Prezentacije se rijetko stvaraju i reproduciraju na istom računalu. Radije bi se prezentacija uglavnom trebala slati kolegama, nadređenima ili kupcima. Zatim se često demonstrira uz pomoć drugog računala ili prijenosnog računala.
Prije prosljeđivanja dokumenta provjerite dokument
Prije nego što pošaljete elektroničku kopiju svoje PowerPoint prezentacije, pregledajte prezentaciju radi podataka ili osobnih podataka koji se mogu pohraniti u samoj prezentaciji ili u svojstvima dokumenta. Budući da ti podaci mogu otkriti detalje koji ne bi trebali biti javno poznati, preporučljivo je ukloniti te skrivene podatke.
PowerPoint nudi vam alat koji obavlja neke poslove umjesto vas:
- Pritisnite karticu početi na informacija.
- Pritisnite gumb u srednjem dijelu Provjerite probleme - provjerite dokument.
- Sada ćete vidjeti popis stavki koje se mogu provjeriti.
Prilagodite postavke pregleda dokumenata
- Prema zadanim postavkama, dijaloški okvir Pregled dokumenata svi okviri osim jednog označeni.
- Također stavite kvačicu ispred Sadržaj vanjskog slajda. Ako izvan slajda postoji tekstualno polje, to će se ukloniti.
- Između ostalog, PowerPoint provjerava sadrži li prezentacija i dalje komentare te po želji briše i osobne podatke koji su spremljeni u dokument, poput korisničkog imena osobe koja je izradila prezentaciju.
- Sve zaboravljene bilješke u području bilješki prezentacije također se mogu ukloniti.
- Nakon što odaberete sve relevantne opcije, kliknite na Ček.
- Sada će vam se prikazati svi pronađeni elementi i za svaku opciju možete odlučiti želite li koristiti gumb Ukloniti sve želite izbrisati.
- Kada završite, kliknite na Zaključiti.
Zamka opreza: povezuje se s Excelom
Ispit u PowerPointu 2010 može učiniti mnogo, ali ne može jamčiti da će svi unutarnji podaci biti uklonjeni.
Uvijek ručno provjerite postoji li dijagram u prezentaciji koji, kada se otvori, otkriva više informacija nego što je željeno. To je, na primjer, slučaj ako je dijagram izrađen u Excelu, a zatim kao povezan Objekt grafikona Microsoft Excel ili s opcijom zalijepiti Upotrijebite dizajn cilja i umetnite radnu knjigu odnosno. Zadržite izvorno oblikovanje i ugradite radnu knjigu umetnuta u PowerPoint.
Označite li takav dijagram i kliknite na urediti podatke Kliknite, otvara se cijela Excel datoteka i nudi uvid u druge Excel podatkovne listove koje možda ne želite objaviti.
U slučaju povezanih datoteka, ovaj rizik obično postoji samo kada gledatelj otvori prezentaciju na računalu na kojem je izrađen. Tek tada je veza do Excela zapravo aktivna. Čim se otvori na stranom računalu, pojavljuje se poruka u kojoj se navodi da povezana datoteka nije dostupna.
Ali budite oprezni, kada pakirate prezentaciju na CD, veze se spremaju s njom. Više o ovoj temi možete pročitati u sljedećem broju.
Na ovaj način otkrivate veze do programa Excel i brišete suvišne podatke
Ne stvarate uvijek sve slajdove u prezentaciji. Međutim, ako ste odgovorni za dovršavanje prezentacije, postoji jednostavan način da provjerite jesu li vaše kolege mogle uključiti povezani dijagram.
Tako se to radi:
- Pritisnite karticu početi na informacija.
- Opciju ćete pronaći dolje desno Uređivanje veza do datoteka.
- Sada ćete vidjeti sve veze u datoteci, a možete i ukloniti pojedinačne veze ako želite.
U slučaju ugrađenih radnih knjiga, izbrišite nepotrebne podatkovne listove.