Trebate li doista e-poštu od prije pet godina u pristigloj pošti ili svoj raspored i popis obaveza iz 2008.? U suprotnom je poželjno premjestiti stari balast iz Outlooka. Time će vaš Outlook ponovno postati brži - u
AUTOARHIVIRANJE Outlooka namijenjeno je u tu svrhu: premješta starije podatke u arhivsku datoteku bilo nakon upita ili automatski. Kao i osobna mapa, arhiva se sprema u datoteku u PST formatu tako da je možete otvoriti u bilo kojem trenutku s Outlookom u bilo kojem trenutku i pristupiti e-porukama, sastancima i zadacima koje sadrži. Arhiva se također može podijeliti u nekoliko datoteka tako da možete imati različite arhivske datoteke za 2008., 2009. i 2010. godinu, na primjer.
Usput, također je moguće iz arhiviranja posebno isključiti pojedinačne e -poruke ili sastanke.
Usput, Outlook ne arhivira kontakte jer to ne bi imalo smisla.
Standardne postavke u odnosu na pojedinačne postavke
Automatsko arhiviranje može se konfigurirati pojedinačno. Prije svega, definirajte standardne postavke: Koliko često se arhiviraju, koliko "stari" moraju biti podaci da bi se mogli arhivirati, u kojoj su datoteci podaci pohranjeni, treba li stare podatke izbrisati umjesto arhivirati?
Osim toga, možete odabrati postavke za pojedinačne Outlookove module, na primjer za e-poštu ili za pojedinačne mape unutar pristigle pošte, koje odstupaju od standardnih postavki. Na taj je način moguće, primjerice, arhivirati kalendar obveza jednom godišnje, dok se starija e-pošta vanjskim tvrtkama predaje nakon šest mjeseci. Ili e-poruke za određeni projekt ostaju trajno u programu Outlook, dok se ostale e-poruke arhiviraju nakon godinu dana.
Ako ionako želite postaviti različite postavke za svaki Outlook modul, možete preskočiti standardne postavke. Ako je tako, ipak pročitajte sljedeći odjeljak jer su ovdje objašnjene sve mogućnosti postavljanja.
Prilagodite zadane postavke
Standardne postavke za funkciju arhive definirate na sljedeći način:
- U Outlooku do verzije 2007 pozovite naredbu EXTRAS >> OPTIONS i otvorite registar VIŠE. U Outlooku 2010 pozovite naredbu FILE >> OPTIONS i otvorite karticu NAPREDNO.
- U Outlooku do 2007. kliknite gumb AUTO-ARHIVIRANJE, u programu Outlook 2010 na POSTAVKE AUTO-ARHIVIRANJA.
- Aktivirajte opciju AUTOARHIVAJTE SVAKI X DAN i navedite interval u kojem treba arhivirati.
- Ako vam smeta potvrda dijaloga za svaki postupak arhiviranja, deaktivirajte opciju POČNITE AUTOARHIVANJE NAKON POTVRDE.
- Ako e-poštu koju više ne trebate označite kao isteklu u Outlooku i ne želite ih arhivirati, aktivirajte opciju IZBRIŠI ISTEKLE STAVKE (SAMO E-MAIL MAPA).
- U svakom slučaju aktivirajte opciju ARHIVIRANJE ILI BRIŠENJE STARIH ELEMENATA.
- Ako aktivirate opciju POKAŽI ARHIVU FOLDERA NA POPISU MAPA, Outlook automatski otvara arhivsku datoteku nakon arhiviranja i prikazuje je na popisu mapa. To znači da možete odmah pristupiti arhiviranim podacima, ali se tada morate odreći brzine prednosti vanjskog angažiranja.
- U polju DELETE ELEMENTS IF STARI THAN navedite koliko bi trebali biti stari podaci kako bi se premjestili u arhivu (ili potpuno izbrisali).
- Ako se podaci žele prenijeti u arhivu, aktivirajte opciju MOVE STARI ELEMENTI TO TO i odaberite željenu mapu putem TRAŽENJA ili unesite naziv nove datoteke arhive koju bi Outlook trebao stvoriti u polje pored gumba.
- Ako umjesto toga želite nepovratno izbrisati stare podatke, aktivirajte opciju KONAČNO IZBRIŠI STARE ELEMENTE. Kako bi se svi stari elementi odmah uklonili, kliknite na PRIMJENI POSTAVKE NA SVE FAPE - ali imajte na umu da se to ne može poništiti.
- Zatvorite dijaloge.