Potvrdni okvir u Wordu: Odredite odgovor koji želite označiti

Korak po korak upute

Zašto je teško unijeti tekst u obrazac ili predložak dokumenta kada pomoću potvrdnih okvira možete odrediti odgovore koje želite označiti? Ovo ne samo da vam štedi puno vremena prilikom popunjavanja obrasca, već je i mnogo brže i ciljanije kada kasnije ocjenjujete obrasce.

Doduše, čini se da nam Word ne olakšava stvari što se tiče »potvrdnih okvira«, korištenje polja obrasca potvrdnog okvira, koje je dostupno od 1993. godine, ima svoje zamke. Ne više! Budući da uvijek imate na raspolaganju barem dva rješenja za potvrdne okvire, u programu Word 2010 čak tri: sa i bez zaštite oblika ili sa simbolima koji se mogu slobodno birati - baš kako želite.

Ovdje saznajte kako sada možete koristiti sva tri moguća rješenja u trenu.

Klasično: polje obrasca potvrdnog okvira

Trebate li potvrdne okvire za klik u obrascu ili u predlošku dokumenta? Koriste li se dodatna polja obrasca tipa »polje tekstualnog obrasca« u dokumentu za unos teksta ili datuma ili padajuća polja obrasca za odabir unaprijed definiranih elemenata? Tada su polja obrasca potvrdnog okvira savršen izbor. Polje obrasca potvrdnog okvira ponaša se isto kao i ostala polja obrasca i aktivira se samo kada je dokument zaštićen, tj. Tek tada se može uključiti i isključiti klikom miša.

Činjenica da se polje obrasca potvrdnog okvira može uključiti i isključiti samo uz odgovarajuću zaštitu dokumenata može biti nedostatak ovog rješenja. Budući da se u zaštićenim oblicima mogu adresirati samo polja obrazaca i mijenjati samo njihov sadržaj. Treba li punjač obrasca također imati mogućnost unosa opsežnih komentara ili umetanja slika? Zatim morate raditi s kontinuiranim promjenama odjeljaka i selektivno zaštititi odjeljke. To je osobito važno pri projektiranju obrazaca jer s ograničenim radnim mjestima možete raditi samo s tablicama za poravnavanje obrasca.

Umetni polja obrasca potvrdnog okvira

I na ovaj način umetnete polja obrasca potvrdnog okvira u svoj dokument, a zatim osigurate odgovarajuću zaštitu dokumenta:

1. Postavite pokazivač na mjesto na koje želite umetnuti potvrdni okvir u dokument.

2. Word 2010 i 2007: Prebacite se na karticu DEVELOPER TOOLS i kliknite gumb PREVERSION TOOLS (Word 2010) ili LEGACYTOOLS (Word 2007) u grupi CONTROLS. Sada kliknite gumb KONTROLA.
   Word 2003, 2002 i 2000: Na alatnoj traci OBRAZAC kliknite ikonu PROVJERA.

3. Potvrdni okvir umetnut je u dokument. Da biste mogli koristiti potvrdni okvir klikom miša, sada morate zaštititi dokument i pustiti ga za unos u obrazac.

4. Word 2010: Na kartici ALATI ZA RAZVOJ, grupa ZAŠTITA kliknite gumb OGRANIČENO UREĐIVANJE.
   Word 2007: Na kartici DEVELOPER TOOLS, PROTECT group, kliknite gumb PROTECT DOCUMENT.
   Word 2003: Pozovite izbornik EXTRAS, naredbu PROTECT DOCUMENT.
   Word 2002 i 2000: Pozovite izbornik EXTRAS, naredbu PROTECT DOCUMENT. U dijaloškom okviru Zaštiti odaberite radio gumb OBRAZCI. Ako samo želite zaštititi određene odjeljke, možete ih definirati pomoću gumba SECTIONS. Ako je potrebno, unesite lozinku i potvrdite dijaloški okvir s OK.

5. Samo Word 2010, 2007 i 2003: Aktivirajte potvrdni okvir za 2. UREĐIVANJE OGRANIČENJA u području zadataka. Zatim odaberite unos ISPUNJAVANJE OBRAZACA u donjem padajućem popisnom okviru. Ako samo želite zaštititi određene odjeljke, možete ih definirati pomoću SELECT SECTIONS. Pritisnite gumb DA, PRIMJENI ZAŠTITU ODMAH i unesite lozinku u sljedeći dijaloški okvir ako je potrebno.

6. Do sada je obrazac zaštićen, a potvrdni okvir spreman za upotrebu.

Novo u programu Word 2010: kontrola sadržaja polja za potvrdu

Kontrole sadržaja koje su prvi put uvedene u Word 2007 poboljšane su u programu Word 2010 uključivanjem kontrole sadržaja polja za potvrdu. Prednost kontrola sadržaja je u tome što su kontrole sadržaja "aktivne" odmah i ne trebate dodatnu zaštitu dokumenata. Stoga nema ograničenja, kao što je slučaj sa zaštitom dokumenata za polja obrazaca u obliku neaktivnih funkcija u nezaštićenom odjeljku (ovisno o verziji programa Word, nisu mogući komentari, prilagodbe margina, prilagodbe brojeva stranica i mnogo više). Svojstva kontrole sadržaja možete koristiti da biste utvrdili da se kontrola sadržaja ne može izbrisati. Time ćete izbjeći slučajno uklanjanje kontrole sadržaja tijekom uređivanja teksta.

Još jedna prednost kontrole sadržaja check box -a je ta što se ne morate ograničiti na dostupne simbole "prazan potvrdni okvir" i "potvrdni okvir". Svojstva možete upotrijebiti i za pojedinačno određivanje između dva simbola prebacivanjem naprijed -natrag jednim klikom miša. Sadržaj kontrola sadržaja - a time i status potvrdnog okvira - može se povezati s »DataStoreom«, koji se sprema izravno u datoteku Word u mapi »CustomXML«. Ovim podacima možete pristupiti i ocijeniti ih iz drugih programa, kao što su Access ili Excel.

Nedostatak kontrole sadržaja potvrdnog okvira je u tome što je rješenje trenutno dostupno samo u programu Word 2010. Kad se dokument s kontrolom sadržaja kontrolnog okvira otvori u programu Word 2007, Word 2007 pretvara potvrdni okvir u kontrolu sadržaja običnog teksta - svojstvo potvrdnog okvira se gubi. Prilikom otvaranja datoteke iz 2010. u programu Word 2003, 2002 i 2000, sve kontrole sadržaja pretvaraju se u običan tekst. Nadalje, valja napomenuti da se elementi upravljanja sadržajem ne mogu preskakati jedan za drugim, poput polja obrasca s tipkom Tab ili tipkom F11 ili Shift + F11. Ovdje je uvijek potrebna uporaba miša.

Upotrijebite kontrolu sadržaja polja za potvrdu

Evo kako se koristi kontrola sadržaja potvrdnog okvira u programu Word 2010:

1. Kontrola sadržaja potvrdnog okvira nalazi se na kartici DEVELOPER TOOLS, koja prema zadanim postavkama nije aktivna. Pritisnite kombinaciju tipki Alt + X + O (slovo O) da biste otvorili dijaloški okvir MOŽNOSTI RIJEČI.

2. U dijaloškom okviru koji se sada pojavljuje kliknite na CUSTOMIZE THE RIBBON na lijevoj strani i aktivirajte potvrdni okvir DEVELOPER TOOLS na desnoj strani za GLAVNE KARTICE. Zatvorite dijaloški okvir s U redu.

3. Postavite pokazivač na mjesto na koje želite umetnuti potvrdni okvir u dokument. Zatim se prebacite na karticu DEVELOPER TOOLS i kliknite gumb CONTROL BOX u grupi CONTROLS.

4. Word ubacuje kontrolu sadržaja kontrolnog okvira. Dokle god je odabrana kontrola sadržaja, možete kliknuti gumb SVOJSTVA na kartici RAZVOJNI ALATI, grupa KONTROLE. U dijaloškom okviru koji se pojavi imate mogućnost aktiviranja potvrdnog okvira CONTENT UNIT CONTROL UNIT NE MORI BRIŠITI radi zaštite od brisanja.

5. Ako želite zamijeniti simbole okvira drugim simbolima, odaberite željeni simbol i za ENABLED SIMBOL i za DISABLED SYMBOL u grupi CHECK BOX PROPERTIES u dijaloškom okviru klikom na gumb CHANGE.

6. Nakon što zatvorite dijaloški okvir SVOJSTVA, potvrdni okvir spreman je za upotrebu.

Alternativa: pojedinačni potvrdni okviri pomoću funkcija polja

Želite li stvoriti obrasce i predloške dokumenata koji se mogu pokretati sa svim verzijama programa Word bez ograničenja? Želite li zaista odustati od svih mjera zaštite dokumenata? Tada je potvrdni okvir funkcije polja savršeno rješenje. Koristi se funkcija polja »MacroButton« koja vam omogućuje prebacivanje između dva teksta koja se mogu slobodno birati u sredini teksta. To omogućuju dvije VBA rutine i dva autoteksta koji se koriste naizmjenično. Ni ovdje niste fiksirani na dva simbola "fiksnog" okvira za potvrdu, već možete navesti simbole koji će se prikazivati pojedinačno, kao u programu Word 2010.

Budući da je programski kôd VBA uvijek potreban za potvrdni okvir funkcije polja, izvršavanje makronaredbi u Wordu mora biti dopušteno. Word 2003, 2002 i 2000 samo spremaju automatske tekstove u predloške dokumenata. Uz Word 2010 i 2007 također je moguće navesti BUILDING BLOCKS.DOTX kao mjesto za pohranu (što se ne preporučuje za ovo područje primjene). U skladu s tim, rješenje se može koristiti samo za obrasce koji su također spremljeni kao predlošci dokumenata. Upotreba u čistim dokumentima tipa »* .doc« ili »* .docm« nije moguća. Potvrdni okviri funkcije polja preskaču se jedan za drugim kada pritisnete F11 ili Shift + F11, poput bilo koje funkcije polja u dokumentu. Međutim, za promjenu statusa potvrdnog okvira potrebno je dvaput kliknuti mišem.

Da biste koristili potvrdni okvir polja, učinite sljedeće:

1. Najprije stvorite novi, prazan predložak dokumenta i spremite ga pod imenom KONTROLLKAESTCHEN-VORLAGE.DOT (M), na primjer. U Word 2010 i 2007 odabir s makroima mora biti odabran kao vrsta datoteke!

2. Prebaci na sada Alt + F11 u VBA uredniku. Desnom tipkom miša kliknite unos MICROSOFT WORD OBJECTS u Project Exploreru s desne strane. Zatim odaberite naredbu INSERT, a zatim MODULE.

3. U ovako stvorenom modulu stvarate sljedeće dvije VBA rutine:

   

4. Zatim izađite iz uređivača VBA putem izbornika VBA uređivača FILE, naredite ZATVORI I VRATITE SE NA MICROSOFT RIJEČ.

5. Sada stvorite dva automatska teksta s odgovarajućim funkcijama polja. Pritisnite kombinaciju tipki Ctrl + F9, nakon čega se pojavljuje prazan kôd polja, koji se sastoji od otvorene i zatvorene kovrčave zagrade. Prvo unesite tekst MAKROBUTTON unutar funkcije polja, zatim razmak i tekst KKAUSSCHALTEN. Slijedi još jedan razmak prije nego umetnete znak za označeni potvrdni okvir. Potvrdni okvir može se pronaći u vlastitoj funkciji simbola riječi (Word 2010 i 2007: Kartica INSERT, grupa SYMBOLS, tipka SYMBOLS; Word 2003, 2002 i 2000: IZBORNIK UMETKA, IKONA).

   

6. Nakon što ste u potpunosti unijeli funkciju polja, odaberite potpunu funkciju polja i stvorite je kao Autotekst pod imenom KKAUSSCHALTEN. U Word 2010 i 2007 najjednostavniji način postavljanja autotekstova je pomoću tipkovnog prečaca Alt + F3 na; autotekst tada automatski završava u predlošku trenutnog dokumenta. U Word 2003, 2002 i 2000 auto-tekst stvarate putem izbornika INSERT-AUTOTEXT, naredbom AUTO-TEXT. Provjerite mora li se u dijaloškom okviru pri dnu odabrati trenutni predložak dokumenta za SEARCH IN!

7. Ponovite korake 5 i 6 za drugi kôd polja. Ovaj put tekst u funkciji polja je KKNSCHALTEN i umetnite prazan okvir za potvrdu. Kao naziv za Autotekst odaberite KDO UKLJUČI.

   

8. Na kraju, spremite predložak dokumenta. Potvrdni okvir sada vam je dostupan u novom predlošku dokumenta: Jednostavno postavite KTEINSCHALTEN automatskog teksta tamo gdje ga želite. Word tada prikazuje prazan potvrdni okvir.
   Dvostrukim klikom na potvrdni okvir izvršava se makro KKEINSCHALTEN, nakon čega se automatski tekst s funkcijom polja zamjenjuje ekvivalentnim KKAUSSCHALTEN-om putem makronaredbe i pojavljuje se ispunjeni potvrdni okvir.

Česta pitanja: Potvrdni okviri u Wordu

1. Kako mogu aktivirati potvrdne okvire u Wordu?

Kliknite gdje želite u svom Word dokumentu. Idite na izbornik Developer i kliknite ikonu Control Box. Potvrdni okvir sada se pojavljuje u dokumentu. Aktivirajte ili deaktivirajte jednim klikom miša.

2. Kako mogu aktivirati razvojne alate u Wordu?

Otvorite dokument u Wordu, a zatim kliknite Datoteka u gornjem lijevom kutu. Zatim idite na "Opcije" s lijeve strane. Tada se otvara novi dijaloški prozor. Kliknite na "Prilagodi vrpcu" i potvrdite okvir pored "Developer". Na kraju potvrdite svoj odabir klikom na "U redu".

3. Što su kontrole sadržaja u Wordu?

Kontrole sadržaja pojedinačne su kontrole koje možete dodati i prilagoditi za upotrebu u predlošcima, obrascima i dokumentima. Na primjer, mnogi online obrasci imaju padajući popis koji sadrži ograničen skup mogućnosti za korisnika obrasca.