Outlook kontakt grupe - učinkovita komunikacija u grupi

Kako izraditi popise za distribuciju

Svaki dan, u profesionalnom ili privatnom okruženju, postoji potreba za slanjem e-pošte različitim vrstama ljudi ili grupama ljudi. U mnogim slučajevima sadržaj jedne poruke mora doći do različitih primatelja. Neiskusni korisnici Outlooka mogu raditi s "kopiraj i zalijepi" za takav zadatak i na taj način slati sadržaj poruke različitim kontaktima.

Slanje poruka većem broju primatelja uz "kopiraj i zalijepi" je najviše drugo najbolje rješenje. Osim što je kopiranje i lijepljenje tekstova sklono pogreškama, mora se uzeti u obzir i vremenski faktor. Bolja alternativa je stvaranje grupe kontakata ili popisa distribucije u programu Outlook. Pojam distribucijska lista i kontakt grupa imaju isto značenje. Do verzije programa Outlook 2007 koristio se izraz "popis distribucije". Od programa Microsoft Outlook 2010, popis distribucije zamijenjen je izrazom "grupa kontakata", koji se također koristi u trenutnoj verziji sustava Office Outlook 365. Pomoću popisa za distribuciju u programu Microsoft Outlook možete jednim klikom dodati grupu primatelja u poruku. Stvaranje grupe kontakata i popisa za distribuciju u Outlooku nije teško i štedi puno vremena u profesionalnoj komunikaciji e-poštom.

Stvaranje Outlook grupe kontakata - praktični savjeti za preradu

Da biste stvorili novu grupu kontakata u programu Microsoft Outlook, prijeđite na karticu "Start". Novi popis distribucije tada se može stvoriti pomoću gumba "Nove stavke". U trenutnoj verziji Outlooka stavka izbornika "Kontakt grupa" dublje je ugrađena u traku izbornika nego u starijim verzijama Outlooka. Gumb možete pronaći pod: "Dodatni elementi> Grupa kontakata."

Nakon što pritisnete gumb "Grupa kontakata", otvara se prozor za odabir u kojem možete unijeti svoje individualne postavke za novi popis distribucije. Tipkovnicom odaberite tipkovnički prečac Ctrl + Shift + L.

Imate sljedeće mogućnosti i opcije:

dugme

Izraz

Spremi blizu

Stavka izbornika "Spremi i zatvori" bitna je na kraju stvaranja nove grupe kontakata. Pomoću gumba možete spremiti sve podatke o novim članovima i primateljima. Zbog toga vam je grupa kontakata u svakom trenutku dostupna prilikom slanja uobičajenih e-poruka. Važno: Prije nego što možete poslati poruku na popis za distribuciju u programu Outlook, grupa kontakata mora biti spremljena. To se postiže dodjeljivanjem jedinstvenog imena i potvrdom toga klikom na gumb "Spremi i zatvori".

Izbriši grupu	Briše popis distribucije.
Naprijed grupa	Popis distribucije koji ste stvorili u programu Microsoft Outlook može se proslijediti drugim osobama. Moguće je poslati popis distribucije u internetskom formatu kao vCard u datotekama ili kao Outlook kontakt.

Članovi i bilješke

Prikaz prozora možete odabrati na kartici "Zaslon". Gumbom "Članovi" možete vidjeti podatke o svim članovima grupe. Komentare možete unijeti na popis za distribuciju u odjeljku Bilješke.

Dodajte članove

Gumb "Dodaj članove" može se shvatiti kao srce grupe kontakata u programu Microsoft Outlook. Članove grupe možete grupirati s: Outlook kontakti, Adresar integriran u softver ili Novi kontakt za e -poštu dodati na popis distribucije.

Ukloni člana	Da biste uklonili člana grupe s popisa za distribuciju, odaberite unos i kliknite gumb "Ukloni člana". Unos se briše.
Ažurirati sada	Kliknite gumb "Ažuriraj sada" da biste ažurirali prikaz u prozoru. Svi su unosi ažurirani.
Tab "Komunicirati"	Na kartici "Komuniciraj" imate mogućnost odabira kontakta s popisa za distribuciju i pisanja pojedinačne e -poruke ovoj osobi. Također je moguće stvoriti zahtjev za sastanak za određeni kontakt.
Tab "Kategorije"	Kao i kod kalendara Outlook, također imate mogućnost dodjeljivanja elementa kategoriji za popise za distribuciju. Osim toga, možete postaviti da se kasnije podsjeti na kontakt grupu. Popis distribucije možete označiti i kao "privatan".

Ukratko, imate različite mogućnosti i mogućnosti postavljanja grupe kontakata pojedinačno i prilagodite je vlastitim potrebama. Ako želite kasnije prilagoditi stvorenu grupu kontakata i, na primjer, dodati nove članove iz imenika, to možete učiniti u bilo kojem trenutku pomoću gumba "Start> Adresar".

Nakon odabira ispravnog adresara, možete prepoznati popis distribucije po ikoni koja prikazuje dvije stilizirane glave. Specifikacije popisa za distribuciju možete promijeniti klikom na gumb "Svojstva". Sve prilagodbe moraju biti potvrđene s "OK". Alternativno, sve osobne popise za distribuciju možete pronaći na traci izbornika na kartici "Kontakti" u programu Microsoft Outlook.

Pošaljite e -poruku grupi kontakata u četiri koraka

Nakon što ste stvorili novu grupu kontakata, možete upotrijebiti stvorenu grupu distribucije za pisanje više primatelja u jednom koraku s Outlookom. S 4 jednostavna koraka možete poslati novu poštu distribucijskoj grupi:

1. Otvorite novu e -poruku klikom na "Start> Nova e -pošta".

   

2. Otvara se poznati prozor za unos e-pošte s kojim možete dizajnirati i poslati novu e-poštu.

   

3. Umjesto da ručno unesete e-adresu primatelja, kliknite gumb "Prima" i potražite željenu grupu kontakata u adresaru. Ako ste jednom poslali novu poruku grupi za distribuciju, dovoljno je unijeti prva slova imena popisa za distribuciju u polje za unos gumba "Za". Nakon nekoliko pritisaka, grupa kontakata se prikazuje kao prijedlog i može se odabrati.

   Kao i kod uobičajenih poruka e-pošte, prilikom slanja poruke grupi kontakata također možete odlučiti hoće li:

   • U polju "Prima" šalje se u običnom tekstu svim primateljima grupe kontakata. U tom slučaju, e -adrese svih članova distribucijske grupe vidljive su svima.
   • Kopiju treba poslati svim primateljima iz grupe kontakata u polju "Cc".
   • Treba se slati nevidljivo u polje "Skrivena kopija". Ako se poruka pošalje na popis za distribuciju putem "Bcc", neće biti proslijeđena adresa e-pošte.
   

4. Pošaljite poruku klikom na gumb "U redu". Poslat će se svim članovima grupe prema vašim specifikacijama.

Slanje poruke putem popisa za distribuciju u Outlooku slično je iskušanom slanju e-pošte različitim primateljima. Kombiniranjem primatelja u distribucijsku grupu, poruka može doći do mnogih adresara u jednom koraku. Ovaj postupak je osobito učinkovit kada se poruke moraju slati istoj skupini ljudi u kontinuiranim intervalima. Na primjer, svi zaposlenici u odjelu ili svi terenski radnici u poslovnoj jedinici mogli bi se grupirati u kontaktnu skupinu. Poruke s istim sadržajem tada se mogu slati na popis za distribuciju.

Sažetak i zaključak: Rad s popisima distribucije u Outlooku učinkovit je i jednostavan

Ima smisla stvoriti grupe kontakata u programu Microsoft Outlook ako fiksna skupina ljudi kontinuirano prima e-poštu s istim sadržajem. U profesionalnom okruženju svrsishodno je postaviti popis distribucije za svaki odjel ili distribucijsku skupinu za sve zaposlenike u tvrtki. Isto se odnosi na klubove ili u privatnom sektoru. Popis distribucije izrađen je u programu Outlook na kartici "Start" pomoću gumba "Nove stavke".

U starijim verzijama programa Outlook nazivi gumba i struktura izbornika razlikuju se. U distribucijsku grupu mogu se dodati i poznate i spremljene u adresaru, kao i nove adrese e-pošte.

Postojeću grupu kontakata možete prilagoditi, prenijeti drugim primateljima ili izbrisati u samo nekoliko klikova. Korisnici programa Microsoft Outlook koji profesionaliziraju svoju komunikaciju s grupama kontakata ili, u starijim verzijama, s popisima distribucije štede dragocjeno vrijeme i minimiziraju mogućnost grešaka pri kopiranju i lijepljenju e -pošte.