profesionalizirati s obzirom na Autotekst. Uz Text Expander možete raditi i na Windowsima i na Macima.
Savjet:
Kako bi se u svakom trenutku održao pregled vaših brzih gradivnih elemenata, ima smisla i orijentirano je na praksu razvrstati ih u razumljive kategorije.
Zaključak
Stvaranje brzih dijelova u programu Microsoft Outlook nije teško. Novi blok možete spremiti u 5 jednostavnih koraka. Dodjela razumljivih kategorija, jasni nazivi modula i jasan opis važni su za učinkovito uključivanje brzih modula u e-poštu. Ovaj postupak za ponavljajuće e -poruke uštedjet će vam puno vremena pri začeću. Osim toga, ovaj postupak jamči da se na ponude ili upite odgovara i šalje jedna drugoj.
