Korištenje programa Microsoft Outlook: savjeti i postavke

Pomoću ovih vodiča postat ćete Outlook profesionalac

Kupnja Outlooka kao dijela Office paketa ili kao jedne verzije prvi je korak za profesionalnu komunikaciju e-poštom, stvaranje zadataka ili upravljanje sastancima. Znati kako pravilno i intuitivno koristiti Outlook važnije je od početne instalacije.

Mogućnosti Outlooka su različite i omogućuju korisnicima profesionalnu komunikaciju. Integracija programa Microsoft PowerPoint, Excel ili Word rezultira značajnom dodanom vrijednošću za korisnike sustava Microsoft Office. Osim toga, postoje važne funkcije koje korisnicima omogućuju brzu, učinkovitu i visoku razinu kompetencije s Microsoft Outlookom. Da biste mogli koristiti Outlook profesionalno, ima smisla upoznati se s pisanim uputama i digitaliziranim priručnicima koji objašnjavaju osnove Outlooka i unutarnjih funkcija.

Video vodič u Outlooku: Kako najbolje iskoristiti Outlook

Pronađite i razvrstite poruke, obveze i stavke

Microsoft Outlook u osnovi olakšava korisnicima korištenje softvera. Osim razumljive strukture izbornika, korisnici će pronaći upute integrirane u program i jasnu funkciju pomoći koja se može odabrati putem zasebne stavke izbornika. To se može pozvati u bilo kojem trenutku putem stavke izbornika "Pomoć" na vrpci izbornika.

Unatoč tim strukturama prilagođenim korisniku, neke su funkcije skrivene, nepoznate novim korisnicima ili na prvi pogled ne prepoznaju se kao bitne.

Bitna pomoć uz stranicu pomoći, tečajeve obuke i vodiče je funkcija pretraživanja integrirana u Outlook, koju uvijek možete pronaći kao fiksno polje iznad trake izbornika:

Pretraživanje u Outlooku prikladno je i omogućuje korisnicima postavljanje pojedinačnih parametara pretraživanja. Moguće je, na primjer, tražiti određene pojmove, pretraživati nekoliko mapa, pretraživati arhivske mape ili istovremeno skenirati potpis e-pošte za pojmove za pretraživanje ili prikazati opcije naprednog pretraživanja.

Iako se napredno pretraživanje može istaknuti u gornjem dijelu izbornika u trenutnoj verziji Outlooka, bilo je skriveno u prethodnim verzijama, na primjer. Ako niste znali kombinaciju tipki CTRL + SHIFT + F, bilo je teško kontrolirati napredno pretraživanje. Trenutno pretraživanje u programu Outlook 2010 i svim narednim verzijama možete jednostavno prilagoditi svojim osobnim zahtjevima.

Važan savjet za korisnike programa Outlook 2007 i 2010

Ne možete pronaći važne e -poruke unatoč tome što je funkcija pretraživanja uključena? U tom slučaju potrebno je ponovno pokrenuti indeksiranje Outlooka. To se posebno odnosi na Outlook verzije 2007 i 2010, jer oba programa koriste Windows indeks pretraživanja za pretraživanja. Ako je ovaj indeks pretraživanja oštećen, pretraživanje više neće raditi ispravno. Nakon ponovnog indeksiranja, vaš će sustav pronaći sve poruke e-pošte kao i obično.

Korisnici također trebaju biti izuzetno oprezni pri brisanju stavki izravno iz mape za pretraživanje u programu Outlook. Budući da su mape za pretraživanje isključivo virtualne mape povezane s fizičkim mapama, svako brisanje u mapi za pretraživanje pokreće „pravo“ brisanje. Na taj način namjerno brišete elemente iz Outlooka.

Korištenje funkcije sortiranja programa Outlook - savjeti i trikovi

Svaki korisnik Outlooka to zna: Ako zaboravite nastaviti čitati i sortirati dolazne poruke u Outlooku, brzo gubite pojam o stvarima. Kako bi se suočili s ovim izazovom, prije svega treba znati i koristiti mogućnosti sortiranja u Outlooku. Na primjer, možete definirati makronaredbe i pravila u pristigloj pošti kako biste pravilno sortirali i organizirali dolazne biltene.

Funkcija pohranjivanja poslanih poruka u posebnu mapu korisnika umjesto općenito u mapu "Poslane stavke" uzbudljiva je i osobito korisna u profesionalnom okruženju. Funkcija automatskog razvrstavanja štedi vrijeme i jasno prikazuje sve poruke poslane korisniku u mapi. U adresaru imate i mogućnost sortiranja prema prezimenu ili drugim kriterijima koji su vam važni.

Svatko tko upravlja s više računa e-pošte s programom Microsoft Outlook cijeni što može sortirati e-poštu primljenu u programu Outlook prema računu na koji je e-pošta poslana. Ova korisna funkcija uvedena je s programom Outlook 2003 i pomaže jasnijem predstavljanju dolaznih poruka. Također je moguće prikazati sve poruke od pošiljatelja.

Funkcija prikaza povezanih e-poruka razvrstanih u stablu rasprave iznimno je praktična. Ova vrsta dogovora daje vam pregled svih poruka i njihovog sadržaja, posebno za dugotrajne projekte s velikim brojem e -poruka.

Ukratko, funkcija sortiranja u Outlooku dovršava mnoge prednosti softvera. Razvrstavanjem i opsežnim i logički strukturiranim funkcijama pretraživanja vi kao korisnik vodite pregled. Vaša pošta, zadaci, stavke i sastanci, kao i vaša pristigla pošta, uvijek su sortirani.

Kako koristiti Outlook - profesionalno šaljite e -poštu

Slanje i primanje e-pošte dio je svakodnevne rutine većine korisnika Outlooka. Zanimljivo je i da možete fleksibilno prilagoditi prikaze u Outlooku. Na primjer, moguće je prikazati samo nepročitane poruke kako ne biste propustili nove e -poruke u bilo kojem trenutku. Ovo radi s jednim ili više računa e -pošte. Nije važno koristite li u svom Outlooku nekoliko različitih vrsta računa i različite poštanske sandučiće, poput IMAP -a i Exchangea.

U istom koraku imate i mogućnost označavanja poruka različitim bojama radi daljnjeg praćenja. Oznake sa zastavama različitih boja mogu se u bilo kojem trenutku označiti kvačicom "gotovo". Na taj način možete na prvi pogled vizualno vidjeti koje poruke još treba obraditi za praćenje.

Kompetentno upravljajte pročitanom i nepročitanom e -poštom

Također je praktično napraviti određene postavke i, na primjer, prikazati samo poruke od posljednjih 7 dana ili prvenstveno e -poštu s prilozima. Ako također želite znati koliko je poruka u mapi, to možete prikazati s nekoliko prilagodbi u postavkama Outlooka.

Kopije važnih poslanih poruka e-pošte također se mogu staviti u bilo koju mapu. Nakon što pročitate novu e-poštu, možete označiti nekoliko poruka ili cijele mape i prikazati ih kao pročitane ili nepročitane u cijelosti. Jednako jednostavno možete vratiti pojedinačne pročitane poruke e -pošte u izvorno stanje i istaknuti ih kao nepročitane. Ako želite izbrisati nepročitane poruke, na primjer u mapi neželjene pošte, to funkcionira s kombinacijama tipki prilagođenih korisniku.

Problemi sa sinkronizacijom i nedovoljna internetska veza

Ako u starijim verzijama Outlooka postoje problemi sa sinkronizacijom, pojedinačne poruke mogu se predmemorirati u mapu Sukobi. Ovu mapu ima smisla pregledavati u redovitim intervalima. Imate li neadekvatan WiFi prijem ili imate problema s mobilnom vezom, a nedovoljno možete dohvatiti e-poštu u Outlooku. U tom slučaju možete alternativno čitati i pisati svoje poruke izvan mreže. Nakon što obradite sve svoje e -poruke, idite na internet i pošaljite svoje poruke. Ova postavka može biti zanimljiva i za poslovna putovanja izvan Europe ako je pristup Internetu skup.

Praktičan savjet:

Ako želite povećati svoju e-poštu radi čitanja, to možete učiniti pomoću tipkovne prečice. Alternativno, u donjem desnom kutu glavnog prozora programa Outlook pronaći ćete klizač koji možete koristiti za podešavanje faktora zumiranja mišem.

Opće Outlook funkcije i bitne mogućnosti optimizacije

Bitna funkcija u Outlooku za jednostavno pronalaženje e-pošte, obveza ili zadataka je integrirana funkcija pretraživanja spomenuta u gornjem dijelu. U trenutnoj verziji Outlooka možete jednostavno koristiti polje za pretraživanje iznad trake izbornika za pretraživanje cijelog teksta. Tipkovni prečaci i ograničenja pretraživanja čine pretraživanje još prikladnijim. Stvaranje mapa favorita također je praktično relevantno i učinkovito. Omiljene mape jamče da se mape koje se redovito koriste mogu pronaći u bilo kojem trenutku. Povucite omiljene mape u jednom koraku mišem u područje iznad opće strukture mapa. Kao rezultat toga, općenito ćete vidjeti svoje omiljene mape u gornjem dijelu prikaza.

Osim omiljenih mapa i profesionalnog rasporeda e-pošte, ima smisla kontinuirano arhivirati primljene poruke. Funkcija automatskog arhiviranja integrirana u softver automatski sigurnosno kopira vaše podatke u redovitim intervalima. Premješta poruke iz Outlooka u vanjsku arhivsku datoteku.

Na taj način vi, korisnik, možete biti sigurni da se važne poruke ne mogu izgubiti zbog virusa ili korisničkih grešaka u bilo kojem trenutku. Automatsko arhiviranje može se bez problema zaustaviti i isključiti za pojedine mape ili module. Ako želite pretraživati posebno u arhivskim datotekama, morate otvoriti te arhivske datoteke u programu Outlook. To možete učiniti tako da prvo kliknete na Datoteka. Zatim odaberite Otvori i unos Outlook podatkovne datoteke. U sljedećem koraku možete koristiti napredno pretraživanje.

Zatvorite sve prozore u jednom koraku

Znaš li to? Otvorili ste različite prozore u sustavu Windows i Outlook i morate ih zatvarati jedan za drugim. U Outlooku je to lakše pomoću naredbe "Zatvori sve prozore". U najnovijem programu Outlook 365 pojednostavljenje ćete pronaći u izborniku: "Pogled> Prozor> Zatvori sve elemente."

Prilagodite zadatke, bilješke i kalendar

Posebno u vrijeme kada se mnogi sastanci i zadaci moraju obaviti istovremeno, važno je stalno imati pregled. Outlook to jamči kroz različite postavke u kalendaru i na popisima zadataka. Na primjer, možete prikazati sve važne zadatke jasno raspoređene prema datumu dospijeća.

U profesionalnom okruženju bitno je u kratkom roku dobiti odgovor na zahtjeve za sastanke. Outlook jasno prikazuje zahtjeve za sastanke i nudi korisnicima dodatnu vrijednost: Iz programa Outlook 2010 možete jasno vidjeti koji su pozvani ljudi prihvatili, a koji još nisu potvrdili termin. Ova funkcija olakšava praćenje kolega ili poslovnih partnera koji ne ispunjavaju obveze te provedbu zajedničkih imenovanja.

Funkcija bilješke u Outlooku također je korisna i praktična. Umjesto papirnatog, objavite sljedeće:

• Neka ured i stol budu pretrpani,
• Zanemarite pravila zaštite podataka i
• Čiji se sadržaj može zanemariti,

imate mogućnost korištenja funkcije bilješke pri korištenju Outlooka. Bilješke se prikazuju na zaslonu na sličan način kao i papiri i mogu se prikazati u različitim bojama ako je potrebno i radi boljeg razlikovanja.

Funkcija bilješke može pomoći korisnicima da spreme važne ključne riječi ili zadatke dalje od kalendara ili popisa zadataka u programu Outlook.

Ispraznite mapu "Obrisane stavke"

Ako primate mnogo poruka i neželjene e-pošte, mapa "Izbrisane stavke" integrirana u Outlook brzo se popunjava. Mapu je moguće izbrisati bez ikakvog napora. Klik desnom tipkom miša dovoljan je za početak procesa brisanja naredbom "Prazna mapa". Važno je da mapa sadrži samo objekte koje treba izbrisati. Iz tog razloga ima smisla prije završnog postupka brisanja proći kroz mapu i provjeriti ima li pogrešno izbrisanih e -poruka.

Također možete postaviti Outlook da automatski briše sve izbrisane e -poruke pri izlasku iz softvera.

Dizajnirajte makronaredbe i prikažite ih u Outlooku

U Microsoft Outlooku, ali i u drugim softverskim aplikacijama, uvijek postoje jednaki radni nizovi. U ovom slučaju Outlook nudi mogućnost postavljanja makronaredbi kako bi mogao raditi učinkovitije. Makroi su skup naredbi koje se automatski izvršavaju. Osim makronaredbi, možete upotrijebiti i Outlook za umetanje u vrpcu. Na ovaj način jednim klikom imate pri ruci svoje osobne makronaredbe. Također možete digitalno potpisati svoje makronaredbe.

Oblikujte poruke na isti način kao u programu Microsoft Word

Korisnici programa Outlook 365 vole koristiti opcije oblikovanja koje se pojavljuju u stavci izbornika "Oblikovanje teksta" čim se napiše nova poruka e-pošte. Korisnici mogu odlučiti žele li poslati poruku kao HTML ili tekstualnu poruku te u koji font ili veličinu fonta treba sastaviti poštu.

U starijim verzijama Outlooka, poput Outlooka 2007 i 2010, softver je imao svoj uređivač pošte. Ovo je strukturirano na sličan način kao Microsoft Word. Uz uređivač, korisnici su mogli pristupiti različitim dizajnerskim funkcijama bez upotrebe Worda. Mogla bi se dodati i funkcija komentara s naknadnim postavkama.

Lako pronađite predloške

Tijekom daljnjeg razvoja Outlooka promijenilo se mjesto za pohranu predložaka za e-poštu ili predložaka iz programa Word i Excel. U većini slučajeva možete pronaći svoje osobne predloške na sljedećoj stazi pretraživanja:

C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.

Drugi izvor u kojem se spremaju postavke programa Outlook je registar. Dodatne informacije o tome kako pronaći registar i koji se podaci spremaju mogu se pronaći na sljedećoj poveznici.

Prikaži izvorni tekst

Zanimljiva funkcija za iskusne programere je prikaz izvornog teksta poruka. U ranijim verzijama Outlooka desni klik na poruku bio je dovoljan za prikaz izvornog teksta. Funkcija je skrivena u trenutnoj verziji Outlooka 365 - ali može se pronaći sa samo nekoliko klikova:

1. Dvaput kliknite na poruku čiji izvor želite vidjeti.

2. Pri vrhu polja za pretraživanje upišite "izvorni tekst".

3. Opcija "Daljnje radnje premještanja".

4. Kliknite vezu i u sljedećem prozoru odaberite: "Ostale radnje"> "Izvorni kod."

5. Možete pregledati izvorni tekst poruke i po potrebi ga kopirati ili promijeniti.

Sažetak i zaključak

Korištenje programa Microsoft Outlook nije teško. Softverska aplikacija postavljena je i dalje razvijena na takav način da se lako može koristiti za sve svakodnevne komunikacijske aplikacije. Većinom funkcija može se upravljati intuitivno i raspoređene su u izbornike prilagođene korisniku. Outlook također impresionira:

• Sofisticirana funkcija pretraživanja
• Mogućnost povezivanja funkcija s drugim programima iz obitelji Office, kao što su Excel ili PowerPoint.

Kontakti, bilješke, pojedinačne postavke, sastanci i mnoge druge funkcije upotpunjuju funkcionalnost Outlooka. Korisnici djeluju ekspeditivno kada isprobavaju nove funkcije, pregledavaju upute i priručnike te koriste savjete kako bi mogli kontinuirano bolje i učinkovitije koristiti Outlook.