Profesionalno stvarajte potpise programa Outlook

Potpis Outlooka sa samo nekoliko klikova

Potpis u Outlooku može se nazvati dijelom teksta koji se dodaje ručno ili zadano u poruci e -pošte. Uobičajeno je da se potpisi uključuju u radne e -poruke. Potpis poslovne e -pošte imenuje autora poruke i pruža najvažnije podatke za kontakt. Može se nazvati elektroničkom posjetnicom.

Zakoni zahtijevaju potpise u poslovnoj e -pošti. Osim pošiljatelja i općih podataka za kontakt, moraju se navesti i obvezni podaci o nazivu tvrtke i pravnom obliku, ekvivalentni zaglavlju.

U privatnom okruženju zakon ne zahtijeva potpis. Iz razumljivih razloga, ima smisla uključiti potpis i u privatnu e-poštu:

• Nesumnjivo vas identificira kao pošiljatelja poruke
• Potpis čini vašu e -poštu profesionalnom
• Potpisivanjem i navođenjem podataka o kontaktu poruka se obično ne filtrira pomoću filtra za neželjenu poštu

Ukratko, ima smisla i čini se autentičnim dodati potpis svakoj poruci e-pošte. Microsoft Outlook nudi mnoge mogućnosti za stvaranje, prilagođavanje i prilagođavanje različitih potpisa.

Izradite potpis u programu Outlook: Kako stvoriti potpis s samo nekoliko klikova mišem

U Outlooku stvarate potpis prema sljedećem uzorku:

1. Otvorite novu poruku e -pošte i idite na karticu Potpis u izborniku Umetanje.

   

2. Otvara se prozor u kojem možete urediti postojeće potpise ili stvoriti novi potpis s pojedinačnim oblikovanjem. Sljedeće je posebno prikladno kao sadržaj privatnog potpisa:

   • Tvoje ime.
   • Vaša adresa.
   • Podaci za kontakt, poput telefona, faksa i e -pošte.
   • Izborno: adresa vaše privatne web stranice.

   Osim toga, kao opciju možete u svoj potpis unijeti i slike ili animirane GIF.webp datoteke kao logotip kako biste pojedinačno i jedinstveno dizajnirali potpis u html -u.

   

3. Tekstualno polje u kojem dizajnirate svoj potpis nudi širok raspon mogućnosti prilagodbe. Između ostalog, možete korak po korak:

   • Odaberite font, boju fonta i veličinu fonta.
   • Odredite poravnanje teksta: lijevo, desno ili centrirano.
   • Uključite fotografije i veze.
   • U polje Posjetnica umetnite posjetnicu u vcf formatu.
   • Odaberite račun e -pošte s kojim se potpis treba isporučiti.
   • Odlučite treba li se potpis koristiti i za odgovore i prosljeđivanje e-pošte.

Nakon što ste unijeli sve unose, dovršite stvaranje potpisa s OK. Potpis se sada isporučuje kao standardni potpis za račun e-pošte koji se koristi. Postoji i mogućnost oblikovanja više potpisa za jedan račun e -pošte ili za više računa. Dok se potpis isporučuje kao standardni potpis, prema potrebi možete ručno umetnuti alternativne potpise.

Kako promijeniti potpis

Ako želite promijeniti potpis, u Outlooku postoje dvije mogućnosti prilagođene korisniku:

1. Unesite pojam za pretraživanje "Potpisi" u traku za pretraživanje u gornjem dijelu programa Outlook i otvorite svoj potpis klikom na "Radnje / potpis".

   

2. Na isti način kao i stvaranje novog potpisa, otvorite novu poruku, a zatim idite na karticu Potpis na traci izbornika.

   Promjene potpisa moraju se spremiti klikom na gumb miša s "OK". Promijenjeni potpis tada se automatski prilaže vašoj e-pošti, ovisno o posebnim postavkama.

Gdje možete pronaći odgovarajuće predloške za potpise

Na Internetu postoje korisne veze i prijedlozi za stvaranje potpisa. Microsoft, kao proizvođač programa Microsoft Outlook, nudi vam i predloške za potpise koji izgledaju profesionalno i prikladni su za poslovne ili privatne svrhe. Dođite do Microsoftovih predložaka potpisa klikom na vezu pri dnu dijaloga za stvaranje potpisa: "Nabavite predloške potpisa"Klik. Kao opciju, na Internetu ćete pronaći i daljnje prijedloge i predloške za potpise.

Ovo će vas odvesti na Microsoftovu stranicu za podršku koja na jednostavan način opisuje kako stvoriti potpis pomoću predloška u programu Microsoft Word i kako ga spremiti u Outlook.

Važni savjeti za oblikovanje vašeg potpisa

Potpis u privatnom okruženju može se dizajnirati pojedinačno. Dopušteno je ono što prija i ostavlja dobar dojam na primatelja poruke e-pošte.

Poslovnu e-poštu i potpis uvijek treba oblikovati prema DIN standardu 5008. Budući da je namjera e-pošte i potpisa da olakšaju dopisivanje, zakonodavno tijelo stavilo ih je u ravnopravan položaj s poslovnim pismima i faksovima 01/01/2007. Iz tog se razloga pri oblikovanju potpisa moraju poštivati propisi zakonodavnog tijela. Poslovni potpis trebao bi se općenito sastojati od tri dijela:

1. Imena i eventualno opći pozdrav.
2. Podaci za kontakt tvrtke.
3. Legalna informacija.

U slučaju da se potpis koristi u poslovne svrhe, morate također osigurati da su brojevi telefona i faksa uključeni u skladu s pravilima DIN -a. Osim toga, bitno je da pošiljatelji napišu svoja puna imena i prezimena i izbjegavaju kratice.

Prored, veličina fonta i predmet

Za svaki potpis ima smisla koristiti font koji se koristi u tijelu teksta. U mnogim slučajevima tvrtke koriste font tvrtke za memorandume i sve vrste dopisivanja. Standardni fontovi poput Calibri, Arial ili Times New Roman prikladni su za privatne osobe. Ovi fontovi osiguravaju da se potpis primatelju prikaže čitkim slovima.

Ako standardno koristite ukrašeni kurzivni font ili razigrane fontove, to može izazvati iritacije. Za veličinu fonta treba odabrati slovo između 10 i 12 točaka. Razmak između redova trebao bi odgovarati standardnim vrijednostima i, poput same e -pošte, obično je jedan redak. Tema se nikada ne smije zaboraviti u poruci e -pošte.

Kako dodati logotipe i slike u potpis

Pomoću grafičkog simbola svom potpisu možete dodati logotip ili pojedinačne slike, na primjer poslovnu fotografiju. Prije umetanja provjerite nije li slika prevelika i dobro se uklapa u cjelokupnu sliku vašeg potpisa. U starijim verzijama programa Outlook postupak umetanja logotipa i slika razlikuje se - osobito u programima Outlook 2000 i Outlook 2003, mogućnosti se razlikuju od onih u trenutnim verzijama programa Outlook.

Također je moguće koristiti svoj potpis kao medij za informiranje i oglašavanje. Veza na vašu web stranicu, posebna ponuda ili daljnje informacije o vama ili vašoj tvrtki mogu biti korisne za zainteresiranje primatelja.

Pronađite potpise u mapi Windows

Bilješka: Ako želite spremiti osobni potpis, za to vam je potreban put za pohranu. Potpisi se pohranjuju centralno u sustavu Windows u skrivenoj mapi kojoj možete pristupiti pomoću sljedeće naredbe u sustavu Windows:

Istodobno pritisnite tipke [Windows] i [R] - otvorit će se dijaloški okvir "Pokreni".

Unesite sljedeću naredbu u dijaloški okvir:% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures

Dolazite do mape s potpisima, a zatim ih možete kopirati i spremiti.

Zaključak o profesionalnoj uporabi potpisa u Outlooku

Potpis u Outlooku profesionalno je i provjereno sredstvo za predstavljanje kao pošiljatelja poruke. Ime i prezime, pojedini podaci za kontakt i, u poslovnom okruženju, uključivanje pravnih podataka bitni su i svrsishodni.

Novi potpis u Outlooku možete stvoriti sa samo nekoliko klikova mišem ili uz pomoć programa Microsoft Word i vanjskih predložaka. U potpis može biti korisno uključiti fotografije ili logotip. Također je važno pridržavati se pravila DIN 5008 za poslovne potpise. Potpis bi trebao uvijek obavijestiti primatelja, omogućiti brz pregled pošiljatelja i odgovarati cjelokupnoj slici e -pošte.