4 načina za zaštitu Wordovih dokumenata

Kako postaviti dokument samo za čitanje

Uvijek iznova mnogi različiti autori u projektnom timu rade zajedno na Word dokumentu. Postoje različite mogućnosti zaštite Wordovih dokumenata tako da se unose samo one izmjene i uređivanja koja su zajednički dogovorena. Gubitak Word datoteka možete spriječiti i zbog pogrešaka u radu ili hardverskih problema poduzimanjem posebnih koraka sigurnosnog kopiranja.

Spremanje i zaštita Wordovih dokumenata: zašto je to toliko važno

Rad s Microsoftovim programom za obradu teksta Word postao je sastavni dio profesionalnog i privatnog svakodnevnog života. Word je jedan od niza programa koji je nastao u uobičajenim uredskim zadacima, a prvi je put objavljen pod imenom Microsoft Office.

Microsoft redovito ažurira verzije programa Office korisnim novim funkcijama. Uz odgovarajuće znanje o rukovanju Wordom, Word se može individualizirati s jedne strane i proširiti dodacima Word s druge strane. Također imate mogućnost posebno utvrditi kompatibilnost verzija programa Word i zaštititi svoje tekstualne datoteke.

Word dokumente treba zaštititi, osobito u važnim stvarima. Ne samo nepredviđeni gubitak zbog zaborava spremanja, već i obrada od strane neovlaštenih trećih strana uzrokuje neugodnosti koje se mogu izbjeći. Osim toga, oštećenje ili gubitak Wordovih dokumenata zbog hardverskih problema također se može izbjeći odgovarajućom pažnjom i predviđanjem.

Jednostavno spremanje: nikada više ne gubite Wordove datoteke s 4 trika

U području zadataka Word postoje - ovisno o verziji - različite, ali jednako učinkovite opcije za sigurnosno kopiranje Wordovih dokumenata.

Osim klasičnog postupka spremanja s kombinacijom tipki "CTRL + S" ili na karticama "Datoteka" i "Spremi kao", Word nudi i druge elegantne mogućnosti za zaštitu dokumenta.

1. Spremite sve dokumente prikladno jednim klikom miša

Ovisno o verziji programa Word, svi se dokumenti otvoreni u određenom trenutku mogu spremiti odjednom. Više ne riskirate da ćete slučajno zaboraviti tekstualnu datoteku i izgubiti izmjene.

Dok Word 2003 i starije verzije izvršavaju takvu naredbu pomoću tipkovnog prečaca, spremanje svih dokumenata u novijim verzijama zahtijeva dodavanje postavke gumba.

2. Automatski napravite sigurnosnu kopiju s lokalnom sigurnosnom kopijom

Postoji i mogućnost rada s sigurnosnim kopijama. Još jednom, ovisi o verziji Worda koji se koristi. Međutim, uvijek postoji mogućnost postavljanja "automatskog sigurnosnog kopiranja". To radi s sigurnosnom kopijom dokumenta ili s automatskim oporavkom.

U prvoj varijanti, kopija datoteke Word spremljena jednom s nastavkom WBK stvara se na računalu čim se izvorni dokument obradi. Ako je izvorni dokument oštećen ili izgubljen tijekom obrade, kopija se tada može koristiti.

Instaliranje ove značajke u pozadini zahtijeva manje klikova mišem i neznatno se razlikuje između programa Word 2007 ili novije i starije verzije. Nakon nekoliko klikova Word će stvoriti trajne automatske sigurnosne kopije i zaštititi vas od gubitka podataka.

3. Word će se pobrinuti za sigurnosno kopiranje datoteke s automatskim oporavkom

Automatski oporavak također je Wordova funkcija koja štiti vaše tekstualne datoteke. Dok se odgovarajuće datoteke sigurnosne kopije za 2007. i kasnije postavljaju ručno pomoću funkcije automatskog vraćanja pod "Dodaci" ili "Opcije programa Word", novije verzije sadrže određeni gumb na gumbu.

Nakon što jednom aktivirate funkciju, datoteke sigurnosne kopije stvaraju se za svaki Wordov dokument kreiran u nastavku bez daljnjih radnji. Korisnici novijih verzija programa Word pronaći će kontrolu "automatskog spremanja" izravno pod "Start" u gornjem lijevom dijelu programske trake. Automatska zaštita aktivira se pomicanjem kontrolera udesno. Međutim, u nekoliko koraka još uvijek možete prilagoditi interval u kojem se kopija prenosi:

1. Odaberite "Datoteka" i kliknite "Opcije".

   

2. Kliknite na "Spremi" na lijevoj strani prozora.

   

3. I postavite željeno vrijeme pod "Automatsko obnavljanje informacija svakih XY minuta".

   

4. Provjerite jeste li označili dva kvačica s lijeve strane ispred tekstualnog retka i potvrdite svoj unos klikom na "U redu".

Koji god način odabrali - Word vas pouzdano podržava u zaštiti svih dokumenata.

4. Izbjegnite gubitak podataka: Lako ponovno pronađite nespremljene tekstove programa Word

Također se može dogoditi da ste slučajno zatvorili Wordov dokument nakon što ste ga dugo uređivali, a da ga u međuvremenu niste spremili. Niste posebno spremili nijednu promjenu napravljenu pomoću funkcije "Spremi kao". To je uvelike neproblematično jer Word 2010 i novije verzije pohranjuju takve dokumente za koje se mislilo da su izgubljeni u pozadini nekoliko dana.

Wordov dokument pronaći ćete pod "Datoteka", "Upravljanje verzijama" i "Vrati nespremljene dokumente". Ovdje ćete pronaći informacije o tome kako vratiti nespremljene dokumente. Generirani tekstovi obično nisu u konačnom stanju, ali obično ste pošteđeni mnogih radnih koraka kompletne nove produkcije. Obično se čuvaju osnovne stvari poput oblikovanja.

Zaštita od pisanja za dokumente i odjeljke: Postavite lozinke u programu Word

Osobito pri radu u projektnim timovima nastaju složeni, a ponekad i višedijelni dokumenti. Zaporke se mogu postaviti za zaštitu ovih Wordovih dokumenata od neovlaštenog pristupa i neovlaštenih promjena. Samo oni koji posjeduju ispravnu i trenutnu lozinku imaju pravo uređivati tekstualni dokument. Kako spremiti dokument u načinu rada samo za čitanje, dolje je objašnjeno za sve verzije od programa Word 2010 nadalje.

1. Idite na "Informacije" pod "Datoteka".

   

2. Pritisnite "Zaštiti dokument" i na padajućem izborniku odaberite "Šifriraj lozinkom".

   

3. Unesite željenu lozinku u predviđeno polje i potvrdite svoj unos.

   

Važan savjet je da lozinku zapišete na sigurno mjesto. Jer ako nemate lozinku, zabranjeno vam je i uređivanje izvornog dokumenta. Tada se otvara samo verzija zaštićena od pisanja.

Pojedina područja dokumenta također se mogu zaštititi lozinkom. Ako promijenite samo neke odlomke u radnoj skupini, a drugi su već u konačnoj verziji, to može biti vrlo korisno.

Savjet: Usput, zaštitu dokumenata možete ukloniti ponavljanjem gore navedenih koraka i ostavljanjem polja za lozinku samo praznim. Umjesto šifriranja dokumenta, dešifrirate ga - ali postupak ostaje isti. Zatim se može ponovno otvoriti bez posebnog odobrenja za pristup.

Zaštita Wordovih dokumenata: Ograničite uređivanje i pristup u programu Microsoft Word

Pod "Datoteka" i "Podaci" pronaći ćete i druge načine zaštite dokumenta. Na primjer, imate mogućnost ograničiti uređivanje ili pristup.

Ako ograničite uređivanje, može se odrediti izbor dopuštenih i nedopuštenih promjena:

• Mogu li se komentari pisati, na njih odgovarati ili se o njima brinuti?
• Mogu li se koristiti neki stilovi, a drugi ne?
• Koje oblikovanje treba dati naslovima, koji bi trebao ići s neprekidnim tekstom?

Vi odlučujete koji se elementi i aspekti u vašem tekstualnom dokumentu mogu promijeniti na koji način.

Međutim, ako se pristupnim pravima povuku zaposlenici projektnog tima, s izuzetkom nekolicine, prava pristupa također se mogu individualizirati. Sve što trebate učiniti je unijeti povezanost s organizacijom ili imena relevantnih ovlaštenih osoba u područje "Zaštiti dokument". Preostali kolege od sada su isključeni iz uređivanja Wordovog dokumenta. To je osobito korisno za aspekte relevantne za zaštitu podataka.

Zaključak: Zaštita Wordovih dokumenata - vrlo jednostavno zahvaljujući odgovarajućim trikovima

Wordovi dokumenti mogu se zaštititi na različitim razinama - prije, tijekom i daleko nakon završetka. Postoje mogućnosti za vraćanje dokumenata za koje se vjeruje da su izgubljeni i za automatsko stvaranje sigurnosnih kopija.

Osim toga, mogu se stvoriti dokumenti samo za čitanje i definirati aspekti poput vrste dopuštene obrade ili autorizacije za pristup. Uz odgovarajuće trikove više nećete izgubiti Wordove dokumente - bilo u privatnom ili profesionalnom kontekstu.

Pitanja

Koje opcije postoje za zaštitu Wordovih dokumenata?

S jedne strane, imate mogućnost spremanja svih dokumenata jednim klikom miša, stvaranja automatskih sigurnosnih kopija i automatskog vraćanja prethodnih verzija i Word datoteka za koje se mislilo da su izgubljene. S druge strane, dokumenti samo za čitanje mogu se stvarati od samog početka, a uređivanje i pristup također se mogu ograničiti.

Kako štitite dokumente lozinkom?

Da biste dokumentu dodijelili lozinku, postupite na sljedeći način:

1. Na gumbu za početak kliknite "Datoteka", a zatim "Informacije".
2. Idite na "Zaštiti dokument" i na padajućem izborniku odaberite "Šifriraj lozinkom".
3. Unesite lozinku i potvrdite je.