Excel: Prenesite obveze u kalendar programa Outlook

Automatski prenesite podatke iz tablica programa Excel kao stavke kalendara za Outlook

U našem digitaliziranom svijetu mobilni uređaji poput pametnih telefona, tableta ili pametnih satova među najvažnijim su svakodnevnim pratiteljima. Korisni su na mnogo načina i pomažu ljudima da učinkovito organiziraju i strukturiraju svoju dnevnu rutinu. To se prije svega odnosi na digitalni kalendar, čiji se sastanci u stvarnom vremenu prenose na sve mobilne uređaje pri korištenju programa Microsoft Outlook.

• Istodobno, nije vjerojatno da ćete sastanke primati na popisu programa Excel u svom profesionalnom ili privatnom okruženju. Njih kupac ili dobavljač mogu, primjerice, poslati kao Excel datoteku u sklopu projekta. Umjesto ručnog prijenosa ili ispisa podataka i informacija u programu Outlook, sastanci se mogu pripremiti u Excelu u samo nekoliko koraka tako da se automatski prenose u Outlook kalendar. Prije uvoza postoji mogućnost:
• u osobnom kalendaru ili
• za spremanje u grupni kalendar koji koristi nekoliko članova tima.

Prijenos obveza u Excelu u kalendar programa Outlook - 3 jednostavna koraka u programu Excel

U starijim verzijama programa Microsoft Excel i Microsoft Outlook bilo je moguće čitati Excel datoteku izravno u programu Outlook. Trenutne verzije, kao što su Outlook 365 ili Outlook 2022-2023, ne mogu uvesti Excel datoteke. Iz tog razloga potrebno je datoteku unaprijed pretvoriti u CSV format u Excelu.

Za uvoz obveza iz programa Excel u kalendar programa Outlook postupite na sljedeći način:

1. U prvom koraku navedite popis obveza, ako je moguće, naslove stupaca koji su predviđeni za obveze u Excelu. Između ostalog, prikladno je sljedeće:

   Predmet, Počinje uključeno, Počinje u, Završava u, Cjelodnevni događaj, Uključivanje / isključivanje podsjetnika, Podsjetnik u, Podsjetnik u, Lokacija i drugi nazivi polja.

   Imena novog sastanka u programu Microsoft Outlook možete koristiti kao vodič za naslove stupaca.

   

2. U sljedećem koraku spremite Excel radnu knjigu kao CSV datoteku (odvojenu separatorom) i zatvorite je.

3. Nakon spremanja, CSV datoteka odvaja se točkom -zarezom. Međutim, Outlook za uvoz zahtijeva datoteku odvojenu zarezima. Za razmjenu znakova otvorite stvorenu CSV datoteku u uređivaču sustava Windows 10 i zamijenite svaku točku -zarez zarezima pod EDIT - ZAMJENA.

   

4. Zatim spremite datoteku pod istim imenom datoteke i prijeđite na Microsoft Outlook.

Uvoz Excel podataka u Microsoft Outlook - što biste trebali znati

Nakon otvaranja programa Microsoft Outlook, slijedite donje korake za uvoz podataka iz programa Excel.

1. Aktivirajte kalendar po svom izboru.

2. Pozovite naredbu IMPORT / EXPORT u izborniku FILE.

3. U čarobnjaku za uvoz / izvoz odaberite unos UVOZ IZ DRUGIH PROGRAMA ILI DATOTEKA i kliknite na gumb Sljedeći.

   

4. U sljedećem prozoru odaberite unos “Vrijednosti odvojene zarezima” i kliknite Sljedeće.

   

5. U prozoru FILE TO IMPORT kliknite BROWSE i odaberite datoteku obveze.

   

6. U opcijama morate odlučiti:

   • Trebaju li se postojeći unosi zamijeniti uvezenim kalendarskim zapisima,
   • Unose li se sukobljeni datumi dvaput ili
   • Ne treba li se duplikati uvoziti u bilo kojem trenutku.

   Nakon što kliknete NEXT, možete odabrati željeni kalendar kao ciljnu mapu.

7. U sljedećem koraku od vas će se tražiti da li se sastanci navedeni kao raspon trebaju uvesti. Nakon što kliknete na ZAVRŠI, sastanci se automatski dodaju u kalendar.

   

8. Obaveze ćete pronaći u Outlook kalendaru nakon uvoza.

   

Važno: Kako bi uvoz kalendarskih podataka iz programa Microsoft Excel nesmetano funkcionirao, ključno je da se podaci o polju unesu ispravno. Za podatke to znači da se mora odabrati format DD.MM.GGGG. Minimum se mora unijeti u format HH: MM kako bi ih Microsoft Outlook mogao čitati. Također imate mogućnost unosa kategorija. Imajte na umu da se samo jedna kategorija prenosi po terminu.

Ako koristite vlastite nazive polja, Microsoft Outlook će od vas zatražiti da ručno dodijelite polja prije uvoza.

Prijenos obveza u Excelu u kalendar programa Outlook - postupak do Office 2010

Za uvoz stavki kalendara u Outlook iz Excel datoteka postupite na sljedeći način do Office 2010 ili starijih verzija:

1. Popisu sastanaka unesite sljedeće naslove stupaca (bez navodnika): "Datum početka, tema, datum početka, datum završetka, kategorija, lokacija i cjelodnevni događaj.

2. U svakom slučaju, provjerite jesu li imena napisana bez razmaka. To je važno kako bi Outlook kasnije mogao ispravno pročitati podatke.

3. Unesite posebne podatke o terminima u retke ispod ovih naslova ili ih kopirajte iz druge tablice.

4. Istaknite svoj popis obveza od prve ćelije do posljednje korištene.

5. Unesite bilo koji naziv u polje Ime, na primjer "Sastanci" (opet bez navodnika). Polje s imenom može se pronaći lijevo od reda za uređivanje, kao što je prikazano na sljedećoj slici:

   

6. Potvrdite unos imena tipkom Enter.

7. U posljednjem koraku spremite radnu knjigu i zatvorite Microsoft Excel. Zatim otvorite Microsoft Outlook.

Uvoz stavki kalendara u Microsoft Outlook

Uvoz stavki kalendara iz programa Microsoft Excel sličan je trenutnoj verziji programa Microsoft Outlook. Za razliku od Outlooka 365, starije verzije Outlooka imaju mogućnost izravnog čitanja u Excel datoteci. Srednji korak putem CSV datoteke nije potreban. Podaci se mogu pročitati na sljedeći način:

1. U prvom koraku aktivirajte kalendar po svom izboru.

2. Pozovite naredbu IMPORT / EXPORT u izborniku FILE. U čarobnjaku za uvoz / izvoz odaberite unos UVOZ IZ PROMJENE PROGRAMA ILI DATOTEKA i kliknite gumb NAPRIJED.

3. U sljedećem prozoru odaberite MICROSOFT-EXCEL i kliknite Sljedeće.

4. U prozoru FILE TO IMPORT kliknite BROWSE i odaberite datoteku obveze.

5. U opcijama odlučujete želite li postojeće unose zamijeniti uvezenim elementima, trebaju li se unijeti duplicirani sastanci ili ne treba uvesti duplikate.

6. Nakon što kliknete DALJE, možete odabrati svoj kalendar kao ciljnu mapu. U sljedećem i posljednjem koraku od vas će se tražiti da li se sastanci navedeni kao raspon trebaju uvesti. Nakon što kliknete na ZAVRŠI, obveze će se dodati u kalendar.

Zaključak: Lako je uvesti podatke iz programa Excel u Outlook

Umjesto da ručno unosite obveze iz Excela u Microsoft Outlook, stavke kalendara mogu se automatski izvesti i uvesti u samo nekoliko koraka.

U starijim verzijama sustava Office moguće je uvesti Excel datoteke izravno u Outlook. U trenutnim verzijama uvoz je moguć samo putem CSV datoteke odvojene zarezima. Čarobnjak za uvoz programa Microsoft Outlook vodi korisnike kroz proces uvoza. Na taj način možete automatski integrirati jedan ili više obveza u svoj kalendar u programu Microsoft Outlook u roku od nekoliko minuta ili, pak, koristiti grupni kalendar.

Pitanja

Koja je razlika između CSV datoteke i Excel datoteke?

Excel datoteke predstavljaju određeni Excel format i mogu ih čitati Microsoft Excel i drugi kompatibilni programi. CSV označava vrijednosti odvojene zarezima, a također označava format datoteke u kojem su podaci odvojeni zarezima ili točkom i zarezom. Proširenje naziva datoteke je .csv. CSV datoteke karakterizira njihov visoki stupanj kompatibilnosti te se iz tog razloga mogu koristiti između različitih računalnih programa i operativnih sustava.

Koje funkcije čarobnjak za uvoz ima u programu Microsoft Outlook?

Microsoft Outlook dizajniran je za obradu i uvoz različitih formata datoteka. Outlook ima pomoćnika za uvoz / izvoz za ovu funkciju. Između ostalog, ovo pojednostavljuje uvoz CSV datoteka ili VCF datoteka iz drugih programa ili operativnih sustava. Čarobnjak automatski vodi korisnike kroz upit, a zatim uvozi ili izvozi potrebne podatke.