Izradite predloške u programu Outlook i uštedite puno vremena

Razne upute i savjeti korak po korak

Mnoge aktivnosti u profesionalnom ili privatnom sektoru su suvišne. To se odnosi na ručni rad u zanatskom sektoru, kao i na zadatke koji se izvode na računalu. Jedna od aktivnosti koja se stalno ponavlja je dizajn pošte s Microsoft Officeom. Citati, popratna pisma za fakturu ili privatni dokumenti često sadrže iste ili slične riječi i identični su u pogledu teksta, strukture i oblikovanja.

Zbog učinkovitosti, ima smisla automatizirati pisanje ovih poruka stvaranjem predložaka u Outlooku. Korisnici sustava Microsoft Office posebno su upoznati s radom s predlošcima iz programa Microsoft Word ili prezentacijskog programa PowerPoint. U programu za obradu teksta ili u prezentacijskom softveru predlošci se moraju koristiti kao standardni. Posebni predlošci ili predlošci olakšavaju koncipiranje prezentacija ili izradu poslovnih pisama. Na sličan način možete postupiti i u programu Microsoft Outlook kako biste izbjegli višak u stvaranju poruka e -pošte.

Korak po korak upute: Stvorite predloške u programu Outlook

Da biste stvorili predložak u programu Outlook, učinite sljedeće:

1. Otvorite "Nova e-pošta" na kartici "Start" u programu Outlook i dizajnirajte je pojedinačno s tekstom i drugim stilskim uređajima tako da se može koristiti kao predložak. Također imate mogućnost otvaranja nove pošte kombinacijom tipki CTRL + N.

   

2. Nakon što je e-pošta stvorena, spremite je klikom na karticu “Datoteka” u stavci izbornika “Spremi kao” umjesto slanja poruke kao i obično putem polja “Pošalji”.

   

3. Otvorit će se prozor u koji možete spremiti svoju poruku. Kako biste poštu spremili kao predložak, bitno je odabrati ispravnu vrstu datoteke. To možete pronaći ako kliknete na dijaloški okvir pod "Vrsta datoteke". Odaberite unos "Outlook predložak" kao vrstu datoteke. Outlook predložak uvijek se skraćuje s nastavkom datoteke * .oft. Ako ste Microsoft Word postavili za uređivač pošte, format OFT (predložak Outlooka) nije dostupan za odabir. Po želji možete spremiti poštu u Outlook formatu poruke ili datoteci u HTML formatu. U ovom slučaju ne može se koristiti kao predložak u programu Outlook.

   

4. Klikom na "Spremi" spremate novi predložak u svoju osobnu mapu predloška. Kao naziv predložaka trebali biste odabrati prikladan, razumljiv opis. Prema zadanim postavkama mapa osobnih predložaka može se pronaći na sljedećem mjestu u sustavu Windows: "C: \ users \ username \ appdata \ roaming \ microsoft \ templates."

Važno: Ako se stvorene e -poruke koriste samo za ponovno slanje, a ne spremaju kao predložak, upotrijebite funkciju praćenja u programu Microsoft Outlook.

Predložak koji ste stvorili u programu Outlook odmah je dostupan za upotrebu.

Izradite novu e -poruku iz predloška - tako to funkcionira

Ako želite stvoriti novu e-poštu iz prethodno stvorenog predloška, možete koristiti sljedeću shemu:

1. Umjesto otvaranja nove e-pošte pomoću gumba “Nova e-pošta”, u izborniku prijeđite na gumb “Nove stavke”. U odjeljku Elementi odaberite polje: "Dodatni elementi> Odaberi obrazac".

   

2. U sljedećem prozoru kliknite polje "Odaberi obrazac" na popisu Pretraživanje na opciji "Predlošci u datotečnom sustavu".

   

3. Zatim se otvara standardna mapa "Predlošci". U ovoj mapi pronaći ćete predloške programa Outlook s vrstom datoteke *.često isto tako i drugi predlošci sustava Office za Word, Excel ili PowerPoint. Ako je vaš predložak spremljen u drugu mapu, kliknite na "Pregledaj" i odaberite predložak koji želite.

   

4. U posljednjem koraku odaberite predložak koji želite i kliknite "Otvori".

Predložak će se otvoriti u uređivaču e -pošte programa Outlook. To možete individualizirati prije slanja i dodati brze module. Osim tekstualnih promjena, trebate unijeti primatelja u polja To, CC ili Bcc. Također je bitno unijeti smislenu temu i provjeriti poruku ima li pravopisnih i znakovnih grešaka prije slanja. Nakon što vaša e-pošta izrađena iz predloška bude dovršena, može se poslati kao i obično.

Outlook predlošci općenito se ne moraju koristiti za e-poštu. Ako vaši zadaci uključuju svakodnevno slanje zahtjeva za sastanak s istim ili sličnim sadržajem ekvivalentnim primateljima, predlošci također mogu biti korisni i uštedjeti vrijeme.

Ima smisla učiniti ponavljajuće procese i narudžbe učinkovitijim stvaranjem predložaka u Outlooku. Umjesto da pišete iste ili slične tekstove nekoliko puta dnevno, predlošci vam štede vrijeme i osiguravaju analogiju s e-poštom. To je osobito korisno u poslovnom kontekstu, na primjer s ponudama kupcima i zainteresiranim stranama.

Sažetak i zaključak: Učinkovito je i jednostavno stvaranje i korištenje predložaka u programu Outlook

Kako bi se izbjegli viškovi u svakodnevnom tijeku rada, uputno je izraditi predloške. Slično kao Microsoft Word ili PowerPoint, to je također moguće u Microsoft Outlooku sa samo nekoliko klikova mišem.

Predložak možete spremiti u standardnu mapu predložaka u samo nekoliko koraka. Dizajniranje novih poruka iz predložaka također se vrši s samo nekoliko klikova. Ovaj postupak jamči uštedu vremena, sukladnost u odgovorima na upite i smanjuje pogreške pri kreiranju poruka. Outlook predlošci mogu se koristiti i za zahtjeve za sastanke ili obveze. Korisnici koji posebno koriste predloške učinkovitiji su i profesionalno koriste funkcije Outlooka.