Smanjite veličinu radnih knjiga programa Excel

Kako smanjiti veličinu datoteke Excel datoteka i izbrisati nepotreban sadržaj

U vrijeme sve većih medija za pohranu i bržih veza, veličine datoteka više ne igraju ulogu koju su imale prije nekoliko godina. Ipak, vaše Excel datoteke trebale bi biti što manje. Tada se ne samo brže spremaju i šalju, već i brže rade.

Ako uređujete tablice programa Excel tijekom dugog vremenskog razdoblja i dodajete ih uvijek iznova, one brzo rastu do veličine koja može iznimno ograničiti rad s njima.

Postoji nekoliko načina za smanjenje veličine datoteke izračuna. Ovdje predstavljamo najvažnije. Prije nego učinite bilo što, napravite sigurnosnu kopiju radne knjige kako ne biste izgubili podatke ako nešto pođe po zlu.

Savjet 1: uklonite višak stanica

U osnovi, samo ćelije koje se stvarno koriste uključene su u veličinu datoteke. Ako ste, na primjer, koristili raspone ćelija za privremene izračune, i dalje se smatra da se koriste. To vrijedi i ako ste izbrisali sadržaj.

Za provjeru područja za koje Excel smatra da se koristi upotrijebite kombinaciju tipki CTRL END. Excel tada skoči u donji desni kut korištenog područja.

Ako je donji desni kut daleko ispod i / ili desno od stvarno korištenih ćelija, morate izbrisati suvišne retke ili stupce. Da biste to učinili, označite retke i uklonite ih kombinacijom tipki CTRL MINUS. Zatim ponovite ovo za stupce.

Ponovite korake opisane za sve radne listove u dotičnoj radnoj knjizi. Nakon brisanja zatvorite mapu, spremite promjene i ponovno ih otvorite. Pomoću CTRL END provjerite je li brisanje uspjelo.

Savjet 2: izbrišite nepotrebno oblikovanje

Neki popisi sadrže veliki broj praznih redaka - još jedan razlog za ekstremne veličine datoteka. To se može dogoditi osobito nakon uvoza popisa iz drugih programa. To nije samo neugodno, već može dovesti i do netočnih rezultata u određenim ocjenama. Postoji nekoliko metoda uklanjanja takvih praznih redaka s vaših popisa.

Opcija 1: Izbrišite prazne retke pomoću dijaloškog okvira "Sadržaj"

U svim verzijama programa Excel pomoću CTRL G otvorite dijaloški okvir GO TO.

Kliknite na SADRŽAJ.

Zatim se pojavljuje drugi dijaloški okvir. Označite opciju BLANK.

Potvrdite svoju definiciju s OK.

Potpuno izbrišite prazne ćelije

Sada su označene sve prazne ćelije. Sada možete potpuno izbrisati ove ćelije bez ikakvih problema kako biste uklonili nepotrebno oblikovanje ili druge stvari. Prati ove korake:

U programu Excel 2007 ili novijim, aktivirajte karticu POČETAK i kliknite u Uredi grupu na IZBRIŠI, a zatim na IZBRIŠI SVE.

Ako koristite verzije do uključujući Excel 2003, pozovite naredbu DELETE u izborniku EDIT i naredbu ALL u izborniku grananja.

Nakon brisanja zatvorite mapu, spremite promjene i ponovno ih otvorite.

Video upute: Izbrišite nepotrebno oblikovanje u Excelu

Opcija 2: Izbrišite prazne ćelije pomoću Excel filtra

1. Najprije odaberite cijelo područje podataka s popisa, uključujući naslove stupaca.

2. Pozovite naredbu DATA - FILTER - AUTOFILTER (Excel do verzije 2003) ili DATA - FILTER (Excel od verzije 2007).

3. Prvi redak vašeg popisa tada će imati male strelice na popisu za mogućnosti filtriranja.

   

4. Tako Excel filtrira popis. Kliknite mišem na strelicu popisa stupca u kojem želite tražiti prazne ćelije.

5. Sada možete odabrati unos (PRAZAN) pomoću kriterija filtra. U Excelu 2003 ovo ćete pronaći kao zasebnu točku filtriranja. Za Excel 2007 i 2010 unos (PRAZAN) ćete pronaći pod SELECT ALL.

6. Pritisnite U redu.

Ako je potrebno, ponavljajte to u drugim stupcima dok se ne vide samo prazni zapisi podataka (i odgovarajući brojevi u pomoćnom stupcu).

Sada označite ove zapise i pritisnite tipku DELETE da biste ih izbrisali. Oznake u ćelijama napravite sami i nemojte ih označavati pomoću brojeva redaka u stupcu koordinata.

Zatim možete upotrijebiti opciju (SVE) na popisu automatskog filtriranja za prikaz cijelog popisa s uklonjenim praznim retcima. Nakon brisanja, vratite izvorni redoslijed zapisa ponovnim razvrstavanjem popisa prema brojevima u pomoćnom stupcu.

Ako ometate uključene filtre, možete ih ponovno isključiti pomoću DATA - FILTER - AUTOFILTER.

Savjet 3: uvoz i izvoz makronaredbi

Treći razlog za velike tablice mogu biti makronaredbe koje sadrže. Trebali biste ukloniti one koji nisu potrebni, izvesti sve ostale, a zatim ih ponovno uvesti. Da biste to učinili, postupite na sljedeći način:

Pozovite uređivač Visual Basic s kombinacijom tipki ALT F11. Tamo ćete pronaći Project Explorer koji možete vidjeti na slici.

Desnom tipkom miša kliknite makro module jedan za drugim i odaberite naredbu REMOVE. Potvrdite izvozni upit s OK.

Kad se sve makronaredbe uklone i izvezu, vratite se u Excel, zatvorite datoteku, spremite promjene i ponovno je otvorite.

Zatim ponovno nazovite Visual Basic Editor putem ALT F11. Odaberite projekt trenutne mape u Project Exploreru. U izborniku FILE pozovite naredbu IMPORT FILE i uvezite sve potrebne makronaredbe jednu za drugom.

Savjet 4: smanjite veličinu datoteke zaokretnih tablica

Zaokretna tablica može značajno povećati veličinu datoteke. To je zato što se izvorni podaci na kojima se temelji zaokretna tablica također kopiraju u zasebnu skrivenu memoriju, takozvanu "zakretnu predmemoriju". U konačnici, zaokretna tablica tada pristupa ovoj zaokretnoj predmemoriji, a ne stvarnim izvornim podacima.

Stoga uvijek morate kliknuti gumb "Osvježi" da biste osvježili zaokretnu tablicu ako se nešto promijenilo u izvornim podacima. Budući da je to jedini način ažuriranja zaokretne predmemorije. U praksi ovo možete koristiti za smanjenje veličine datoteke zaokretnih tablica.

Smanjite veličinu datoteke zaokretnih tablica

U zaokretnim tablicama postoji postavka koja briše zaokretnu predmemoriju kada se datoteka spremi. Zadržana je sama zaokretna tablica.

Desnom tipkom miša kliknite zaokretnu tablicu i odaberite unos "Opcije zaokretne tablice" iz kontekstnog izbornika.

Otvorite karticu "Podaci" i poništite odabir "Spremi izvorne podatke s datotekom". Da biste to učinili, označite okvir uz "Ažuriraj pri otvaranju datoteke.

Sada se zaokretna predmemorija briše kada se datoteka spremi - stvarna tablica podataka se naravno zadržava.

Veličina datoteke značajno se smanjuje i gotovo opet doseže veličinu datoteke bez zaokretne tablice.

Savjet 5: smanjite ili izbrišite grafiku i slike

Pozadinske slike, logotipi ili umetnute slike često su nepotrebne i zauzimaju puno prostora za pohranu. Stoga nemojte uključivati pozadinske slike u tablicu. Uključite logotip tvrtke samo s jedne strane. Nemojte umetati slike u izvornoj veličini, već ih smanjite. Excel nudi takvu funkciju: Kliknite na sliku. U stavci izbornika “Format” u grupi “Adjust” nalazi se funkcija “Compress images”. U osnovi, kada smanjujete i brišete grafike, morate paziti da ne uklonite sve potrebne grafike.

Savjet 6: uklonite nepotrebne formule

Mnoge komplicirane formule također utječu na veličinu Excel datoteke. Stoga pokušajte ukloniti neželjene formule iz radne knjige programa Excel. Postoje slučajevi kada imate skup podataka i ne trebaju vam formule koje sadrži, bolje je zamijeniti te formule vrijednostima. Da biste to učinili, slijedite upute u nastavku:

1. Otvorite Excel datoteku i pritisnite Ctrl + A za odabir cijelog radnog lista / skupa podataka. Zatim pritisnite tipku F5.

2. Otvorite opciju Idi na i kliknite na "Posebno".

3. Odaberite formule i kliknite U redu, sada ste odabrali sve ćelije koje imaju formulu.

4. Zatim pretvorite odabrane formule u vrijednosti: Pritisnite kombinaciju tipki Ctrl + C da biste kopirali odabrane ćelije.

5. Zatim kliknite karticu Početna, a u grupi Međuspremnik kliknite Zalijepi.

6. Zatim kliknite ikonu Umetni vrijednost. Sve ćelije s formulama sada su pretvorene u vrijednosti.

Savjet 7: pretvorite vrstu datoteke u binarni format (XLSB)

Za opsežne izračune preporučuje se spremanje u .xlsb formatu. Ovo sprema datoteku u binarnom obliku. Bit će znatno manji i pristup će biti brži. Obično vam to neće nanijeti nikakav nedostatak. Detaljan test preporučuje se za interno programiranje i posebne primjene.

Česta pitanja: Smanjite veličinu datoteke Excel radnih knjiga

1. Zašto je moja Excel datoteka tako velika?

U osnovi, radni list s više od 100.000 redaka i mnogo stupaca zahtijeva puno memorije. Što više podataka i grafike umetnete u Excel proračunsku tablicu, datoteka će s vremenom biti veća i sporija. Stoga provjerite ne možete li malo smanjiti broj piksela umetnutih slika ili vam zaista trebaju. Zaokretne tablice i pogrešno oblikovanje također mogu povećati veličinu datoteke.

2. Kako mogu smanjiti veličinu grafikona u Excelu?

Označite umetnutu grafiku u tablici uz pomoć miša tako da se u programima Excel 2010 i Excel 2007 kartica "Alati za slike" prikaže u traci izbornika. S Excelom 2003 umjesto toga se pojavljuje alatna traka "Grafika". Sada kliknite ikonu "Komprimiraj slike".

3. Kako mogu komprimirati svoju Excel datoteku?

Excel datoteku možete jednostavno komprimirati pomoću opcije "Zip datoteka". Da biste to učinili, desnom tipkom miša kliknite Excel datoteku koju želite komprimirati. Sada kliknite na opciju Pošalji u, a zatim odaberite opciju "Komprimirana mapa".