Kako koristiti kalendar programa Outlook za sastanke i zadatke

Pregled svih funkcija

Bilo da se radi o profesionalnim ili privatnim sastancima - gotovo su svi zauzeti svakodnevnom organizacijom sebe i svog osobnog okruženja. Iz tog razloga, kalendar, na primjer Outlook kalendar, u središtu je svakog planiranja profesionalnih sastanaka. Nakon što se Outlook otvori dvostrukim klikom na tipku miša, u donjem lijevom programskom području pronaći ćete nekoliko ikona. Ikona kalendara u Outlooku može se pronaći tik uz ikonu za e-poštu.

Osim kalendara, ima smisla zabilježiti važne zadatke u Outlooku i raditi kroz njih. Područje zadataka, koje je pored ikona poredano u adresaru u programu Outlook 365, prikladno je za to.

Korisnici Outlooka koji poznaju i svladavaju mogućnosti funkcija "Kalendar i zadaci" rade i planiraju učinkovitije i ciljanije. Osim kalendara i zadataka, korisnici također cijene Outlookovu funkciju pretraživanja. Na primjer, Outlook nudi mogućnost pretraživanja obveza i e-pošte u jednom potezu. Ova je opcija osobito korisna i praktična pri upotrebi Outlooka u poslovne svrhe jer učinkovito podržava učinkovitost rada u uredu.

Profesionalno organizirajte obveze - uz Outlook je moguće bez napora

Kalendar u Outlooku u osnovi je sam po sebi razumljiv i prilagođen korisnicima. Postavljanje novog termina moguće je sa samo nekoliko klikova. Osim toga, postoje mnogi trikovi i provjerena pomoć koja će vam pomoći da učinkovito i ekonomično uđete na sastanke. Na primjer, moguće je kopirati postojeće unose obveza radi lakšeg unosa novih obveza. Postupak prevlačenja e-pošte s važnim sastankom na gumb "Kalendar" ili "Zadatak" također je orijentiran na praksu. Na taj način možete generirati unos sastanka ili novi zadatak i imati sadržaj e-pošte odmah pri ruci kao podsjetnik. Pretvaranje zadataka u sastanke pomoću miša učinkovito je i štedi dragocjeno vrijeme.

U sljedećem tekstu možete pročitati kako možete organizirati zadatke: Poredajte zadatke prema kategorijama

Savjet o učinkovitosti:

Budući da su svi programi sustava Office umreženi, imate mogućnost u bilo kojem trenutku izravno stvoriti sastanke ili zadatke iz programa Word i Excel u programu Outlook. Da biste to učinili, možete umetnuti gumb u Microsoft Word ili Excel i jednim klikom prenijeti zadatak ili sastanak u Outlook.

U ovom članku možete pročitati kako stvoriti zadatke iz Worda.

Glavna prednost Outlookovog kalendara je mogućnost usklađivanja obveza s drugim ljudima bez potrebe za korištenjem zajedničkog kalendara. Kartica "Zatraži sastanak" dostupna je za to u programu Outlook. Zahtjevi za sastanke mogu se automatski prihvatiti u programu Outlook. Ako zatraženi termin nije zauzet u kalendaru, sustav potvrđuje zahtjev. Alternativno, također možete postaviti da se svaki zahtjev za sastanak mora ručno obraditi i prihvatiti.

Umjesto dugotrajne osobne ili digitalne komunikacije, sastanci se pomoću ovog postupka mogu uskladiti sa samo nekoliko klikova. Alternativno, korisnici programa Outlook također imaju mogućnost slanja pojedinačnih obveza kao datoteke iCalendar. U tom slučaju primatelj zadržava kontrolu nad svojim kalendarom. On može uvesti zahtjev za sastanak i bilješku u Outlook ako je potrebno. Izvoz kao iCalendar datoteka koristan je, na primjer, za osobe koje pošiljatelju nisu osobno poznate. Ako korisnici programa Outlook rijetko moraju usklađivati sastanke s drugima, može imati smisla slati pojedinačne obveze ili izvatke iz kalendara bez postavljanja posebnih zahtjeva za sastanke. Dijeljenje kalendara ili izvadaka iz kalendara i ažuriranje sastanaka prilagođeno je korisniku u Outlooku i može se učiniti s malo truda.

Označite obveze u boji, premjestite ih ili izbrišite

Sastanci, zadaci i e -poruke blisko su povezani u programu Outlook. Iz tog razloga Outlook 2007 verzija nudi mogućnost označavanja važnih e-poruka u pristigloj pošti različitim zastavicama u boji za praćenje mišem. Osim kodiranja u boji, Outlook vas može podsjetiti i na zadatak povezan s porukom.

Također možete jednostavno premještati obveze bez klika unošenjem teksta ili povlačenjem i ispuštanjem mišem. To je moguće u istom kalendarskom području, a također i putem navigatora datuma za druge tjedne, mjesece ili godine. Microsoft Outlook tada automatski prilagođava datum i održava vrijeme. Također je moguće jednim klikom premjestiti nekoliko obveza u drugi dan, na primjer ako ste bolesni ili ne možete raditi radnim danom. Dvostruki sastanci mogu se ukloniti u nekoliko jednostavnih koraka pomoću kombinacije tipki po naredbi.

U nekim slučajevima može biti važno potpuno obrisati sastanke prije određenog datuma. Ovo je korisno, na primjer, ako preuzmete kalendar od kolege i više vam nisu potrebni njegovi stari sastanci. Možete izbrisati sve obveze iz Outlookovog kalendara prije određenog datuma prelaskom na tablični prikaz obveza. U ovom prikazu imate mogućnost sortiranja i brisanja obveza prema datumima.

Prezentacija različitih prikaza kalendara u kalendaru programa Outlook također je orijentirana na praksu. Možete prikazati prikaz kalendara po danu, za cijeli tjedan ili radni tjedan ili za cijeli mjesec.

Također možete poslati sastanke putem Outlooka. Kako ovo funkcionira možete pročitati u ovom članku: Slanje obveza

U starijim verzijama programa Outlook, na primjer Outlook 2007, također imate mogućnost prikaza gustoće detalja u mjesečnom prikazu. Ova funkcija nudi vam tri mogućnosti pregledavanja:

• "Nisko",
• "Srednji" i
• "Visoko".

Opcija "Nisko" automatski je unaprijed postavljena. Ako ne možete pronaći relevantne sastanke u Outlooku u mjesečnom prikazu, razlog tome može biti gustoća detalja. Outlook u osnovi nudi različite i posebne postavke prikaza za obveze. Između ostalog, moguće je prikazati trenutnu, važnu budućnost ili, alternativno, prošla imenovanja.

Ponavljajući sastanci koji se ponavljaju - važna funkcija u programu Outlook

Osim jednokratnih termina, postoji mnogo ponavljajućih termina koji se ponavljaju tjedno, mjesečno ili godišnje. Umjesto unosa svakog od tih obveza ručno u Outlook, unos ponavljajućih obveza jamči uštedu vremena. Korisnicima Outlooka također pruža sigurnost da ne propuštaju bitne sastanke. Ponavljajući termin u Outlooku definirate izravno na kartici "Novi sastanak" pomoću gumba "Vrsta serije". U Outlook možete implementirati podsjetnik za svaki sastanak.

Sastanci u seriji mogu se odabrati i unijeti u dijaloški prozor. Došlo je do problema s odabirom radnih dana u starijim verzijama Outlooka. Ovaj je problem riješen u trenutnoj verziji Outlooka, tako da je u osnovi svaka kombinacija moguća kao sastanak u seriji.

Ako želite urediti ili izbrisati cijeli niz obveza, to je također moguće bez problema. Na primjer, ako izbrišete termin iz niza obveza, sustav će vas obavijestiti u prozoru treba li izbrisati i cijeli niz obveza. Nakon što odaberete, kliknite gumb "U redu" da biste zatvorili dijalog.

Ova je funkcija također orijentirana na praksu kako bi se mogli izbrisati pojedinačni sastanci iz niza sastanaka. Ako se, na primjer, u tvrtki nije održao tjedni sastanak, otkazani sastanak može se naknadno ukloniti iz kalendara bez brisanja cijele serije i ponovnog postavljanja.

Upotrijebite metodu ALPEN i profesionalizirajte upravljanje vremenom

Morate li koordinirati mnoge sastanke i točno i profesionalno planirati svaki radni dan ili privatne aktivnosti? U ovom slučaju ima smisla upotrijebiti dobro poznatu metodu ALPEN, koju uglavnom koriste menadžeri ili je podučavaju na seminarima o upravljanju vremenom. ALPEN metoda opisuje metodologiju dobro promišljenog upravljanja vremenom. Utemeljio ga je poznati autor Lothar J. Seiwert. ALPEN metoda temelji se na pretpostavci da je dovoljno svaki dan utrošiti nekoliko minuta na sastavljanje pisanog dnevnog plana. Ovo radi prema ALPEN metodi na sljedeći način:

1. Zapišite zadatke, obveze i aktivnosti.

2. Procijenite duljinu aktivnosti.

3. Planirajte vremena međuspremnika.

4. Donosite odluke za taj dan.

5. Praćenje i prilagodba

Metod ALPEN može učinkovito podržati kalendar programa Outlook, područje zadataka ili prikaz "Outlook Today".

Pažljivo organizirajte zadatke u programu Outlook: ovako to funkcionira

Zadaci se općenito razlikuju od obveza po tome što nemaju datum početka. U zadatku je fokus na aktivnosti ili cilju. Ukratko, sastanci su vezani za jasno definiranu početnu i završnu točku. Nasuprot tome, rok dospijeća odlučujući je za zadatke. Kada je zadatak izričito obavljen, nije definirano.

Možete stvoriti nove zadatke u programu Outlook na kartici "Zadaci" jednim klikom. Pojavljuje se vrpca na kojoj možete upravljati, pratiti ili premještati zadatke.

Za bolju orijentaciju i jasnoću svih relevantnih zadataka, imate mogućnosti u Outlooku,

• Sakrij dovršene zadatke u programu Outlook
• za prikaz samo zadataka koji su već dovršeni u programu Outlook.
• Također možete potpuno izbrisati dovršene zadatke iz Outlooka.

Da biste to učinili, odaberite opciju "Dovršeni zadaci" u odjeljku "Zadaci". Tada će vam se prikazati svi dovršeni zadaci. Možete ih jednostavno izbrisati kombinacijom tipki ili naredbom CTRL + A. Outlook vam također daje mogućnost prikaza i spremanja određenog prikaza zadatka.

Pratite zadatke i ispišite popis zadataka

Važno je pratiti sve zadatke. Iz tog razloga ima smisla razvrstati zadatke u planeru zadataka prema svim dostupnim stupcima. Alternativno, imate mogućnost slobodnog raspoređivanja zadataka i prikazivanja definiranih ikona na programskoj traci. Opsežne mogućnosti prikaza u području zadataka jamče da na prvi pogled možete razlikovati važne i manje relevantne zadatke. Redoslijed vaših zadataka možete odrediti numeriranjem i zasebnim stupcem za brojeve. Sažete zadatke možete istovremeno obraditi u popis zadataka, prikazati ih, otvoriti ili ispisati zajedno sa tjednim kalendarom.

Delegiranje i filtriranje zadataka - osobito korisno u profesionalnom području

Ako osobno ne rješavate svaki zadatak, možete automatski zatražiti izvješća o statusu. Automatizirane informacije o statusu daju vam pregled razine završetka na kojoj se zadatak trenutno nalazi. Ova je mogućnost osobito važna u profesionalnom okruženju kada se delegiraju relevantni zadaci. Zadaci koji su već delegirani mogu se u bilo kojem trenutku prenijeti na drugog zaposlenika. Osim izvješća o statusu za delegirane zadatke, Outlook ima i profesionalnu funkciju filtriranja za zadatke. Ovo možete koristiti za filtriranje zadataka prema definiranim kriterijima. Između ostalog, moguće je posebno:

• Pregledajte sve zadatke koji su dodijeljeni određenom zaposleniku
• Tko ima određeni rok dospijeća ili
• imaju definiran unos u temu.

Zadaci se također mogu pretvoriti u sastanak pomoću povlačenja i ispuštanja bez potrebe za ponovnim stvaranjem.

Savjet:

Koristite određene predloške programa Outlook za brzo stvaranje sastanaka ili zadataka koji u osnovi imaju istu strukturu. Na ovaj način štedite puno vremena, uklanjate viškove i učinkovito planirate sastanke i zadatke.

Od programa Outlook 2007, zadaci koji su već premješteni u arhivu i dalje su vidljivi ako su označeni za praćenje. Korisnici koji upravljaju mnogim zadacima u Outlooku cijene ovu opciju. Vrijedan je zbog podsjetnika na zadatke, e-poštu i obveze koji su pohranjeni u mapi arhive.

Korisnici programa Outlook 2003 imaju posebnu opciju u pogledu prikaza zadataka i obveza. Popis zadataka možete prikazati u kalendaru. Na taj način možete istovremeno paziti na svoje sastanke i zadatke. Korisnici drugih verzija Outlooka mogu koristiti postavke prikaza kako bi odredili koja se područja Outlooka trebaju prikazati.

Softverski savjet:

Želite li vidjeti svoje Outlook zadatke, dnevni red i kalendar na radnoj površini bez otvaranja Outlooka? U tom slučaju možete koristiti besplatni program DeskTask. DeskTask radi pod Windows 10 i može se koristiti sa svim poznatim verzijama Outlooka.

Zaključak: savršeno organizirajte obveze i zadatke u programu Outlook

Uz Microsoft Outlook dobivate složenu i dobro osmišljenu softversku aplikaciju za savršeno organiziranje sastanaka i zadataka. Outlook nudi različite mogućnosti za provedbu obveza, zahtjeva za sastanke i ponavljajućih obveza. Osim toga, prikazi kalendara mogu se prilagoditi. Sastanci se mogu podijeliti ili pretvoriti u zadatke sa samo nekoliko klikova. Područje odgovornosti posebno je vrijedno kada se različite aktivnosti i zahtjevi u profesionalnom ili privatnom sektoru moraju razumno usmjeriti. Zahvaljujući svojoj strukturi prilagođenoj korisniku, Outlook doprinosi profesionalno organiziranom kalendaru.