Ovako definirate ponavljajući sastanak i Outlook ga unosi u kalendar onoliko često koliko je potrebno.
Neki se sastanci događaju uvijek iznova: tjedni sastanak tima, konferencija voditelja odjela svake prve srijede u mjesecu, podnošenje prijave poreza na promet jednom tromjesečno, da spomenemo samo neke. Unos takvih ponavljajućih obveza u kalendar programa Outlook možete pojednostaviti tako da ih definirate kao niz obveza - Outlook tada, primjerice, svakog petka u kalendar automatski dodaje zapis za sastanak tima.
Ponavljajući termin možete postaviti na sljedeći način:
1. U kalendaru napravite sastanak s odgovarajućom temom, početkom i trajanjem, po mogućnosti s podsjetnikom.
2. Zatim kliknite na "Vrsta serije" u dijalogu za obvezu.
3. Pod "Uzorak serije" odaberite interval u kojem se trebaju unijeti sljedeći termini (više o tome u nastavku).
4. Pod "Trajanje serije" unesite datum na koji bi trebao početi prvi sastanak. Tada možete odrediti treba li ponavljajući termin završiti nakon određenog broja sastanaka ili na određeni datum. Posebno za obveze s velikom učestalošću ponavljanja, preporučljivo je ograničiti broj (prije svega) kako ne biste nepotrebno napuhali kalendar programa Outlook.
5. Zatvorite dijalog “Ponavljajući sastanak” i spremite i zatvorite dijalog sastanka (čim u njega unesete sve unose).
Uzorak serije:
Outlook nudi sljedeće intervale ponavljanja:
-
Dnevno: Ovdje možete odrediti treba li se termin održavati svaki dan, svaki drugi, svaki treći itd. Dan. Osim toga, moguće je ograničiti termine samo na radne dane.
-
Tjedno: Ovdje možete odrediti na koji dan u tjednu bi se termin trebao održati. Također navodite treba li se termin ponavljati svaki tjedan, svaki drugi tjedan ili u većem intervalu.
-
Mjesečno: I ovdje imate mogućnost utvrditi da li se termin održava svaki mjesec, svaki drugi mjesec ili u većem intervalu. Također navodite treba li se termin ponoviti na određeni datum (na primjer 14. svakog mjeseca) ili na određeni dan u tjednu (na primjer, prvi ponedjeljak u mjesecu).
-
Godišnje: Za godišnje ponavljanje također navodite je li to fiksni datum ili određeni dan u određenom mjesecu. "Svaki 10. listopada", na primjer, idealan je za godišnjice ili rođendane.
Alternativni način stvaranja niza obveza je sljedeći: Desnom tipkom miša kliknite vrijeme u kalendaru u kojem bi trebao početi niz obveza i pozovite naredbu "Nova serija obveza". Dijaloški okvir opisan u koraku 3 gore pojavit će se odmah; čim popunite, još uvijek morate definirati temu i trajanje unosa.
Molim Zabilježite: Ako kasnije želite urediti termin iz niza, Outlook vas pita utječe li promjena na sve ili samo na jedan sastanak. To se također odnosi na brisanje termina iz serije.