Slajdovi koji se koriste samo za određene ciljne skupine

Možda vam je poznato ovo: Napravili ste opsežnu prezentaciju, ali sada, ovisno o ciljnoj skupini, samo želite predstaviti izvadak iz nje.

Na primjer, grupa gledatelja trebala bi prvenstveno saznati detalje o Odjelu A, jer se tiču samo tih podataka. Druga skupina gledatelja trebala bi biti obaviještena samo o odjeljku B.

Ili je prezentacija proizvoda podijeljena na tehničke i komercijalne podatke i ovisno o ciljnoj skupini - inženjerima ili kupcima - trebali bi se prikazivati samo određeni slajdovi. No, svatko bi trebao vidjeti slajdove za prezentaciju tvrtke i opće značajke proizvoda.

Budući da mnogi korisnici ne znaju riješiti ovaj problem, nije rijetkost da se stvori nekoliko datoteka koje su prezentirane pojedinim skupinama ljudi. Nedostaci su očiti: povećava se broj datoteka. Još gore: ako se slajdovi koji se pojavljuju u svakoj kopiji kasnije promijene, napor za pretraživanje i ažuriranje prilično je velik.

Stoga Powerpoint nudi rješenje s funkcijom korisnički definirane prezentacije (u ranijim verzijama prezentacija usmjerena na ciljanu skupinu)!

Što znači izraz "prilagođena prezentacija"?

Korisnički definirana prezentacija nije ništa drugo do izbor slajdova iz većeg skupa slajdova ili cjelokupne prezentacije. Korisnički definirane prezentacije stoga su različite djelomične inačice prezentacije prilagođene različitim ciljnim skupinama. U pojedinačnim djelomičnim verzijama prikazuju se samo oni slajdovi koji su relevantni za odgovarajuću publiku.

Primjer: Ukupna prezentacija sastoji se od ukupno 6 slajdova. Za kolege iz Odjela A, međutim, relevantni su samo slajdovi 1, 4, 5 i 6. Kolegama iz Odjela B potrebni su samo slajdovi 1, 2, 3 i 6.

Prednosti prilagođene prezentacije

Naravno, možete stvoriti i vlastitu prezentaciju za svaku publiku, a zatim ih spremiti s drugim imenom. Međutim, prilagođena prezentacija ima tri glavne prednosti:

• Štedite prostor za pohranu jer radite samo s jednom datotekom.
• Ne morate stvarati datoteku za različite ciljne skupine i kasnije ih tražiti. Ne može vam se dogoditi da sa sobom imate "krivu" prezentaciju, jer su svi relevantni slajdovi uvijek u jednoj datoteci.
• Vjerojatno ćete koristiti neke slajdove u više prilagođenih prezentacija. Kad se ažuriraju, trebate unijeti promjene samo u jednu datoteku.

Kako stvoriti prilagođenu prezentaciju od PowerPointa 2007 nadalje

Da biste stvorili prezentaciju usmjerenu na ciljnu skupinu u datoteci PowerPoint, postupite na sljedeći način:

• Otvorite cjelokupnu prezentaciju u kojoj želite stvoriti pod prezentacije.
• Pritisnite karticu Projekcija slajdova na gumbu Prilagođena prezentacija a zatim dalje Prezentacije usmjerene na ciljanu skupinu.
• U dijaloškom okviru kliknite Novi. Dodijelite naziv svojoj pod-prezentaciji.
• U lijevom okviru s popisom odaberite slajdove koje želite prikazati u prezentaciji usmjerenoj na ciljnu skupinu i kliknite Dodaj u.

• Potvrdite sa u redu a zatim kliknite Zaključiti.

Kako isporučiti prilagođenu prezentaciju počevši od PowerPoint 2007

Najjednostavniji i najjednostavniji način prikaza određene pod-prezentacije je sljedeći:

• Otvorite cijelu datoteku.
• Prebacite se na karticu Projekcija slajdova.
• Pritisnite gumb Prilagođena prezentacija a zatim odaberite željeni unos.

Kako ispisati prezentaciju usmjerenu na ciljnu skupinu od PowerPointa 2007 nadalje

Održali ste svoju prezentaciju pred odjelom A i sada želite publici dati upravo slajdove o kojima ste govorili na predavanju. Jedna bi mogućnost bila zapisati brojeve stranica odgovarajućih slajdova, a zatim ih navesti kao stranice za ispis.

Međutim, mnogo je lakše jer je PowerPoint već zabilježio koji slajdovi idu uz vašu prilagođenu prezentaciju. Prilikom ispisa možete jednostavno odabrati koju verziju želite ispisati.

Ovako to radi u PowerPointu 2010:

• Otvorite prezentaciju.
• Odaberite datoteka - Pritisnuti.
• Kliknite ispod postavkama na gumbu Ispišite sve slajdove. Sada će vam se predstaviti razne mogućnosti.
• Odaberite na Prezentacija definirana ciljnom skupinom verziju koju tražite. Potvrdite svoj odabir gumbom Pritisnuti.

Ovako to radi u PowerPointu 2007:

• Klikni na Gumb za ured a zatim dalje Pritisnuti.
• U dijaloškom okviru Ispis kao odaberite Područje pritiska opciju Prezentacija usmjerena na ciljnu skupinu. Odaberite odgovarajuću verziju desno od nje. Potvrdite sa u redu.

Kako izraditi prilagođenu prezentaciju od PowerPointa 2003 pa nadalje

Za izradu prezentacije usmjerene na ciljnu skupinu u PowerPoint datoteci postupite na sljedeći način:

• Otvorite prezentaciju u kojoj želite stvoriti pod-prezentacije.
• Kliknete li u izborniku Projekcija slajdova na opciju Prezentacije usmjerene na ciljanu skupinu.
• U dijaloškom okviru kliknite Novi.
• Dodijelite naziv svojoj pod-prezentaciji.
• U lijevom okviru s popisom odaberite slajdove koje želite prikazati u prezentaciji usmjerenoj na ciljnu skupinu i kliknite Dodaj u.
• Potvrdite sa u redu a zatim kliknite Zaključiti.

Kako isporučiti prilagođenu prezentaciju počevši od PowerPoint 2003

• Otvorite cijelu datoteku.
• Kliknete li u izborniku Projekcija slajdova na Prezentacije usmjerene na ciljanu skupinu.
• U dijaloškom okviru odaberite željenu verziju i kliknite Demonstracija.

Kako ispisati prezentaciju usmjerenu na ciljnu skupinu od PowerPointa 2003 pa nadalje

• Odaberite u izborniku datoteka naredbu Pritisnuti.
• Aktivirajte u dijaloškom okviru Pritisnuti pod, ispod Područje pritiska opciju Prezentacija usmjerena na ciljnu skupinu. Odaberite odgovarajuću verziju desno od nje. Potvrdite sa u redu.