Ovim koracima možete vrlo brzo napisati Outlook e-poštu
Pisanje e-pošte dio je svakodnevnog života većine ljudi. Postalo je normalno sastavljanje osobnih ili poslovnih e -poruka jer su prednosti komunikacije putem e -pošte očite. Iznad svega, teško je pobijediti brzinu kojom poruka stiže do primatelja. Osim poznatih messenger usluga poput WhatsAppa ili Telegrama, e-pošta je i dalje jedno od najvažnijih i najprihvaćenijih međunarodnih sredstava komunikacije.
To je također posljedica činjenice da se u sastavljanje e -pošte ne ulaže mnogo truda. Gotovo svi trenutno imaju svoju e -adresu. Najpoznatiji komunikacijski program za e-poštu je Microsoft Outlook. I u svojoj plaćenoj verziji za Windows računala i u besplatnoj verziji na tabletima i pametnim telefonima, svakodnevno ga koriste milijuni korisnika. Osim uobičajenog pisanja e-pošte, poruke u Outlooku mogu se stvoriti i iz predloška. Također je moguće spremiti tekstualne module i umetnuti ih u e-poštu radi učinkovitijeg oblikovanja e-pošte.
Video vodič: kako sastaviti i poslati e -poštu u Outlooku
Sastavite e -poruku u Outlooku - ovako to funkcionira
Ako želite sastaviti e-poštu u programu Microsoft Outlook, u prvom koraku prijeđite na karticu "Start". U gornjem dijelu izbornika kartice "Start" pronaći ćete gumb "Novo" ispod " Novo ”.
Nakon što kliknete na polje "Nova e-pošta", otvorit će se novi prozor. U prozoru za poruku možete sastaviti i poslati novu poštu.
Ako želite napisati poruku na drugom memorandumu, odaberite gumb "Nove stavke" umjesto "Nova e-pošta".
U opciji "Poruka e-pošte s> Ostala dopisnica" možete otvoriti i spremiti drugu dopisnicu kao pozadinu za poštu.
Polja za odabir "Od", "Do", "Cc" i "Bcc" i tema bitna su za sastavljanje nove poruke. Sljedeće značenje krije se iza pojedinačnih polja i kratica:
|
polje |
značenje |
|
iz |
U polje "Od" unesite račun e -pošte s kojeg želite poslati poruku. Ako upravljate s više računa u programu Outlook, možete odabrati s kojeg računa će se e-pošta slati. |
|
Na |
E -adresa primatelja mora se unijeti u polje "Prima". Poredak imena pri odabiru adresa e-pošte može se prikazati abecednim redom u polju "Za". Savjet: Microsoft Outlook bilježi sve unete adrese e-pošte na takozvani popis za automatsko dovršavanje. Od pohranjenih podataka, softver predlaže odgovarajuće adrese kada ih unesete. Besplatni alati mogu pomoći u uređivanju popisa za automatsko dovršavanje. |
|
Cc |
Kratica "Cc" doslovno znači "kopija" i na njemačkom znači kopija. Ako primatelj primi poruku u Cc, postaje jasno da on nije glavni primatelj. |
|
Skrivena kopija |
Polje "Bcc" doslovno znači "slijepa kopija". Engleski izraz može se prevesti kao "skrivena ili nevidljiva kopija". Ako je adresa e-pošte unijeta u polje Skrivena kopija, drugi primatelji poruke ne mogu vidjeti kome je e-pošta poslana. Ako želite unatrag znati koji su primatelji od vas primili e-poštu u skrivenoj kopiji, prijeđite na polje za odabir "Detalji" u svojstvima e-pošte. |
|
referenca |
Predmet poruke prikazuje predmet ili "crvenu nit" poruke. Dobar je obrazac popuniti polje "Predmet" razumljivim naslovom. Ako u poruku nije unesena tema, to može dovesti do toga da e -pošta bude identificirana i sortirana kao neželjena pošta pomoću filtra za neželjenu poštu primatelja. S razumljivim identifikatorom ili skraćenicom u temi možete primatelju pokazati važnost poruke. Kratice označavaju da se radi isključivo o info pošti, upitu ili narudžbi. |
Osim navedenih polja, koja su bitna za slanje poruke, svaki e-mail treba poseban sadržaj.
To se može unijeti pojedinačno u tekstualno polje poruke. Klikom na tekstualno polje, pokazivač se pojavljuje u prvom retku na ekranu. Kao rezultat toga, e-pošta može biti posebno sastavljena s tekstom ili drugim elementima stila. Sljedeće opcije oblikovanja dostupne su vam na kartici Poruka:
Kopirajte slike i tekst iz međuspremnika
Možete kopirati elemente, tekst ili slike iz međuspremnika, a istovremeno odabrati da kopirate format teksta, na primjer font, u svoju e-poštu. Slike i grafike mogu se umetnuti u tekst ili priložiti e-pošti kao privitak. Ako je slika prevelika i veličina datoteke je nekoliko megabajta, možete smanjiti veličinu datoteke u programu Outlook. To funkcionira označavanjem slike koju treba umetnuti i uređivanjem privitaka slike na kartici "Informacije" na kartici "Datoteka". Klikom na polje za odabir "Prilagodite veličinu velikih slika prilikom slanja poruke", datoteka se automatski smanjuje.
Umetnite podsjetnike za primatelje u e -poštu i ispravno citirajte
Naredba "Označi primatelje" na kartici "Poruka" prikladan je alat koji možete upotrijebiti za automatsko podsjećanje primatelja da vam odgovore. Ovaj postupak sprema vam jednu ili više e -poruka s podsjetnicima.
Umjesto potpunog citiranja svake e-pošte prilikom odgovaranja i prilaganja sadržaja, u Outlooku možete postaviti da je priložena samo posljednja e-pošta. Ova vrsta slanja e -pošte u mnogim je slučajevima učinkovitija i pomaže da stvari budu jasne.
Unaprijed postavljena kratica "FW:", koja u komunikaciji e-poštom znači "Naprijed", može se promijeniti i izvorni tekst može se identificirati, na primjer, uvlačenjem ili posebnim znakovima.
Izbornik "Tekst" - naredbeni centar za pojedinačno oblikovanje
Ako unesete osobni tekst u tekstualno polje, u izborniku "Tekst" pronaći ćete razne gumbe za oblikovanje teksta. Osim što prikazujete tekst podebljano, kurzivno i podcrtavate tekst, možete umetnuti znakove za nabrajanje ili numeriranje. Također možete odlučiti treba li vaš tekst biti centriran, desno poravnat, poravnat ili poravnat ulijevo te koju boju i font treba koristiti. Ako Outlook izbriše prijelome retka u e-porukama u običnom tekstu bez HTML oblikovanja, promjena postavki pomoći će riješiti ovaj problem.
Izbornik "Umetni" - porukama priložite privitke i posjetnice
U stavci izbornika "Umetni" možete dodati datoteku ili element kao privitak u svoju e-poštu. Primljene e-poruke možete slati i kao privitak datoteke. To može biti bitno prilikom slanja poslovnih dokumenata e -poštom u PDF formatu ili važnih crteža.
Ako želite osigurati da svaka osoba s kojom se dopisujete putem e-pošte ima vaše trenutne podatke za kontakt, to možete automatski dodati svakoj e-poruci u obliku digitalne posjetnice (vCard) i poslati zajedno s njom. Osim toga, imate mogućnost upravljanja potpisima u stavci izbornika "Umetni". Potpis je dio teksta na kraju e -poruke koji sadrži podatke o pošiljatelju. Zakoni zahtijevaju potpise u poslovnoj e -pošti.
Ako također želite umetnuti trenutni datum u e -poruku, to možete umetnuti pomoću tipkovne prečice ALT + SHIFT + D.
Označavanje i postavljanje relevantnosti e -pošte
U programu Microsoft Outlook moguće je pojedinačne poruke označiti napomenom o relevantnosti. E -poruke s velikom važnošću prikazuju se primatelju zasebno. Unatoč ovom identifikatoru, nema jamstva da će primatelj brže obrađivati e-poštu označenu na ovaj način. Iz tog razloga, sporno je ima li označavanje "velike važnosti" smisla ili je osobni poziv na vremenski kritično pitanje produktivniji.
Pravopis i interpunkcija - ugrađeni alati za profesionalno prepisivanje
Osim opcija na kartici "Poruka", kartice "Umetni" i "Oblikovanje teksta" pružaju dodatne mogućnosti za prilagođavanje vaše poruke.
Prilikom pisanja teksta također je važno da se pravopis i interpunkcija u tekstu profesionaliziraju. Pogreške u izrazu ili zarezu odvlače pažnju i negativno utječu na primatelja. Iz tog razloga možete automatski provjeriti tekst na kartici "Provjeri" pod stavkom izbornika "Pravopis i gramatika".
Ako želite da tekst pored ispravke uključi i ispravak pomoću programa za provjeru pravopisa, morate to navesti u postavkama Outlooka.
Za starije verzije Outlooka, Dudenova korekcija bila je dostupna kao profesionalni program za ispravljanje kao alternativa integriranoj provjeri pravopisa.
Kartica "Pregled" također nudi mogućnost čitanja ili prevođenja teksta na računalu. Tezaurus vam pomaže pronaći smislene sinonime za suvišne riječi i pojmove.
Slanje e-pošte primateljima pomoću gumba "Pošalji"
Nakon što ste u potpunosti napisali i provjerili tekst svoje poruke, morate je poslati u posljednjem koraku. To se radi u tekstualnom prozoru klikom na polje "Pošalji". Ako niste sigurni treba li se poruka poslati u ovom trenutku, možete alternativno aktivirati funkciju automatskog spremanja.
Nakon što pritisnete polje "Pošalji" bez aktiviranja funkcije automatskog spremanja, vaša će poruka u roku od nekoliko sekundi biti u pristigloj pošti primatelja.
Savjet:
Može se dogoditi da e-poruka ne stigne do primatelja nakon što je poslana. U većini slučajeva od davatelja usluga dobit ćete poruku o pogrešci. U tom slučaju sve prethodne i trenutne verzije programa Microsoft Outlook imaju mogućnost ponovnog slanja e-pošte u samo nekoliko koraka. To funkcionira klikom na gumb "Ponovo pošalji ovu poruku" na kartici "Poruka".
Ako se e-pošta ne šalje dok ste u inozemstvu, to može biti posljedica pogrešnih postavki računa. U tom slučaju korisno je provjeriti postavke i SMTP port.
Sažetak
Za dugogodišnje korisnike programa Microsoft Outlook, kao i za korisnike bez iskustva, lako je sastaviti e-poštu s programom Microsoft Outlook i poslati je primatelju. Na kartici "Početna" gumb "Nova e-pošta" vodi do tekstualnog prozora za novu poruku. To se može individualno oblikovati i profesionalizirati s vezama, slikama i potpisom. Dodatne kartice i opcije jamče da se e-pošta može posebno sastaviti i poslati u bilo kojem trenutku. Na taj je način moguća kompetentna komunikacija putem e-pošte u profesionalnom i privatnom okruženju.
