Outlook: Spremite e -poštu kao PDF datoteku: PDFCreator

Tako se to radi!

Želite li važne e -poruke spremiti u svoje arhivske mape na određenom mjestu na tvrdom disku? Na primjer, e-poruke s računima, osjetljivim podacima o korisnicima ili sadržajem koji se, s pravnog gledišta, moraju čuvati dugoročno. Poznati i popularni PDF format prikladan je u tu svrhu kao pouzdan i dugotrajan arhivski format. Zauzima malo prostora na tvrdom disku, može se otvoriti na različitim završnim uređajima i nudi visoku razinu sigurnosti.

Spremanje PDF datoteka u Outlook: to su prikladni programi

Za razliku od programa Microsoft Word ili Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook ne nudi ugrađenu opciju za spremanje ili pretvaranje PDF datoteka. Jedna je mogućnost plaćeni program "Adobe Acrobat", koji može stvoriti PDF datoteke iz Outlooka. Ako vas zanima besplatno rješenje sa sličnom funkcionalnošću, trebali biste koristiti PDFCreator kao alternativu.

Alat je dostupan u njemačkoj verziji i stalno se razvija. Instalira virtualni upravljački program pisača i stvara PDF datoteke pomoću naredbe "Ispis". Pomoću PDFCreator -a možete stvarati dokumente kao PDF datoteke iz bilo kojeg Windows programa. Ako redovito radite s vezama u dokumentima, PDF Creator nije prvi izbor. To je zato što softver ne prihvaća hiperveze i one se ne mogu kliknuti u stvorenoj PDF datoteci. U tom slučaju korisnici sustava Windows 10 mogu koristiti isporučeni besplatni alat "Microsoft Print to PDF". U svim ostalim slučajevima PDFCreator kao besplatni PDF alat pravi je izbor zbog svoje brzine i jednostavnosti korištenja.

Instalirajte PDF Creator

1. Prvi korak je instalirati PDFCreator za nekoliko sekundi otvaranjem adrese https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions u vašem web pregledniku. Zatim preuzmite najnoviju verziju PDFCreator -a. Imate izbor između besplatne jednokorisničke verzije ili plaćene višekorisničke i poslužiteljske verzije.

   

2. Nakon učitavanja instalacijske datoteke pokrenite je dvostrukim klikom.

   

3. Čarobnjak za postavljanje vodi vas kroz postavljanje i daje vam važne informacije o ispravnoj instalaciji. Između ostalog, možete postaviti jezik programa i prikazati informacije o licencnom ugovoru ili postavkama zaštite podataka.

   

4. Softver će biti instaliran na vaše računalo u roku od nekoliko sekundi. Nakon instalacije možete pristupiti mrežnom priručniku ili pretraživati teme pomoći u bazi znanja. Ako imate bilo kakvih pitanja dok koristite PDF Creator, dostupna je i podrška za višejezičnu zajednicu. PDFCreator spreman je za upotrebu i može pretvoriti poruke e -pošte u PDF datoteke sa samo nekoliko klikova u programu Microsoft Outlook.

   

Spremite e -poštu kao PDF - tako to funkcionira

Moguće je spremiti e -poruku u PDF formatu sa samo nekoliko klikova i postavki. Sljedećih 6 koraka možete stvoriti profesionalne PDF datoteke s određenim naslovima dokumenata i podacima o autoru i ključnim riječima, što olakšava kasnije pretraživanje:

1. Otvorite bilo koju poruku e -pošte koju želite spremiti kao PDF.

2. Na kartici Datoteka idite na izbornik → Ispis.

3. Kao pisač odaberite PDFCreator.

   

4. U slučaju e-pošte s više stranica, možete odrediti koje stranice treba spremiti. Da biste to učinili, kliknite na Opcije ispisa i unesite brojeve stranica. Spremanje samo označenog područja ili dijelova označenog teksta nije moguće u PDFCreatoru.

   

5. U sljedećem koraku kliknite gumb "Ispis". Otvara se novi prozor u koji možete unijeti specifikacije dokumenta koji se sprema.

   

6. U gornjem dijelu prozora za odabir možete odrediti format u koji će se dokument spremiti. Osim standardne PDF datoteke, možete birati između:

   • različite razine kompresije,
   • pohranu kao grafičku datoteku ili
   • arhiviranje kao zaštićena PDF datoteka.
   

7. U srednjem dijelu prozora za odabir potrebno je navesti put i naziv datoteke pod koju se sprema PDF datoteka.

8. U donji dio važno je unijeti smislen naslov dokumenta. Ovaj postupak će vam olakšati kasnije pronalaženje dokumenta. Istodobno, primateljima pomaže u dodjeli datoteke. Između ostalog, možete koristiti izvorni naslov e -pošte ili pojedinačni naslov. Također možete unijeti temu i / ili ključne riječi. Ti se podaci mogu pregledati u Windows Exploreru ili koristiti kao riječi za pretraživanje.

   Postoji i mogućnost spajanja stvorene PDF datoteke izravno s drugom datotekom. Ako to želite, aktivirajte gumb Spajanje. Također možete priložiti PDF datoteku izravno e -pošti ili je proslijediti ili prenijeti putem Dropboxa ili FTP -a.

   

9. Ako želite spremiti datoteku prema zadanim postavkama, kliknite zeleni potvrdni okvir "Spremi". Naslov dokumenta koristi se kao naziv datoteke. Možete zadnji put promijeniti naziv prije početka postupka spremanja.

   "PDF Architect" zatim stvara vašu PDF datoteku u pozadini. Ako imate korisnički račun kod proizvođača PDFForge, možete se prijaviti i spremiti datoteku na ovaj račun. Alternativno, možete stvoriti novi korisnički račun. Dizajnirana PDF datoteka prikazana je u "PDF Architect".

Savjet: Prema zadanim postavkama, softver PDFForge "PDF Architect" koristi se kao program za prikaz PDF datoteka stvorenih pomoću PDFCreater -a. Ako želite nastaviti čitati PDF datoteke s besplatnim “Adobe Acrobat Readerom” ili nekim drugim alatom, to možete spremiti u postavke PDFCreator -a. Također možete promijeniti odabir standardnih aplikacija u postavkama sustava Windows.

PDF datoteke u osnovi nude ove prednosti

Lako je moguće spremiti e -poštu iz Outlooka kao PDF datoteku. Osim što se mogu spremiti, PDF datoteke nude mnoge prednosti u odnosu na druge formate, poput formata za pohranu MSG Outlooka. Dok MSG datoteke mogu čitati samo Outlook i nekoliko programa za e-poštu i pretvorbu, PDF format koristi se u cijelom svijetu.

Besplatni programi za čitanje PDF -a, poput Adobe Acrobat Reader, jamče da ga primatelji PDF datoteke mogu čitati na gotovo svakom uređaju. PDF datoteke se također komprimiraju jer se spremaju i u većini su slučajeva manje od izvornog dokumenta. Osim toga, zadržavaju se oblikovanje, slike, ugrađeni fontovi i opći izgled.

Sigurnost dokumenata bitna je, osobito kada ih šaljete putem Interneta. Postavljanjem opcija datoteke s osjetljivim sadržajem mogu se zaštititi od neovlaštene krađe podataka. Isto se događa dodjeljivanjem lozinke. U tom slučaju neovlaštene osobe neće moći otvoriti datoteku i pročitati njezin sadržaj.

S dodanom vrijednošću PDF datoteka i mogućnošću korištenja ključnih riječi i smislenog naslova za lakše pronalaženje PDF datoteka, PDF datoteke idealne su za arhiviranje e -pošte u programu Outlook.

Sažetak: Sigurnosno kopirajte e -poštu u Outlooku pomoću PDF Creator - brzo i jednostavno

Ako želite dugoročno sigurno arhivirati poruku e-pošte, PDF format za to je posebno prikladan. Budući da Microsoft Outlook ne nudi ugrađenu pretvorbu u PDF format, potrebno je koristiti vanjski softver. Ciljano orijentiran i user-friendly program koji je korišten milijun puta je PDFCreator. Jednom instaliran kao virtualni upravljački program pisača, može se koristiti za pretvaranje dokumenata u PDF datoteke iz bilo koje Windows aplikacije.

U Outlooku odabirete funkciju ispisa, unosite naslov dokumenta, ključne riječi i put pohrane te možete arhivirati vašu e-poštu s samo nekoliko klikova. PDFCreator radi jednako pouzdano kao i plaćeni programi te se stoga preporučuje kao virtualni upravljački program pisača PDF za Windows i Microsoft Outlook.