Kako možete automatski primati izvješća o statusu pri prijenosu zadatka putem Outlooka

Kako biste nakon delegiranja zadataka putem Outlooka uvijek znali trenutni status quo, možete odrediti da želite primati izvješće o statusu za prenesene zadatke. To također može imati smisla, osobito s opsežnim zadacima

Kako kasnije pretvoriti zadatak u zahtjev za zadatak

Ako već pri unosu zadatka znate da ga želite delegirati, nemojte stvarati zadatak, već zahtjev za zadatkom. Međutim, uvijek će se dogoditi da ste unijeli zadatak u svoj alat za planiranje zadataka pa ga kasnije želite prenijeti na nekoga drugoga. U Outlooku radi ovako:

1. Desnom tipkom miša kliknite zadatak u rasporedu zadataka i pozovite naredbu Dodijeli zadatak na. Ili možete otvoriti zadatak. U Outlooku do verzije 2003 tada pozivate naredbu Radnja - dodijelite zadatak na; u programu Outlook 2007 ili noviji kliknite gumb Dodijeli zadatak[1].
   
2. Zatim unesite e -adresu osobe kojoj želite delegirati zadatak, napišite kratku poruku i prilagodite datum dospijeća (tako da još imate vremena pregledati rezultat).
3. Provjerite imate li dvije mogućnosti Spremi ažuriranu kopiju ovog zadatka na moj popis zadataka i Pošaljite mi izvješće o statusu čim zadatak bude obavljen su uključeni. Inače se zadatak neće pojaviti u vašem planeru zadataka; osim toga, nećete biti automatski obaviješteni kada zadatak bude dovršen.
4. Predajte zahtjev za zadatak.

Ove postavke biste trebali napraviti u svakom slučaju

Tako da se delegirani zadaci uvijek pojavljuju u vašem alatu za planiranje zadataka, a vi ste obaviješteni kada je zadatak obavljen, preporučujem da aktivirate dvije postavke u svom Outlooku. Tada se ne morate uvijek sjetiti aktivirati opcije iz koraka 3 iz prethodnog odjeljka prilikom delegiranja:

1. U Outlooku do 2007. zovete Alati - Opcije - Opcije zadataka na, u programu Outlook 2010 i novijim, naredba Datoteka - Opcije - Zadaci.
2. U Outlooku do 2007. isključite dvije opcije Održavajte ažurirane dodijeljene zadatke na popisu zadataka i Pošaljite izvješće o statusu kad dovršeni dodijeljeni zadaci a.
   U programu Outlook 2010 i novijim verzijama omogućite sljedeće opcije:
   Ažuriraj svoj popis obaveza kopijama zadataka koje dodjeljujem drugim ljudima i Pošaljite izvješće o statusu kad dovršim dodijeljeni zadatak.
3. Zatvorite dijaloge.

Ovako možete prikazati status dovršenosti u svom planeru zadataka

Na popisu aktivnosti (prikaz Jednostavan popis) stupac nedostaje % dovršenoto u pogledu Popis pojedinosti pojavi se. Ako često delegirate prilično opsežne zadatke i vaši zaposlenici redovito dokumentiraju u Outlooku koliki postotak zadatka su već izvršili, preporučujem da upotrijebite % dovršeno također u pogledu Jednostavan popis umetnuti. Ovo je bolji način da budete u toku. Da biste to učinili, postupite na sljedeći način:

1. Odaberite prikaz u rasporedu zadataka Jednostavan popis.
2. Desnom tipkom miša kliknite jedan od naslova stupaca, na primjer na Predmet zadatkai pozvati naredbu Izbor polja na.
3. Povucite gumb % dovršeno iz dijaloga pritiskom lijeve tipke miša na redak s naslovima stupaca. Na primjer, povucite gumb iza naslova Zbog. Crvene strelice označavaju gdje će gumb biti umetnut kao novi naslov stupca. Čim postavite gumb u željeni položaj, otpustite gumb miša.
4. Ako ne želite umetati više stupaca, zatvorite dijalog Izbor polja.