Kako pravilno strukturirati svoje Word dokumente
Word korisnicima nudi mnogo različitih mogućnosti oblikovanja tekstualnih dokumenata prema različitim zahtjevima ili individualnim zamislima. Mogu se prilagoditi ne samo postavke fonta, već i izgled i oblikovanje dokumenata. Pogotovo ako često koristite Word i redovito koristite određenu strukturu teksta, možete imati velike koristi od funkcije "predloška formata". Ali kako stvoriti predložak u Wordu? I kako ih uređujete?
Predložak u Wordu: što je to zapravo?
Nije li vaš rad ograničen na jedan određeni format? Morate li se prebacivati između različitih vrsta teksta? U Word možete spremiti različite korisničke predloške i pristupiti im u bilo kojem trenutku. To vam omogućuje da s malo truda stvarate dokumente i brzo ih napunite odgovarajućim sadržajem.
Pod određenim okolnostima, nekoliko će se predložaka nakupiti u vašem datotečnom sustavu. Da biste zadržali pregled, možete razvrstati ove uzorke dokumenata u odgovarajuće područje zadataka. Na ovaj način ćete ga pronaći još brže kada tražite određeni stil. No, kako se predlošci za oblikovanje mogu integrirati u vaš dokument?
Na prvi pogled: jasno strukturirajte i uredite tekstove
Izbor predložaka formata pronaći ćete na vrpci izbornika na kartici "Start". Prema zadanim postavkama Word definira različite razine naslova u različitim fontovima i veličinama, čime pomaže u standardizaciji tekstualnih dokumenata. Osim toga, naslovi se tako dobro izdvajaju od tekstualnog ili slikovnog sadržaja.
Korištenje predložaka omogućuje i bržu navigaciju unutar dokumenta. U pravilu ćete na lijevoj strani stranice u Wordu pronaći takozvano "područje navigacije". Ako vam to nije vidljivo, postupite na sljedeći način:
-
Odaberite kartice "Prikaz".
-
U području "Prikaz" možete provjeriti polja "Ravnalo", "Linije mreže" i "Područje navigacije".
-
Čim provjerite "Navigacijsko područje", navigacijska traka pojavljuje se s lijeve strane.
-
Kliknite ovdje na "Zaglavlja" tako da se struktura naslova pojavi na navigacijskoj traci.
Word ovdje prikazuje sve definirane naslove i podnaslove. Klikom na ciljano tekstualno polje u navigacijskom području možete se lako prebacivati između slojeva koje ste stvorili.
Morate li slijediti posebne smjernice za oblikovanje teksta i naslova? Jeste li dobili posebne upute o tome kako bi trebao izgledati kraj dokumenta? Wordovi prijedlozi ne zadovoljavaju uvijek zahtjeve tvrtki, škola ili osobni ukus. Ako tada upotrijebite prilagođeni predložak, možete biti sigurni da će izgledati jednolično i zadovoljiti vaše specifikacije.
Praktično i individualno: Wordov inspektor formata
Zbog toga se predlošci mogu prilagoditi. Iako Microsoft Word često navodi određenu veličinu fonta, font, određeni razmak između redova i izbor između poravnanja, poravnanja udesno ili ulijevo, ovdje još uvijek postoji opseg: postavke možete promijeniti prema želji.
Da biste uredili predložak formata ili stvorili novi uzorak, otvorite karticu "Start" na vrpci izbornika. Ovdje ćete pronaći polje "Oblikovanje predložaka". Kliknite na strelicu u donjem desnom kutu. Ovisno o verziji programa Word, u ovom trenutku imate različite mogućnosti. Dostupne su vam sljedeće funkcije:
- Novi predložak stila
- Inspektor formata
- Provjerite stilove
- Opcije
Ovdje možete vidjeti samo simbole umjesto navedenih pojmova. Na primjer, "A +" znači "Predložak novog formata". Pritisnite simbol da otvorite odgovarajući prozor.
Pod "predložak novog formata" možete definirati nove predloške za oblikovanje teksta prema vlastitim zamislima ili u dogovoru s poslodavcem. “Format Inspector” je, s druge strane, pomoćnik koji provjerava pridržavaju li se prethodno definirani predlošci formata - slično kao “Provjera predloška formata”. U "Opcijama", na primjer, možete koristiti trenutni dokument kao osnovu za stvaranje novog predloška.
Dobro organizirano: Ovako pratite stvari u Wordu
Ako ste odlučili stvoriti pojedinačne korisničke predloške u programu Microsoft Word, uzorak dokumenta možete spremiti na odgovarajuće mjesto za pohranu. Kako biste mogli brzo otvoriti datoteke u pravom trenutku, odgovarajuću mapu trebalo bi biti lako pronaći.
Budući da se velike količine podataka mogu brzo akumulirati na računalu, vaša je organizacija ovdje posebno važna. Word predlaže različita mjesta za pohranu, ovisno o vrsti datoteke. Istodobno, program Office nudi vam mogućnost prikaza svih dostupnih predložaka formata.
Međutim, ne samo da možete pristupiti korisničkim predlošcima, već i koristiti pojedinačne, gotove tekstualne module putem odabira popisa. Osim grafike, dokumenti se mogu sastaviti u mapu i staviti na zasebno i odgovarajuće označeno mjesto za pohranu pod vašim korisničkim imenom.
Iskoristite potencijal: Ispravno koristite funkcije programa Word
Zahvaljujući promjenjivim tekstualnim modulima, vaš se tekst ne može stvoriti samo u nekoliko koraka, već možete upotrijebiti i nekoliko drugih funkcija za dodatnu individualizaciju. Ovisno o zahtjevima koje bi dokument na kraju trebao ispuniti, možete umetnuti nekoliko elemenata koji će tekst učiniti privlačnijim.
Grafika, zasebna tekstualna polja, citati i hiperveze koji se izdvajaju od ostatka teksta često privlače čitatelje i pobuđuju njihovo zanimanje. Sadržaj, popis izvora, imena autora te datum i brojevi stranica obično su dio formalnih osnova koje većina dokumenata sadrži.
Ako više datoteka radi s datotekom, može biti od pomoći uvrštavanje putanje s koje se pristupa lokaciji datoteke u dokumentu u zaglavlje ili podnožje teksta. Vaše korisničko ime može biti vidljivo u izborniku tako da svi koji rade na tekstu mogu vidjeti tko je stvorio ili uredio dokument.
Predlošci i druge funkcije: čine dokumente privlačnim
Različite funkcije programa Word također vam omogućuju reviziju postojećih predložaka. Ako želite izvršiti ispravke, možete koristiti funkciju "Pronađi i zamijeni", na primjer. Ako primijetite pogrešku u predlošku nakon što ste ga već spremili u mapu, još uvijek možete integrirati promjene i ažurirati dokument. Unos se tada može otvoriti u trenutnoj verziji.
Kad postavljate stranicu, pomoću gumba možete koristiti različite funkcije polja. Osim makronaredbi, na primjer, u svoj tekst možete ubaciti tekstove automobila sa samo nekoliko klikova, koje ste unaprijed formulirali i željeli biste ih često koristiti. Iako možete brzo pozvati i aktivirati naredbe koje se redovito koriste s makronaredbama, ovu funkciju možete koristiti za uključivanje tekstualnih polja ili grafike u dokument.
Dobro je znati: Kako učinkovito raditi s Microsoft Wordom
U svakodnevnom profesionalnom životu nisu samo predlošci i funkcije, poput makronaredbi ili tekstualnih modula, korisni elementi programa Word. Možete spremiti bilo koju datoteku kao PDF. Dokumenti se tada mogu brzo poslati i drugi ljudi ih više ne mogu lako mijenjati.
Officeov program također vam omogućuje prevođenje i stvaranje obrazaca. Na ovaj način možete doći do mnogih primatelja ne samo brzo, već i učinkovito. Sve u svemu, Microsoft Word nudi vam praktičan način rješavanja širokog spektra zahtjeva za kreiranje teksta. Strukturirani pregled funkcija možete dobiti na vrpci izbornika programa Office.
Pitanja i odgovori
Kako mogu stvoriti predložak formata ili korisnički predložak u Wordu?
Odaberite karticu "Start" na vrpci izbornika. Zatim potražite polje "Oblikovanje predložaka" na gornjoj traci. Ovdje ćete pronaći malu crnu strelicu: Ako kliknete na ovo, otvorit će se drugo polje. U donjem dijelu pronaći ćete opcije koje su vam dostupne za uređivanje predložaka. "Predložak novog formata" ili simbol plus označavaju mogućnost stvaranja novog predloška.
Koje postavke mogu postaviti za svoje predloške?
Prvo, dajte svom predlošku formata korisničko ime. Na taj način možete kasnije ponovno pronaći uzorak u izborniku ili na željenom mjestu za pohranu datoteka. Zatim možete odrediti o kakvoj se vrsti dokumenta radi. Izrađujete li predložak tablice? Ili popis uzoraka? U ostalim postavkama mogu se navesti i font i veličina te razmak i oznake.
