Koordinirajte obveze bez zajedničkog kalendara

Svatko tko je ikada pokušao uskladiti sastanke s nekoliko ljudi zna koliko to može koštati e-poruka i poziva, pogotovo ako nemaju svi pristup zajedničkom kalendaru putem Exchangea. Pročitajte ovaj post kako biste saznali kako izaći

Ako putem Exchangea imate pristup dnevnicima svih sudionika, nije teško (ovisno o radnom opterećenju) pronaći termin za koji svi imaju vremena. Međutim, postaje teško kada morate pronaći zajednički termin "slijepi". Zatim je prije svega potrebno: dati prijedloge za termin, prikupiti povratne informacije, eventualno telefonskim putem razjasniti može li sudionik odgoditi termin koji je planiran na drugom mjestu, a zatim odrediti zajednički termin. Ovisno o verziji Outlooka, imate nekoliko mogućnosti za podnošenje predloženih datuma:

Sudionicima e -poštom šaljete izbor mogućih datuma - ali to ima smisla samo ako svi sudionici koriste Outlook.

Sudionicima šaljete izbor mogućih obveza u obliku datoteka iCalendar, koje se mogu otvoriti pomoću programa Outlook i drugih kalendarskih programa. To je moguće i sa starijim verzijama Outlooka.

Ostalim sudionicima šaljete izvadak iz kalendara s relevantnim razdobljem. Oni mogu vidjeti gdje još ima obveza u vašem kalendaru ili koje obveze predlažete. Budući da su podaci zapisani izravno u tekst e-pošte i priloženi kao iCalender datoteka, ovo je varijanta koja je "najprikladnija za korisnika", što je također drago korisnicima koji vode papirnati kalendar. Međutim, ova je opcija dostupna samo od programa Outlook 2007 nadalje.

Alternativno, dostupan je internetski alat za dogovaranje sastava "Doodle"-to odgovara i onima koji odbijaju elektroničke kalendare.

Prema istraživanju u Švicarskoj, otprilike polovica svih korisnika interneta ima papirnati kalendar - posebno žene preferiraju papirnate kalendare. Naravno, izvaci kalendara iz datoteka programa Outlook ili iCalendar ne mogu se uvesti u takav "analogni" kalendar. Ovdje vam može pomoći web usluga poput www.doodle.com. U njemu stvarate tablicu s mogućim datumima i šaljete vezu do tablice svim adresama. Otvaraju vezu i označavaju sve datume za koje imaju vremena. Čim jedna od pozvanih osoba unese datume, primit ćete obavijest kao strana koja vas poziva. To će vam omogućiti da ispunite anketu nakon što svi odgovore.

Sada postoje i Doodle dodaci za Outlook, Exchange i druge alate za kalendar. To možete koristiti za sinkronizaciju unosa u Doodle -u s elektroničkim kalendarom. Dodatni dodatak za preglednik omogućuje pristup Outlook adresaru, olakšavajući slanje pozivnica sudionicima.

Pošaljite odabrane datume

Najjednostavnija varijanta, pod uvjetom da svi primatelji koriste Outlook: u kalendar unosite predložene datume i šaljete ih osobama koje želite pozvati. Obveze su pridružene e-pošti kao Outlook datoteke za obveze i primatelj ih može prenijeti u kalendar dvostrukim klikom. Ako pošiljatelj ima Outlook 2007 ili 2010, on također može umetnuti podatke o obvezi u obliku teksta u poruku (i / ili ih priložiti kao Outlook datoteku).

1. Prvo u kalendar unesite predložene datume.
2. Otvorite novu poruku.
3. Ispunite pošiljatelja i predmet.
4. U Outlooku do verzije 2003 kliknite na malu strelicu desno od ikone zagrade (umetnite datoteku), a zatim dalje element (u Umetnuti-Meni nema naredbe element). U Outlook 2007 i 2010 kliknite karticu Umetnuti u grupi Zaključati u na Outlook stavka.
5. Odaberite kalendar.
6. U Outlooku do verzije 2003 postoji samo opcija s desne strane ispod gumba Umetni kao: privitak odabrati. (Čemu služi druga opcija Samo tekst koji je uglavnom zasivljen, nismo mogli saznati.) To znači da su sastanci priloženi kao datoteka Outlookovog kalendara. Ako koristite Outlook 2007/2010, pomoću opcije možete unijeti podatke o sastanku (predmet, datum, vrijeme) Zalijepi kao: Samo tekst kopirajte u tijelo poruke.
7. kliknite na u reduza zatvaranje dijaloga i povratak na prozor s porukom.
8. Ako imate Outlook 2007/2010, sastanke možete priložiti kao datoteke i zapisati podatke u e-poštu kao tekst. Da biste to učinili, ponovite korake od 4 do 7 i birajte jednom Zalijepi kao običan tekst i jednom Umetni kao: privitak kraj.
9. Završite i pošaljite poruku.

Pošaljite izvatke kalendara s programom Outlook 2007/2010

Uz Outlook 2007 i 2010 ne samo da se pojedinačni sastanci mogu slati e-poštom, već i izvaci iz kalendara, tj. Svi sastanci iz odabranog razdoblja. Možete točno odrediti koje podatke želite prenijeti:

1. Otvorite novu poruku.
2. Ispunite pošiljatelja i predmet.
3. Odaberite na kartici Opcije the HTML format - Izvodi iz kalendara mogu se slati samo s HTML poštom.
4. Kliknite u tekstualno polje.
5. Otvorite registar Umetnuti i kliknite ovdje ispod Zaključati u na kalendar.
6. Odaberite kalendar koji želite.
7. Unesite u polje Raspon datuma razdoblje koje treba uzeti u obzir. Ako imate mogućnost ovdje Navedite datum možete slobodno odabrati vrijeme početka i završetka.
8. u području detalj naznačite jesu li svi detalji o terminima, samo dostupnost i tema ili samo status (Besplatno, rezervirano, odsutno odnosno. Uz rezervaciju) treba prikazati.
9. U donjem polju možete odrediti trebaju li se komunicirati samo sastanci unutar radnog vremena definiranog u vašem Outlooku.
10. Zatim kliknite na Nestati u.
11. Ovdje imate mogućnost prikazivanja pojedinosti o terminima označenim kao "privatni" i slanju privitaka obveza.
12. Na kraju, navedite trebaju li se sastanci prikazivati u obliku dnevnih rasporeda ili jednostavno kao popis. Prikaz popisa je jasniji.
13. Zatvorite dijalog pomoću u redu.
14. Outlook sada ubacuje podatke u tekst poruke u obliku datoteke iCalendar (nastavak ".ICS") koju drugi kalendarski programi također mogu čitati. Završite i pošaljite poruku.

Koordinirajte imenovanja

Način na koji ocjenjujete odgovore pozvanih da vidite koliko je sati slobodan ovisi o vašim željama i broju pozvanih - i naravno također o obliku u kojem se odgovori vraćaju:

• Ako većina odgovora sadrži datoteke programa Outlook ili iCalendar, preporučujemo da ih unesete u drugi Outlook kalendar, npr. B. "Planiranje" se naziva i koje se u tu svrhu otvara pored stvarnog kalendara.
• Ako ima više od pet pozvanih i nekoliko predloženih datuma, Outlook rješenje postaje zbunjujuće. Tada je najbolje stvoriti Excel proračunsku tablicu: sudionici imenuju vodoravno, predložene datume okomito (ili obrnuto, ako ima više obveza nego sudionika). U ćelijama označite koja osoba bi mogla prisustvovati kojem sastanku.

Pošaljite potvrđene termine

Čim se odlučite za termin, obavijestite ostale sudionike. Poželjno je poslati sastanak sudionicima u obliku datoteke iCalendar. Možete ga prenijeti u kalendar dvostrukim klikom na ICS datoteku. Osim toga, u e-poštu upišite podatke o terminima za one osobe koje nemaju elektronički kalendar.

Naravno, termin možete poslati u obliku zahtjeva za sastanak. No samo korisnici Outooka mogu učiniti nešto s tim. Osim toga, neki su primatelji pomalo čudni ako prime e-poruku s opcijama "Prihvati", "S rezervacijom", "Odbij" i "Predloži drugi put", iako ste se već složili.

Usput, ovo ne radi samo u novijim verzijama Outlooka, već i u Outlooku 2000.

Datoteku iCalendar možete stvoriti na sljedeći način:

1. Otvorite unos za sastanak.
2. Pozovite naredbu Datoteka → Spremi kao na.
3. Odaberite kao vrstu datoteke iCalendar format (* .ics).
4. Provjerite imate li mogućnost Spremite trenutni termin je odabran (u programu Outlook 2007/2010).
5. Unesite naziv datoteke i odaberite mjesto.
6. Spremite datoteku.
7. Uključite ICS datoteku kao privitak u e -poruku koju šaljete sudionicima.