Kako biste nakon delegiranja zadataka putem Outlooka uvijek znali trenutni status quo, možete odrediti da želite primati izvješće o statusu prenesenih zadataka. Također može biti korisno, osobito za opsežne zadatke
Delegirajte zadatke
Da biste delegirali zadatak, pozovite naredbu u programu Outlook 2013 ili novijem Start - Nove stavke - Zahtjev za zadatak uključeno, u programu Outlook 2010 Start - novi elementi - daljnji elementi - zahtjev za zadatak, u programu Outlook 2003/2007 Novo - novi zahtjev za zadatak. Zatim unesite podatke i adresu e -pošte zaposlenika na koji želite prenijeti zadatak te ga predajte. No, što ako ste zadatak unijeli jednom u svoj alat za planiranje zadataka i tek kasnije shvatili da za to nemate dovoljno vremena i da je bolje da ga delegirate? Zatim postupite na sljedeći način:
- Desnom tipkom miša kliknite zadatak u planeru zadataka i nazovite Dodijeli zadatak na.
- Zatim unesite e -adresu osobe na koju želite prenijeti zadatak, napišite kratku poruku i prilagodite datum dospijeća tako da još imate vremena pregledati rezultat.
- Provjerite imate li dvije mogućnosti Spremi ažuriranu kopiju ovog zadatka na moj popis zadataka i Pošaljite mi izvješće o statusu čim zadatak bude obavljen su uključeni. Inače se zadatak neće pojaviti u vašem planeru zadataka; osim toga, nećete biti automatski obaviješteni kada zadatak bude dovršen.
- Predajte zahtjev za zadatak.
Na taj način osiguravate da ste automatski obaviješteni o napretku
Tako da se delegirani zadaci uvijek pojavljuju u vašem alatu za planiranje zadataka, a vi ste obaviješteni kada je zadatak obavljen, dvije mogućnosti navedene u 3. koraku moraju se aktivirati u vašem Outlooku. Tada se ne morate uvijek sjetiti omogućiti opcije iz koraka 3 iz prethodnog odjeljka prilikom delegiranja. Opcije su prema zadanim postavkama uključene, ali bolje je provjeriti jesu li na sigurnom:
- U programu Outlook 2010 ili noviji, pozovite naredbu Datoteka - Opcije - Zadaci dana, u programu Outlook 2003/2007 Alati - Opcije - Opcije zadataka.
- U programu Outlook 2010 i novijim verzijama omogućite sljedeće opcije: Ažuriraj svoj popis obaveza kopijama zadataka koje dodjeljujem drugim ljudima i Pošaljite izvješće o statusu kad dovršim dodijeljeni zadatak A..
- U Outlooku 2003/2007 uključite dvije mogućnosti Održavajte ažurirane dodijeljene zadatke na popisu zadataka i Pošaljite izvješće o statusu kad dovršeni dodijeljeni zadaci a.
- Zatvorite dijaloge.
Na ovaj način možete prikazati status dovršetka i odgovornost
Na popisu aktivnosti (prikaz Jednostavan popis) stupac nedostaje % dovršenoto u pogledu Popis pojedinosti pojavi se. Ako često delegirate opsežne zadatke i vaši zaposlenici redovito dokumentiraju u Outlooku koliki su postotak zadatka već izvršili, preporučujem da upotrijebite % dovršeno također u pogledu Jednostavan popis umetnuti. Tako ćete biti u toku s napretkom. Da biste to učinili, postupite na sljedeći način:
- Odaberite prikaz u rasporedu zadataka Jednostavan popis: Prikaz naredbi - Promijeni prikaz - Jednostavan popis.
- Desnom tipkom miša kliknite jedan od naslova stupaca, na primjer na referenca ili u starijim verzijama Predmet zadatkai pozvati naredbu Izbor polja na.
- Povucite gumb % dovršeno B. iz dijaloga pritiskom lijeve tipke miša na redak s naslovima stupaca. Moj prijedlog: povucite ga na mjesto desno od naslova stupca Zbog. Crvena strelica pokazuje gdje % dovršeno umetnut je kao novi naslov stupca C.. Čim je gumb u željenom položaju, otpustite gumb miša.
- Ako u prikazu nema stupca Odgovoran prikazuje se, umetnite ga kako je upravo opisano. Odgovoran mogu se pronaći na samom kraju popisa u dijalogu Izbor polja.
- Zatim zatvorite dijalog Izbor polja.
